Một ca từ lúc mở đến lúc chốt
Ca bắt đầu bằng tiền đầu ca: thu ngân nhập số tiền mặt đang có trong két. Từ đó mỗi khoản tiền ra vào được ghi riêng, để buổi tối không ai phải nhớ ai đã lấy tiền đi mua sữa.
- Mở ca với tiền đầu ca.
- Ghi các khoản nộp vào, chi ra kèm ghi chú, và các lần rút tiền cất két sắt.
- Khi chốt ca, thu ngân nhập số tiền đếm được, Ordo hiện số tiền lẽ ra phải có và phần chênh lệch.
- Doanh thu ca được tách theo hình thức thanh toán, đã trừ hoàn tiền, nên dễ đối chiếu tổng tiền thẻ với báo cáo của máy cà thẻ.
- Mọi ca đã chốt được lưu thành danh sách trên bảng điều khiển của chủ quán, mỗi ca có một file PDF.
Báo cáo X và báo cáo Z
Báo cáo X là ảnh chụp tình hình trong ngày vào bất kỳ lúc nào, không chốt gì cả: tiền đã thu, hoàn tiền, số bill và cơ cấu thanh toán. Tiện để xem lúc trưa hoặc trước khi giao ca.
Báo cáo Z chốt ngày kinh doanh. Báo cáo có số thứ tự và hiện tiền đầu ca, các khoản tiền ra vào, doanh thu theo hình thức thanh toán, hoàn tiền, thuế, doanh số theo nhân viên, tiền mặt dự kiến và thực đếm, chênh lệch và người chốt ngày. Ordo không cho chốt ngày khi vẫn còn người chưa đóng ca. Cả hai báo cáo đều xuất ra CSV và Excel.
Lưu ý: báo cáo X và Z của Ordo là báo cáo quản trị nội bộ, không phải chứng từ thuế. Nếu quán bạn phải xuất hóa đơn điện tử hoặc lập báo cáo theo quy định thuế, hệ thống đã đăng ký vẫn đảm nhận việc đó; Ordo chạy song song chứ không thay thế.
Nhân viên và phân quyền
Ordo có năm vai trò: chủ quán, quản lý, thu ngân, phục vụ và đầu bếp. Mỗi người đăng nhập bằng tài khoản của mình, và chủ quán quyết định mỗi vai trò, hay từng người, được làm gì. Mọi thay đổi quyền đều được lưu lịch sử.
- Hoàn tiền cần mã PIN của quản lý hoặc chủ quán, và bạn có thể bật kiểm tra tương tự cho giảm giá.
- Mọi thao tác đều ghi tên người thực hiện, nên tranh cãi được giải quyết bằng dữ liệu, không bằng trí nhớ.
- Order không bị giấu giữa các nhân viên: ai có quyền xem order đều có thể hoàn tất order của đồng nghiệp khi người đó đang nghỉ.
Doanh thu theo ngày và tháng
Bảng điều khiển của chủ quán cho thấy doanh thu, giá trị bill trung bình và món bán chạy theo ngày, tháng hoặc bất kỳ khoảng thời gian nào bạn chọn. Ngày kinh doanh tính theo múi giờ của quán, nên order muộn không bị lọt sang ngày khác. Doanh thu theo ngày xuất được ra bảng tính, và bạn có thể ghi chi phí của quán ngay trong Ordo cạnh doanh thu.
Ordo không làm: chấm công hay tính lương. Ca trong Ordo là ca thu ngân, tức là tiền, không phải giờ làm.
Những điều chính ngay trên điện thoại
Kết nối Telegram, và mỗi lần chốt ca nhóm của bạn nhận danh sách món cần nhập thêm, cùng cảnh báo mỗi khi hàng sắp hết. Bản tóm tắt chốt két có thể gửi tới bất kỳ số WhatsApp nào. Chủ quán nắm tình hình qua điện thoại cả những ngày không ghé quán.
Tất cả đã nằm trong giá chuẩn: 1.990 KGS mỗi tháng cho một quán (khoảng 23 USD), đủ mọi tính năng và không giới hạn thiết bị. Hai tuần miễn phí, không cần thẻ.
Hỏi đáp
Báo cáo X và báo cáo Z khác nhau thế nào?
Báo cáo X cho thấy tổng số của ngày đến thời điểm hiện tại và không chốt gì. Báo cáo Z chốt ngày kinh doanh, được đánh số và ghi lại tổng cuối cùng cùng chênh lệch tiền mặt.
Báo cáo Z của Ordo có thay cho chứng từ thuế không?
Không. Ordo in phiếu tính tiền thông thường cho khách và lập báo cáo nội bộ. Ở những nơi cần hóa đơn điện tử hoặc chứng từ thuế, hệ thống đã đăng ký vẫn tiếp tục đảm nhận việc đó.
Chủ quán có xem được ai bán gì không?
Có. Báo cáo Z có doanh số theo nhân viên, và mọi thao tác trong hệ thống đều ghi tên người thực hiện.
Ordo có chấm công hay tính lương không?
Không. Ordo theo dõi ca thu ngân và doanh thu, không chấm công hay tính lương.
Ca và báo cáo có chạy khi không có internet không?
Có. Ca làm, báo cáo X, Z và chốt ngày đều chạy trong ứng dụng trên máy tính của quán và không phụ thuộc internet. Tin nhắn Telegram sẽ chờ và được gửi đi khi có mạng lại.
Thu ngân có xem được báo cáo của mọi ca không?
Không. Mặc định danh sách ca đã chốt kèm PDF dành cho chủ quán và quản lý, cùng những ai được chủ quán cấp quyền xem báo cáo. Thu ngân thì không; họ chỉ chốt ca của chính mình.