Định lượng: mỗi ly gồm những gì
Bắt đầu bằng việc thêm nguyên vật liệu: hạt cà phê, sữa, siro, ly, nắp. Mỗi thứ có một đơn vị, gram, kg, ml, lít hoặc cái, kèm giá nhập. Sau đó lập công thức: bao nhiêu mỗi thứ cho một phần.
Một công thức có thể cho ra nhiều phần cùng lúc, hợp với một mẻ siro hay bột bánh. Khi đồ uống có nhiều size, mỗi size có hệ số nhân của công thức gốc, ví dụ 1,5 cho ly lớn, nên bạn không cần lập công thức riêng cho từng size.
- Kho tự trừ sau mỗi lần bán.
- Hoàn tiền, và món bị hủy khi bếp chưa bắt đầu làm, sẽ trả nguyên liệu về kho.
- Hàng bán sẵn như nước đóng chai hay bánh nhập về được theo dõi theo cái.
Giá vốn và lợi nhuận không cần bảng tính
Khi nguyên liệu đã có giá, Ordo tính giá vốn một phần theo công thức. Khi hàng mới về, giá của nguyên liệu thành giá bình quân giữa lượng đang tồn và lô vừa nhập, nên giá vốn bám theo số tiền bạn thực trả.
Bảng điều khiển chính cho thấy tiền nguyên liệu đã dùng trong một kỳ, lợi nhuận và biên lợi nhuận tính theo phần trăm. File xuất bán hàng ra Excel hoặc CSV chia các số này theo từng sản phẩm. Giá vốn được chốt tại thời điểm bán, nên báo cáo cũ không bị thay đổi khi bạn đổi giá.
Nếu vài món chưa có giá nguyên liệu, Ordo đánh dấu số liệu là chưa đầy đủ thay vì hiện một biên lợi nhuận trông đẹp nhưng sai.
Nhập hàng, kiểm kho và hao hụt
Mọi biến động kho đều được ghi vào nhật ký: bán hàng, nhập hàng, kiểm kho, điều chỉnh và hao hụt. Bạn thấy ai đã đổi số tồn, vào lúc nào và vì sao.
- Nhập hàng: nhập số gói và giá, số tồn và giá bình quân tự cập nhật.
- Kiểm kho: nhập số thực tế trên kệ sau khi đếm.
- Hao hụt: sữa hỏng hay ly đổ được xuất hủy, bắt buộc ghi lý do.
Danh sách nhập hàng theo nhà cung cấp
Với mỗi mặt hàng, bạn đặt ngưỡng sắp hết, mức tồn cần bổ sung lên, quy cách đóng gói và nhà cung cấp. Ordo lập danh sách nhập hàng cho thấy cái gì đã hết, cái gì sắp hết, cần mua bao nhiêu gói và tốn bao nhiêu, nhóm theo nhà cung cấp.
Bạn có thể in danh sách này, và nếu đã kết nối Telegram, Ordo gửi cảnh báo sắp hết hàng cùng danh sách nhập hàng lúc chốt ca thẳng vào nhóm của quán.
Bắt đầu từ đâu: tuần đầu quản lý kho
Bạn không phải khai báo cả menu trong một ngày. Bắt đầu với những gì bán nhiều và tốn nhiều nhất, phần còn lại thêm dần.
- Thêm 10 đến 15 nguyên liệu chính: hạt cà phê, sữa, sữa thực vật, siro, ly và nắp.
- Kiểm kho một lần để số tồn ban đầu khớp với kệ.
- Lập định lượng cho các đồ uống bán chạy và xem mỗi ly tốn bao nhiêu.
- Một tuần sau, kiểm kho lại và dùng nhật ký biến động để xem số trên kệ lệch với số dự kiến ở đâu.
Nằm trong phần mềm tính tiền và chạy offline
Quản lý kho không phải chương trình riêng mà là một phần của Ordo. Ứng dụng cho Windows và Linux lưu dữ liệu trên máy tính của quán, nên việc trừ kho theo định lượng vẫn chạy khi không có internet. Ordo có giá 1.990 KGS mỗi tháng cho một quán (khoảng 23 USD), đã gồm kho, định lượng, màn hình bếp và báo cáo. 2 tuần đầu miễn phí, không cần thẻ.
Đang lưu công thức trên hệ thống khác? Gửi cho chúng tôi file xuất, chúng tôi sẽ giúp chuyển menu, công thức và lịch sử bán hàng.
Hỏi đáp
Ordo tính giá vốn một ly thế nào?
Theo công thức: lượng từng nguyên liệu nhân với giá của nó. Giá nguyên liệu được cập nhật sau mỗi lần nhập hàng, là giá bình quân giữa lượng tồn cũ và lô mới.
Có cần công thức riêng cho từng size ly không?
Không. Mỗi size có hệ số nhân của phần gốc, ví dụ 1,5, và lượng trừ kho được tính từ một công thức.
Kiểm kho thế nào?
Mở mục kiểm kho và nhập số lượng thực có. Phần chênh lệch được ghi vào nhật ký biến động để bạn thấy chỗ nào không khớp.
Có theo dõi được hàng nhập về bán lại như nước, bánh không?
Được. Bật theo dõi tồn kho cho sản phẩm, nhập theo gói, và nó xuất hiện trong danh sách nhập hàng cùng các nguyên liệu.
Quản lý kho có chạy offline không?
Có, trong ứng dụng cho Windows và Linux. Trừ kho, nhập hàng và kiểm kho đều được lưu trên máy tính của quán. Cảnh báo Telegram được gửi đi khi có mạng lại.
Có chuyển công thức từ hệ thống khác sang được không?
Được. Gửi cho chúng tôi file xuất từ hệ thống bạn đang dùng, chúng tôi sẽ giúp chuyển menu, công thức và lịch sử bán hàng để bạn không phải nhập lại từ đầu.