Kế hoạch ngắn: 12 bước đến ly cà phê đầu tiên
Mở quán cà phê dễ hình dung nhất như một chuỗi, mỗi quyết định dựa trên quyết định trước. Mô hình quyết định mặt bằng, mặt bằng quyết định thiết bị, còn thiết bị và thực đơn quyết định vốn và đội ngũ. Sai lầm đắt nhất của người mới là ký hợp đồng thuê hay mua máy pha espresso trước khi tính xong con số, vì vậy phần tính toán đứng thứ hai trong kế hoạch này.
Thứ tự các bước mở quán
| Bước | Việc cần làm | Kết quả |
|---|---|---|
| 1. Mô hình | Mang đi, có chỗ ngồi, hay có chỗ ngồi và bếp | Biết cần mặt bằng và đội ngũ thế nào |
| 2. Con số | Vốn ban đầu và điểm hòa vốn | Mỗi ngày phải bán bao nhiêu ly |
| 3. Mặt bằng | Kiểm tra lưu lượng người qua, điện, nước, thông gió, hợp đồng thuê | Hợp đồng thuê không có bất ngờ |
| 4. Đăng ký | Chọn hình thức kinh doanh | Giấy đăng ký kinh doanh |
| 5. Thuế | Chọn cách nộp thuế cùng kế toán | Biết phải nộp gì và khi nào |
| 6. Hóa đơn | Hỏi quán có phải xuất hóa đơn điện tử hay không | Xuất hóa đơn đúng quy định |
| 7. An toàn thực phẩm | Điều kiện vệ sinh, sức khỏe nhân viên, phòng cháy | Sẵn sàng khi được kiểm tra |
| 8. Thiết bị | Quầy bar và quầy thu ngân | Quầy pha được, máy in in được |
| 9. Thực đơn | Nhà cung cấp, công thức, giá vốn, giá bán | Thực đơn có biên lợi nhuận rõ ràng |
| 10. Đội ngũ | Tuyển và đào tạo barista | Có người và lịch ca |
| 11. Phần mềm | Thực đơn, kho và nhân viên trong máy bán hàng | Mọi giao dịch đều được ghi lại |
| 12. Khai trương | Ngày chạy thử, mở cửa nhẹ, tháng đầu | Quán chạy và bạn thấy được con số |
Bước 1. Chọn mô hình
Quầy cà phê mang đi tốn ít vốn nhất nhưng sống hoàn toàn nhờ lượng người qua lại. Quán có chỗ ngồi kiếm thêm từ khách ngồi lâu gọi ly thứ hai và bánh, nhưng phải trả tiền diện tích, bàn ghế và dọn dẹp. Quán có bếp nâng giá trị mỗi hóa đơn nhờ bữa sáng và bữa trưa, nhưng thêm đầu bếp, hệ thống hút mùi, kho lạnh và yêu cầu vệ sinh khắt khe hơn nhiều. Nếu chưa chắc, hãy bắt đầu nhỏ: mở rộng từ quầy mang đi lên quán có chỗ ngồi dễ hơn thu hẹp một mặt bằng đã thuê.
Bước 2. Tính toán trước khi ký hợp đồng thuê
Chia vốn thành chi phí một lần (sửa sang, thiết bị, bàn ghế, hàng nhập đầu tiên, bảng hiệu, tiền cọc mặt bằng) và chi phí hằng tháng (tiền thuê, lương, điện nước, vật tư, thuế, phần mềm). Giữ một khoản dự phòng đủ cho vài tháng chi phí cố định: quán mới cần thời gian để khách biết đến, và doanh thu những tháng đầu gần như luôn thấp hơn kế hoạch.
Sau đó tính điểm hòa vốn: chi phí cố định hằng tháng chia cho phần còn lại của một hóa đơn sau giá vốn. Ví dụ, giả sử một quán nhỏ ở TP.HCM hoặc Hà Nội có chi phí cố định 40.000.000 đ mỗi tháng, hóa đơn trung bình 60.000 đ và giá vốn 30%. Mỗi hóa đơn còn lại 42.000 đ, nên bạn cần khoảng 953 hóa đơn mỗi tháng, tức khoảng 32 hóa đơn mỗi ngày. Đây là con số giả định để minh họa, không phải mức trung bình thị trường; hãy thay bằng số của bạn, và nhớ rằng thuế tính trên doanh thu, phí thẻ và hao hụt sẽ đẩy con số này lên: trong mẫu kế hoạch kinh doanh của chúng tôi, với nguyên liệu 34%, thuế giả định 5% và phí thẻ 1%, cũng quán đó cần khoảng 38 hóa đơn mỗi ngày.
Bước 3. Tìm và kiểm tra mặt bằng
Đếm người qua trước cửa vào buổi sáng, buổi trưa và buổi tối, cả ngày thường lẫn cuối tuần. Rồi kiểm tra mặt bằng như một kỹ sư: công suất điện được cấp, nguồn nước và thoát nước ở chỗ đặt quầy bar, thông gió nếu có nấu nướng, chỗ để hàng và lối nhận hàng của nhà cung cấp, có được treo bảng hiệu không (hỏi chính quyền địa phương về quy định quảng cáo ngoài trời), và điều khoản hợp đồng về tăng giá thuê, sửa chữa và dùng làm địa chỉ đăng ký kinh doanh.
Bước 4–7. Giấy tờ, thuế, hóa đơn và an toàn thực phẩm
Phần này phụ thuộc vào nơi bạn mở quán, nên chúng tôi không đưa ra mức phí, thuế suất hay thời hạn cụ thể. Hãy dùng danh sách dưới đây để hỏi đúng câu hỏi khi làm việc với cơ quan đăng ký kinh doanh, cơ quan thuế, cơ quan quản lý an toàn thực phẩm, phòng cháy chữa cháy và một kế toán có kinh nghiệm với quán ăn uống.
- Đăng ký: nên đăng ký hộ kinh doanh hay thành lập công ty, cần giấy tờ gì, nộp ở đâu và mất bao lâu. Quán một chủ thường chọn hình thức đơn giản; có đối tác, nhà đầu tư hay dự định mở chuỗi thì cân nhắc công ty.
- Thuế: quán bạn nộp thuế theo cách nào, tính trên doanh thu hay lợi nhuận, kê khai bao lâu một lần.
- Hóa đơn: quán có phải xuất hóa đơn điện tử hoặc dùng máy tính tiền kết nối với cơ quan thuế không. Ordo in phiếu tính tiền thông thường cho khách, không thay thế hệ thống hóa đơn theo quy định mà chạy song song với nó.
- An toàn thực phẩm: cần giấy chứng nhận hay cam kết gì trước khi mở cửa, nhân viên có phải khám sức khỏe và học kiến thức an toàn thực phẩm không, quán có thể bị kiểm tra những gì.
- Phòng cháy chữa cháy: yêu cầu với mặt bằng, bình chữa cháy, lối thoát hiểm, nhất là khi có bếp. Hỏi trước khi sửa sang để không phải làm lại.
Bước 8. Danh sách thiết bị quán cà phê
Mua thiết bị sau khi đã chốt thực đơn và bố trí quầy bar. Chúng tôi không ghi giá vì giá chênh nhau nhiều theo hãng và nhà cung cấp; thay vào đó, đây là những điều nên hỏi người bán. Hãy kiểm tra thêm mẫu máy đó có trung tâm bảo hành và phụ tùng ở thành phố của bạn không.
Thiết bị quán cà phê
| Thiết bị | Để làm gì | Cần chú ý |
|---|---|---|
| Máy pha espresso | Espresso và đồ uống có sữa | Số họng pha đủ cho giờ cao điểm, công suất điện, bảo hành và phụ tùng tại chỗ |
| Máy xay espresso | Độ xay và hương vị ổn định | Tốc độ và độ chính xác liều; máy thứ hai cho cà phê decaf |
| Bộ lọc nước | Hương vị và chống đóng cặn | Kiểm tra chất lượng nước, lên lịch thay lõi |
| Tủ mát dưới quầy | Sữa và bánh | Đủ chứa cho một ngày bán |
| Bồn rửa hoặc máy rửa ly | Ly sạch giờ cao điểm | Có sẵn nước cấp và thoát nước |
| Cân, tamper, ca đánh sữa | Công thức chính xác | Cân chính xác đến 1 gram, có hẹn giờ |
| Máy tính hoặc máy tính bảng | Nhận order | Vẫn chạy khi rớt mạng |
| Máy in hóa đơn nhiệt | Hóa đơn và phiếu cho quầy bar | Khổ 58 hoặc 80 mm, ESC/POS, cổng USB |
| Két tiền | Tiền mặt | Kết nối qua máy in hóa đơn |
| Máy POS ngân hàng | Thanh toán thẻ | Điều kiện của ngân hàng; phần mềm ghi nhận là thanh toán thẻ |
| Hệ thống hóa đơn điện tử (nếu bắt buộc) | Hóa đơn theo quy định thuế | Hỏi kế toán quán cần giải pháp nào |
| Router Wi-Fi | Máy tính bảng và màn hình quầy bar | Mạng riêng cho khách, đường internet dự phòng |
Bước 9. Nhà cung cấp, thực đơn và giá vốn
Giữ thực đơn ngắn: các món espresso cơ bản, cà phê pha phin hoặc pha máy, trà, vài món đặc trưng và một tủ bánh nhỏ. Chọn nhà rang bằng cách thử mẫu trên chính máy của bạn, và chuẩn bị nhà cung cấp dự phòng cho sữa, bánh và ly. Viết công thức cho từng món theo gram và mililit, rồi tính giá vốn mỗi ly bằng công cụ tính của chúng tôi trước khi đặt giá bán.
Bước 10. Tuyển và đào tạo đội ngũ
Tuyển người có thái độ tốt và chịu khó, tay nghề thì đào tạo sau. Xếp nhiều người hơn vào cao điểm buổi sáng so với giờ vắng, viết quy chuẩn ngắn cho công thức, mở và đóng quán, nhận hàng, và cách xử lý khi mất mạng hoặc máy in hỏng, rồi cho mọi người tập trong các ngày chạy thử. Mỗi người có tài khoản riêng trên máy bán hàng với quyền theo vai trò; trong Ordo, giảm giá vượt mức cho phép và hoàn tiền cần mã PIN của chủ quán.
Bước 11. Phần mềm cần có từ ngày đầu
Bạn cần máy thu ngân, màn hình quầy bar, kho theo định lượng, ca làm việc có kiểm tiền và báo cáo. Hãy so sánh tổng chi phí, không chỉ phí thuê bao, và kiểm tra chuyện gì xảy ra khi rớt mạng.
- Ứng dụng Ordo cho Windows hoặc Linux lưu dữ liệu trên máy tính ở quán và vẫn bán khi mất mạng; máy tính bảng và điện thoại kết nối qua Wi-Fi của quán bằng trình duyệt.
- Order hiện trên màn hình quầy bar ngay khi khách thanh toán.
- Mỗi lần bán, nguyên liệu được trừ theo công thức; Ordo cảnh báo khi sắp hết hàng và in danh sách cần mua.
- Ca làm việc mở bằng tiền lẻ đầu ca và đóng bằng kiểm tiền mặt và tiền thẻ; tổng kết ngày và thông báo qua Telegram.
- Máy in USB ESC/POS khổ 58 và 80 mm, két tiền qua máy in và máy POS của bất kỳ ngân hàng nào.
- Tất cả với giá 1.990 KGS mỗi tháng cho một quán (khoảng 23 USD, tức khoảng 600.000 đ), không giới hạn thiết bị, dùng thử miễn phí 14 ngày và không cần thẻ.
Danh sách kiểm tra trước khai trương và tháng đầu tiên
Trước khi mở cửa: đã xong đăng ký và cách nộp thuế, đã rõ chuyện hóa đơn, giấy tờ an toàn thực phẩm và sức khỏe nhân viên còn hạn, công thức đã chỉnh xong, thực đơn và hàng tồn đầu kỳ đã nhập vào phần mềm, máy in, két tiền và máy POS ngân hàng đã thử, máy thu ngân đã thử khi tắt internet, và đã chạy một ngày thử với tổng tiền mặt và tiền thẻ khớp báo cáo ca.
Trong tháng đầu, mỗi tối đối chiếu tiền mặt và tiền thẻ, theo dõi số hóa đơn và giá trị hóa đơn trung bình so với điểm hòa vốn, kiểm tra hàng sắp hết mỗi ngày, và mỗi tuần xem món bán chạy, doanh số theo giờ và chênh lệch so với định lượng.
Hỏi đáp
Mở quán cà phê từ con số 0 thì bắt đầu từ đâu?
Từ mô hình và con số. Chọn giữa mang đi, có chỗ ngồi hay có bếp, rồi tính mỗi ngày cần bao nhiêu hóa đơn để hòa vốn. Chỉ sau đó mới tìm mặt bằng và mua thiết bị.
Nên đăng ký hộ kinh doanh hay công ty?
Quán một chủ thường chọn hình thức đơn giản hơn, còn có đối tác hay dự định mở chuỗi thì cân nhắc công ty. Quy định khác nhau theo nơi, nên hãy hỏi cơ quan đăng ký kinh doanh và kế toán trước khi quyết định.
Quán cà phê phải nộp thuế bao nhiêu?
Tùy hình thức kinh doanh, doanh thu và quy định nơi bạn mở quán. Chúng tôi không đưa ra thuế suất; hãy hỏi kế toán hoặc cơ quan thuế và đưa con số đó vào kế hoạch.
Quán cà phê có cần hóa đơn điện tử không?
Còn tùy quy định và quy mô của quán. Hãy hỏi kế toán hoặc cơ quan thuế xem quán bạn có thuộc diện phải xuất hóa đơn điện tử hay dùng máy tính tiền kết nối với cơ quan thuế không.
Cần giấy tờ an toàn thực phẩm gì để mở quán?
Thường liên quan đến điều kiện vệ sinh cơ sở, sức khỏe và kiến thức an toàn thực phẩm của nhân viên. Yêu cầu cụ thể phụ thuộc vào mô hình quán và nơi bạn mở, nên hãy hỏi cơ quan quản lý tại địa phương trước khi sửa sang.
Ordo có thay thế hóa đơn điện tử không?
Không. Ordo in phiếu tính tiền thông thường cho khách và chạy song song với hệ thống hóa đơn theo quy định, lo phần order, màn hình quầy bar, kho, ca làm việc và báo cáo.