Kế hoạch kinh doanh quán cà phê: vốn, điểm hòa vốn và hoàn vốn, tính từng bước

Kế hoạch kinh doanh quán cà phê phải trả lời được gì

Một kế hoạch kinh doanh trả lời ba câu hỏi bằng con số: cần bao nhiêu tiền để mở quán và trụ được những tháng đầu; mỗi ngày cần bao nhiêu khách để hòa vốn; và mất bao nhiêu tháng để thu hồi vốn. Các phần dưới đây đi theo đúng thứ tự đó, số của bước trước dùng cho bước sau, như một bảng tính.

• mô hình và vị trí;
• khách hàng và đối thủ;
• thực đơn, giá vốn mỗi phần và hóa đơn trung bình;
• vốn đầu tư ban đầu;
• chi phí cố định và chi phí biến đổi hằng tháng;
• doanh thu theo ba kịch bản;
• điểm hòa vốn và thời gian hoàn vốn;
• rủi ro và những gì cần đo trong ba tháng đầu.

Bước 1. Mô hình, vị trí và khách hàng

Ví dụ là một quán cà phê 25 m² có quầy bar và sáu chỗ ngồi, mở cửa 30 ngày mỗi tháng, hai barista làm theo ca, còn chủ quán lo nhập hàng, tiền bạc và mạng xã hội.

Chọn vị trí theo lượng người qua lại, không theo việc mặt bằng đẹp đến đâu. Đứng trước cửa vào sáng ngày thường từ 8 đến 10 giờ, cứ 15 phút đếm người qua một lần, và ghi lại bao nhiêu người đã cầm sẵn ly cà phê. Sau đó ghé năm đến bảy quán cà phê trong bán kính 10–15 phút đi bộ, ghi lại mô hình, giá cappuccino và americano, đồ ăn kèm và hàng chờ giờ cao điểm. Bạn đang tìm thứ khách quanh đó còn thiếu, chứ không tìm thứ để sao chép.

Bước 2. Thực đơn, giá vốn mỗi phần và hóa đơn trung bình

Giữ thực đơn ngắn: 8–12 đồ uống, vài món bánh và có thể hai món ăn mang đi. Tính giá vốn từng phần bằng công cụ tính giá vốn ly cà phê của chúng tôi: với giá mặc định của công cụ, một ly cappuccino bán 55.000 đ có giá vốn nguyên liệu khoảng 17.200 đ, tức khoảng 31,3% giá bán, chưa tính hao hụt.

Tính hóa đơn trung bình theo giỏ hàng, không theo món bán chạy nhất. Giả sử 70% khách chỉ mua đồ uống khoảng 50.000 đ và 30% mua đồ uống kèm bánh khoảng 85.000 đ: 0,7 × 50.000 + 0,3 × 85.000 = 60.500 đ. Phía dưới chúng tôi làm tròn thành 60.000 đ.

Bước 3. Vốn đầu tư ban đầu

Vốn ban đầu là mọi khoản bạn chi trước khi có khách đầu tiên. Hãy giữ riêng một khoản dự phòng cho những tháng đầu: nhiều quán đóng cửa không phải vì ý tưởng tồi mà vì hết tiền ở tháng thứ ba.

Vốn mở một quán cà phê nhỏ (ví dụ, đồng)

Mọi số tiền là giả định ví dụ để tính toán, không phải giá thị trường. Hãy thay từng dòng bằng báo giá thật.

Bước 4. Chi phí hằng tháng

Chi phí cố định phải trả dù bán được bao nhiêu: tiền thuê, lương, điện nước, phần mềm, kế toán. Chi phí biến đổi tăng theo doanh số: nguyên liệu và ly, thuế tính trên doanh thu, phí quẹt thẻ của ngân hàng. Cần tách hai loại này ra mới tìm được điểm hòa vốn.

Trong ví dụ, chi phí cố định là 40.000.000 đ mỗi tháng: tiền thuê 14.000.000, hai barista 14.000.000, các khoản đóng theo lương 2.000.000, điện nước 3.500.000, internet 300.000, Ordo khoảng 600.000, kế toán 1.500.000, bảo dưỡng máy 500.000, vệ sinh 600.000, marketing 2.000.000 và chi phí khác 1.000.000. Chưa tính lương của chủ quán.

Chi phí biến đổi là 40% doanh thu: nguyên liệu và ly 34% (cao hơn ví dụ cappuccino ở trên vì gồm cả bánh, đồ uống có kem hay siro và hao hụt), thuế tính trên doanh thu giả định 5%, phí thẻ khoảng 1% (giả sử một nửa khách trả bằng thẻ và ngân hàng thu 2%; hãy hỏi ngân hàng mức phí thật). Mức thuế 5% chỉ là giả định để minh họa, không phải thuế suất của nước nào; hãy hỏi kế toán hoặc cơ quan thuế về cách tính thuế thực tế cho quán bạn. Như vậy 60% mỗi đồng doanh thu, tức 36.000 đ của một hóa đơn 60.000 đ, còn lại để trả chi phí cố định và tạo lợi nhuận.

Mức 34% là giả định lạc quan. Nếu giá nhập cao hơn hoặc hao hụt nhiều, nguyên liệu có thể lên 38%: khi đó mỗi hóa đơn còn lại 33.600 đ và bạn cần 40 hóa đơn mỗi ngày để hòa vốn thay vì 38 (xem bước 6); ở mức 42% thì còn 31.200 đ và cần 43. Hoặc tăng giá bán, hoặc giảm giá vốn mỗi phần, và tính lại sau mỗi lần nhà cung cấp đổi giá.

Bước 5. Doanh thu theo ba kịch bản

Doanh thu = số hóa đơn mỗi ngày × hóa đơn trung bình × 30 ngày. Lợi nhuận = doanh thu × 0,60 − 40.000.000 đ, chưa tính lương chủ quán.

Doanh thu và lợi nhuận mỗi tháng với hóa đơn trung bình 60.000 đ (ví dụ)

Bước 6. Điểm hòa vốn và thời gian hoàn vốn, tính từng bước

Doanh thu hòa vốn = 40.000.000 ÷ 0,60 ≈ 66.700.000 đ mỗi tháng. Số hóa đơn mỗi tháng = 40.000.000 ÷ 36.000 ≈ 1.112, tức khoảng 38 hóa đơn mỗi ngày (37,04, làm tròn lên). Với hóa đơn trung bình 50.000 đ bạn cần 45 hóa đơn mỗi ngày, 70.000 đ cần 32, 80.000 đ cần 28, nên tăng giá trị hóa đơn trung bình thường là đòn bẩy dễ nhất.

Thời gian hoàn vốn đơn giản ở kịch bản cơ sở là 465.000.000 ÷ 35.600.000 ≈ 13,1 tháng. Nếu tính giai đoạn khởi động thực tế với 30, 45 và 60 hóa đơn mỗi ngày trong ba tháng đầu, tháng đầu lỗ 7.600.000 đ, hai tháng sau lãi 8.600.000 và 24.800.000 đ, nên ba tháng này mang về khoảng 25.800.000 đ, và 439.200.000 đ còn lại cần thêm khoảng 12,3 tháng: tổng cộng khoảng 15 tháng. Ở kịch bản thận trọng, hoàn vốn mất khoảng 12 năm, tức trên thực tế là không hoàn vốn; ở kịch bản tốt, khoảng bảy tháng.

Rủi ro và những gì cần đo trong ba tháng đầu

Rủi ro chính là lượng khách thấp hơn kế hoạch, giá nguyên liệu tăng, hao hụt ở quầy bar, phụ thuộc vào một barista, thay đổi tiền thuê và máy hỏng. Với mỗi rủi ro, hãy ghi ra con số sẽ báo động cho bạn và việc bạn sẽ làm khi đó.

Mỗi tuần, so sánh năm con số với kế hoạch: số hóa đơn mỗi ngày, hóa đơn trung bình, tỷ lệ giá vốn nguyên liệu trên doanh thu, doanh số theo giờ và theo ngày trong tuần, và tiền dự phòng còn lại. Trong Ordo, mỗi lần bán đều trừ nguyên liệu theo công thức, và bảng tổng quan hiển thị doanh thu, món bán chạy, hóa đơn trung bình, cùng giá vốn nguyên liệu, lợi nhuận gộp và biên lợi nhuận gộp cho bất kỳ khoảng thời gian nào. Báo cáo ca và cảnh báo sắp hết hàng gửi qua Telegram khi có internet. Ordo có giá 1.990 KGS mỗi tháng cho một quán (khoảng 23 USD, tức khoảng 600.000 đ), không giới hạn thiết bị, và vẫn bán khi mất mạng. Ordo in phiếu tính tiền thông thường cho khách, không phải hóa đơn điện tử; nếu quán phải xuất hóa đơn điện tử theo quy định, Ordo chạy song song với hệ thống đó chứ không thay thế.

Hỏi đáp

Đọc thêm