Vì sao quán cafe cần phần mềm bán được offline
Giờ cao điểm buổi sáng không chờ nhà mạng sửa đường truyền. Với phần mềm chỉ chạy trên đám mây, mất mạng là thành hàng dài: order ghi ra giấy, tiền thối tính nhẩm, và buổi tối ngồi khớp lại sổ sách cả ngày.
Ở Ordo, việc bán hàng không phụ thuộc internet. Mọi thứ một ca cần, từ nhận order, thu tiền, in hóa đơn, màn hình bếp đến chốt ngày, đều chạy trên máy tính trong quán. Internet chỉ cần cho các tiện ích thêm như thông báo Telegram và sao lưu lên Google Drive.
Cách thiết lập để bán offline
Một máy tính trong quán vừa là quầy thu ngân vừa là nơi lưu dữ liệu. Bạn cài ứng dụng Ordo cho Windows hoặc Linux lên máy đó, cắm máy in hóa đơn qua cổng USB và nối két đựng tiền vào máy in.
Máy tính bảng và điện thoại kết nối với máy tính này qua Wi-Fi của quán và mở Ordo trên trình duyệt thông thường. Bộ phát Wi-Fi không cần có internet cho việc này; các thiết bị chỉ cần cùng mạng nội bộ.
- Order, thanh toán, ca làm và báo cáo được lưu trên máy tính của bạn, không phải trên máy chủ của người khác.
- Máy tính bảng ở quầy và màn hình bếp chạy qua Wi-Fi của chính quán.
- Hóa đơn và phiếu bếp in ra máy in USB khổ 58 mm hoặc 80 mm.
- Mỗi ngày Ordo tự sao lưu cơ sở dữ liệu ngay trên máy tính đó.
Cái gì chạy offline, cái gì chờ có mạng
Mọi thứ liên quan đến bán hàng đều chạy offline: nhận order, thu tiền mặt và đánh dấu thanh toán thẻ, in hóa đơn, màn hình bếp, trừ kho theo định lượng, chốt ca và báo cáo ngày.
Máy cà thẻ là một thiết bị riêng. Nó có cần kết nối ngân hàng hay không là tùy máy và ngân hàng của bạn, không phải tùy Ordo. Trên Ordo, bạn chỉ cần đánh dấu khách đã trả bằng thẻ.
Những gì chạy được khi không có internet
| Tính năng | Khi offline | Phụ thuộc vào |
|---|---|---|
| Nhận order và thu tiền mặt | Chạy | Máy tính chạy Ordo đang bật |
| Đánh dấu thanh toán thẻ | Chạy trong Ordo | Bản thân máy cà thẻ có thể cần kết nối ngân hàng |
| In hóa đơn và phiếu bếp | Chạy | Máy in USB cắm vào máy tính |
| Màn hình bếp, máy tính bảng, điện thoại phục vụ | Chạy | Wi-Fi trong quán |
| Kho, công thức, chốt ca, báo cáo | Chạy | Máy tính chạy Ordo đang bật |
| Thông báo Telegram | Chờ | Được lưu trên máy và gửi đi khi có mạng lại |
| Sao lưu Google Drive | Chờ | Internet |
| Cập nhật ứng dụng | Chờ | Internet |
| Kích hoạt lần đầu | Không chạy | Internet, một lần |
| Bản online trên trình duyệt | Không chạy | Internet, luôn luôn |
Thuê bao và việc dùng offline
Ordo có giá 1.990 KGS mỗi tháng cho một quán (khoảng 23 USD), gồm đủ mọi tính năng và không giới hạn thiết bị. 2 tuần đầu miễn phí, không cần thẻ.
Máy tính tiền được kích hoạt một lần bằng mã khi bạn cài đặt lần đầu, và bước này cần internet. Sau đó thuê bao được kiểm tra mỗi khi máy có mạng. Nếu bạn mất mạng vài ngày, phần mềm vẫn chạy đến hết thời hạn đã trả tiền hoặc thời gian dùng thử mà nó nhận được ở lần kiểm tra gần nhất.
Hóa đơn điện tử có quy định riêng khi mất mạng
Ordo in phiếu tính tiền thông thường cho khách, không phải hóa đơn điện tử theo quy định thuế. Ordo không phải phần mềm hóa đơn điện tử, cũng không phải máy tính tiền kết nối với cơ quan thuế. Nếu quán bạn phải xuất hóa đơn điện tử, hãy tiếp tục làm trên hệ thống đã đăng ký. Ordo chạy song song, lo order, bếp, kho và báo cáo, nhưng không thay thế hệ thống đó.
Phần mềm bán hàng chạy offline và hóa đơn điện tử khi mất mạng là hai chuyện khác nhau. Việc hóa đơn được lập và gửi đi thế nào khi không có kết nối phụ thuộc vào quy định thuế và nhà cung cấp dịch vụ hóa đơn của bạn, không phụ thuộc vào Ordo.
Hãy hỏi nhà cung cấp hóa đơn điện tử cần làm gì khi mất mạng, và kiểm tra quy định áp dụng cho quán của bạn với cơ quan thuế hoặc kế toán. Trong lúc đó Ordo vẫn nhận order và theo dõi kho.
Chuẩn bị cho quán trước những lần mất mạng
Phần mềm chạy offline đã loại bỏ rủi ro lớn nhất, và vài thói quen nhỏ giúp những lần mất mạng nhẹ nhàng hơn:
- Để máy tính chạy Ordo bật suốt ca: máy tính bảng và màn hình bếp đều chạy qua nó.
- Cắm máy tính và bộ phát Wi-Fi vào bộ lưu điện (UPS), để một lần chập chờn điện không làm gián đoạn ca và Wi-Fi của quán vẫn chạy.
- Nếu muốn Ordo không bao giờ kết nối internet, hãy bật chế độ offline trong cài đặt. Chế độ này tắt đồng bộ đám mây, sao lưu Google Drive, WhatsApp, kiểm tra cập nhật và thống kê sử dụng, trong khi order, thanh toán, in ấn và thiết bị trong mạng nội bộ vẫn chạy.
- Thỉnh thoảng chép bản sao lưu ra USB, hoặc bật sao lưu lên Google Drive.
- Hỏi ngân hàng xem máy cà thẻ hoạt động thế nào khi mất mạng, và sẵn sàng nhận tiền mặt.
- Tìm hiểu trước cách xuất hóa đơn điện tử khi không có internet.
Chuyển sang từ phần mềm khác
Hơn 12.000 order thật từ một quán đang hoạt động đã được chuyển sang Ordo. Chúng tôi giúp bạn mang theo menu, công thức và lịch sử bán hàng từ hệ thống hiện tại: gửi cho chúng tôi file xuất, hai bên cùng xử lý. Câu hỏi gửi qua WhatsApp, Telegram hoặc email.
Hỏi đáp
Ordo có thật sự chạy khi không có internet không?
Có, với ứng dụng cho Windows và Linux. Dữ liệu được lưu trên máy tính của quán, nên bán hàng, in hóa đơn và màn hình bếp chạy được khi không có kết nối. Bản online trên trình duyệt thì cần internet.
Máy tính bảng có chạy offline không?
Có, miễn là chúng cùng Wi-Fi của quán với máy tính chạy Ordo. Máy tính bảng cần mạng nội bộ, không cần internet.
Máy tính hỏng thì dữ liệu ra sao?
Mỗi ngày Ordo tự sao lưu cơ sở dữ liệu trên máy tính đó. Bạn cũng có thể bật sao lưu Google Drive, dữ liệu sẽ được tải lên khi có internet. Nên giữ thêm một bản trên ổ đĩa riêng.
Ordo có thay thế hóa đơn điện tử hoặc máy tính tiền đăng ký thuế không?
Không. Ordo in phiếu tính tiền thông thường cho khách. Nếu pháp luật yêu cầu bạn xuất hóa đơn điện tử, hãy tiếp tục làm trên hệ thống đã đăng ký và dùng Ordo cho order, bếp, kho và báo cáo.
Cần những thiết bị gì?
Một máy tính Windows hoặc Linux, một máy in hóa đơn nhiệt ESC/POS khổ 58 mm hoặc 80 mm cổng USB, thêm két đựng tiền và máy tính bảng nếu cần. Bạn giữ nguyên máy cà thẻ đang dùng.
Có mạng lại thì có phải làm gì không?
Không. Mọi order đã được lưu sẵn trên máy tính của quán, còn các thông báo Telegram đang chờ sẽ tự gửi đi khi có kết nối.
Nếu mất cả điện lẫn mạng thì sao?
Không phần mềm tính tiền nào chạy được khi không có điện. Nhưng mọi thứ đã lên order trước khi mất điện đều đã được lưu trên máy tính. Khi có điện lại, bật máy và mở Ordo: order, ca đang mở và tồn kho vẫn còn nguyên.