Een dienst van openen tot afsluiten
Een dienst begint met het wisselgeld: de kassamedewerker voert in hoeveel contant geld er in de lade zit. Vanaf dan wordt elke kasbeweging apart vastgelegd, zodat niemand 's avonds hoeft te onthouden wie er geld uit de la pakte voor melk.
- Open de dienst met een beginsaldo aan wisselgeld.
- Leg stortingen en opnames vast met een notitie, plus afromingen naar de kluis.
- Bij het afsluiten voert de kassamedewerker het getelde contante geld in, en Ordo toont het verwachte bedrag en het kasverschil.
- De omzet van de dienst wordt uitgesplitst per betaalmethode, na aftrek van retouren, zodat je het pintotaal makkelijk naast het rapport van de pinterminal legt.
- Elke afgesloten dienst staat in een lijst op het dashboard van de eigenaar, met een pdf per dienst.
X-rapport en Z-rapport
Het X-rapport is een momentopname van de dag, op elk moment en zonder iets af te sluiten: ontvangen geld, retouren, aantal rekeningen en hoe de betalingen verdeeld zijn. Handig rond lunchtijd of vóór een overdracht.
Het Z-rapport sluit de werkdag af. Het is genummerd en toont het wisselgeld bij opening, kasbewegingen, verkopen per betaalmethode, retouren, btw, verkopen per medewerker, het verwachte en getelde contante geld, het kasverschil en wie de dag heeft afgesloten. Ordo sluit de dag niet af zolang iemand nog een dienst open heeft. Beide rapporten exporteer je naar CSV en Excel.
Let op: de X- en Z-rapporten van Ordo zijn interne managementrapporten, geen fiscale. Schrijft de wet waar je zaak staat fiscale bonnen en een fiscaal Z-rapport voor, of een gecertificeerd kassasysteem zoals het GKS in België, dan maakt je fiscale kassa die nog steeds; Ordo draait ernaast en vervangt die niet.
Personeel en rechten
Ordo kent vijf rollen: eigenaar, manager, kassamedewerker, bediening en kok. Iedereen logt in met een eigen account, en de eigenaar bepaalt wat elke rol, of elke persoon, mag doen. Elke wijziging in de rechten wordt in een historie bewaard.
- Retouren vragen de pincode van een manager of de eigenaar, en dezelfde controle kun je ook voor kortingen aanzetten.
- Elke handeling wordt vastgelegd op naam van wie hem uitvoerde, dus discussies beslecht je met de registratie, niet met het geheugen.
- Bestellingen worden niet voor collega's verborgen: iedereen met toegang tot bestellingen kan de bestelling van een collega afronden als die pauze heeft.
Omzet per dag en per maand
Het dashboard van de eigenaar toont omzet, gemiddelde besteding en bestsellers voor een dag, een maand of elke periode die je kiest. De werkdag volgt de tijdzone van het café, zodat late bestellingen niet op de verkeerde dag belanden. Dagomzetten exporteer je naar een spreadsheet, en de kosten van het café leg je in Ordo direct naast de omzet vast.
Wat Ordo niet doet: urenregistratie of salarisadministratie. Diensten in Ordo zijn kasdiensten, het gaat om geld, niet om gewerkte uren.
Het belangrijkste op je telefoon
Koppel Telegram, en bij het afsluiten van een dienst krijgt je groep de lijst met producten die aangevuld moeten worden, plus een waarschuwing zodra de voorraad laag is. De samenvatting van de kasopmaak kan naar elk WhatsApp-nummer. Zo blijft de eigenaar via de telefoon op de hoogte, ook op dagen dat hij of zij niet in de zaak is.
Dit alles zit in de standaardprijs: 1990 KGS per maand voor één café (ongeveer 23 USD), met alle functies en zoveel apparaten als je wilt. Twee weken gratis, geen creditcard nodig.
Vragen
Wat is het verschil tussen een X-rapport en een Z-rapport?
Een X-rapport toont de totalen van de dag tot nu toe en sluit niets af. Een Z-rapport sluit de werkdag af, krijgt een nummer en legt de eindtotalen en het kasverschil vast.
Vervangt het Z-rapport van Ordo een fiscaal Z-rapport?
Nee. Ordo print gewone kassabonnen en maakt interne rapporten. Waar fiscale documenten of een gecertificeerde kassa verplicht zijn, blijft je fiscale kassa die maken.
Kan de eigenaar zien wie wat verkocht?
Ja. Het Z-rapport bevat de verkopen per medewerker, en elke handeling in het systeem wordt vastgelegd op naam van wie hem uitvoerde.
Houdt Ordo uren bij of berekent het lonen?
Nee. Ordo houdt kasdiensten en omzet bij, geen urenregistratie of salarisadministratie.
Werken diensten en rapporten zonder internet?
Ja. Diensten, X- en Z-rapporten en de dagafsluiting draaien in de app op de computer in het café en hangen niet af van het internet. Telegram-berichten wachten en gaan de deur uit zodra de verbinding terug is.
Kunnen kassamedewerkers de rapporten van elke dienst zien?
Nee. Standaard is de lijst met afgesloten diensten en hun pdf's voor de eigenaar en de manager, plus iedereen aan wie de eigenaar toegang tot rapporten geeft. Kassamedewerkers niet; zij sluiten alleen hun eigen dienst af.