Waarom een café een kassa nodig heeft die offline werkt
De ochtendspits wacht niet tot je provider de storing heeft verholpen. Met een kassa die alleen in de cloud draait, wordt een storing een rij: bestellingen op losse briefjes, wisselgeld uit het hoofd en 's avonds puzzelen om de dag sluitend te krijgen.
In Ordo hangt verkopen niet af van het internet. Alles wat een dienst nodig heeft, van bestelling en betaling tot bon, keukenscherm en dagafsluiting, draait op de computer in je café. Internet heb je alleen nodig voor extra's zoals meldingen via Telegram en back-ups naar Google Drive.
Zo werkt de offline opstelling
Eén computer in het café is zowel de kassa als de plek waar je gegevens staan. Daarop installeer je de Ordo-app voor Windows of Linux, sluit je de bonprinter via USB aan en koppel je de kassalade aan de printer.
Tablets en telefoons maken via de wifi van het café verbinding met die computer en openen Ordo in een gewone browser. De router heeft daarvoor geen internetverbinding nodig; de apparaten moeten alleen op hetzelfde lokale netwerk zitten.
- Bestellingen, betalingen, diensten en rapporten worden op jouw computer opgeslagen, niet op de server van een ander.
- Kassatablets en het keukenscherm draaien via je eigen wifi.
- Kassabonnen en keukenbonnen worden geprint op een USB-printer van 58 mm of 80 mm.
- Ordo maakt elke dag automatisch een back-up van de database op dezelfde computer.
Wat offline werkt en wat op internet wacht
Alles wat met verkopen te maken heeft, werkt offline: bestellingen opnemen, contante betalingen en pinbetalingen in de kassa markeren, bonnen printen, het keukenscherm, voorraad afboeken op basis van recepten, de dienst afsluiten en het dagrapport.
Je pinterminal is een apart apparaat. Of die een verbinding met de bank nodig heeft, hangt af van de terminal en je bank, niet van Ordo. In de kassa geef je simpelweg aan dat de gast met de pin heeft betaald.
Wat werkt er zonder internet
| Functie | Offline | Hangt af van |
|---|---|---|
| Bestellingen opnemen en contant afrekenen | Werkt | Of de Ordo-computer aan staat |
| Pinbetaling markeren | Werkt in Ordo | De terminal zelf heeft mogelijk een bankverbinding nodig |
| Kassabonnen en keukenbonnen printen | Werkt | Een USB-printer aan de computer |
| Keukenscherm, tablets, telefoons van de bediening | Werken | De wifi in het café |
| Voorraad, recepten, dienstafsluiting, rapporten | Werken | Of de Ordo-computer aan staat |
| Meldingen via Telegram | Wachten | Worden op de computer bewaard en verstuurd zodra je weer online bent |
| Back-up naar Google Drive | Wacht | Internet |
| App-updates | Wachten | Internet |
| Eerste activering | Werkt niet | Internet, eenmalig |
| Online versie in de browser | Werkt niet | Internet, altijd |
Je abonnement en offline werken
Ordo kost 1990 KGS per maand voor één café (ongeveer 23 USD), met alle functies en zoveel apparaten als je wilt. De eerste 2 weken zijn gratis en je hebt geen creditcard nodig.
De kassa activeer je één keer met een code bij de eerste installatie, en daarvoor is internet nodig. Daarna wordt het abonnement gecontroleerd zodra de computer online is. Ben je een paar dagen offline, dan blijft de kassa werken tot het einde van de betaalde periode of proefperiode die hij bij de laatste controle kreeg.
Een gecertificeerde kassa heeft eigen offline regels
Ordo print gewone kassabonnen voor klanten, geen fiscale. Ordo is geen gecertificeerd of geregistreerd kassasysteem, zoals het GKS dat in België voor veel horecazaken verplicht is. Waar zo'n kassa of fiscale bon wettelijk vereist is, blijf je die gebruiken. Ordo draait ernaast voor bestellingen, keuken, voorraad en rapporten, maar vervangt het fiscale apparaat niet.
Een kassa die offline werkt en een fiscale kassa die offline werkt, zijn twee verschillende vragen. Hoe lang jouw gecertificeerde kassa zonder verbinding kan en hoe die opgeslagen gegevens later verstuurt, hangt af van de regels en van dat apparaat, niet van Ordo.
Vraag je kassaleverancier wat je moet doen als de verbinding wegvalt, en controleer de regels voor jouw zaak bij de belastingdienst of je boekhouder. Ordo blijft intussen bestellingen opnemen en de voorraad bijhouden.
Je café voorbereiden op storingen
Een offline kassa haalt het grootste risico weg, en met een paar gewoontes verloopt een storing nog rustiger:
- Laat de Ordo-computer de hele dienst aanstaan: tablets en het keukenscherm draaien via die computer.
- Zet de computer en de router op een UPS (noodstroomvoeding), zodat een korte stroomdip de dienst niet beëindigt en de wifi in het café blijft werken.
- Wil je dat Ordo nooit online gaat, zet dan de offline modus aan in de instellingen. Die schakelt cloudsynchronisatie, back-ups naar Google Drive, WhatsApp, het zoeken naar updates en gebruiksstatistieken uit, terwijl bestellingen, betalingen, printen en apparaten op het lokale netwerk gewoon blijven werken.
- Kopieer af en toe een back-up naar een USB-stick, of zet de back-up naar Google Drive aan.
- Vraag je bank hoe je pinterminal zich offline gedraagt, en zorg dat je contant kunt aannemen.
- Zoek vooraf uit hoe je gecertificeerde of fiscale kassa zonder internet werkt.
Overstappen van een andere kassa
Uit een café dat al met Ordo werkt, zijn meer dan 12.000 echte bestellingen naar Ordo overgezet. We helpen je je kaart, recepten en verkoophistorie uit je huidige systeem over te zetten: stuur ons een export en we lossen het samen op. Vragen kun je stellen via WhatsApp, Telegram of e-mail.
Vragen
Werkt Ordo echt zonder internet?
Ja, de app voor Windows en Linux wel. De gegevens staan op de computer in het café, dus verkopen, bonnen en het keukenscherm werken zonder verbinding. De online versie in de browser heeft internet nodig.
Werken de tablets ook offline?
Ja, zolang ze met de Ordo-computer op de wifi van het café zitten. Een tablet heeft het lokale netwerk nodig, niet het internet.
Wat gebeurt er met mijn gegevens als de computer kapotgaat?
Ordo maakt elke dag automatisch een back-up van de database op die computer. Je kunt ook de back-up naar Google Drive aanzetten, die uploadt zodra er internet is. Het is verstandig om daarnaast een kopie op een aparte schijf te bewaren.
Vervangt Ordo een gecertificeerde of fiscale kassa?
Nee. Ordo print gewone kassabonnen. Ben je wettelijk verplicht fiscale bonnen uit te geven of een gecertificeerd kassasysteem te gebruiken, blijf dat dan doen en gebruik Ordo voor bestellingen, keuken, voorraad en rapporten.
Welke hardware heb ik nodig?
Een computer met Windows of Linux, een thermische ESC/POS-bonprinter van 58 mm of 80 mm via USB en eventueel een kassalade en tablets. Je eigen pinterminal kun je houden.
Moet ik iets doen als het internet terug is?
Nee. Elke bestelling staat al op de computer in het café, en bewaarde Telegram-meldingen gaan vanzelf de deur uit zodra de verbinding terug is.
En als naast het internet ook de stroom uitvalt?
Geen enkele kassa werkt zonder stroom. Alles wat vóór de onderbreking is aangeslagen, staat wel al op de computer. Is de stroom terug, zet dan de computer aan en open Ordo: je bestellingen, de open dienst en je voorraad staan er allemaal nog.