Een kassasysteem voor cafés dat gewoon doorwerkt als het internet wegvalt

Wat een café echt nodig heeft van een kassa

Een klein café heeft geen software nodig die voor een restaurantketen is bedacht. Het heeft een kassa nodig waarop je snel aanslaat, een keuken die de bestelling meteen ziet, ingrediënten die zichzelf afboeken en bij sluitingstijd een helder antwoord op de vraag hoeveel er binnenkwam en waar het naartoe ging. In Ordo zit dat allemaal in één prijs, zonder betaalde extra modules.

• Een kassa met grote knoppen, productfoto's, formaten en extra's zoals melk en siropen.
• Contant en met de pin betalen, gesplitst betalen en de rekening per product opsplitsen.
• Een scherm voor keuken en bar, plus keukenbonnen op een printer.
• Voorraad op basis van recepten, een boodschappenlijst en leveranciers.
• Diensten, dagafsluiting, een Z-rapport en meldingen via Telegram.

Tafels, zalen en bediening

Heb je zitplaatsen, dan maak je in Ordo je zalen en tafels aan en zet je ze neer zoals ze echt staan. Open een bestelling op een tafel, zet hem in de wacht en ga later verder, of zet een bestelling om naar afhaal als de gast toch liever meeneemt.

De bediening neemt bestellingen op met de eigen telefoon: ze openen een apart bedieningsscherm in de browser via de wifi van het café, zonder iets te installeren. Wil een groep apart afrekenen, dan verdeelt de kassamedewerker de producten direct aan de kassa over meerdere rekeningen.

Keuken en bar zien de bestelling meteen

Zodra een bestelling is verstuurd, verschijnt ze op het keukenscherm. Dat kan elke tablet zijn of een tweede monitor. De kok of barista zet haar met één tik van wachten op klaar. Je kunt meerdere stations aanmaken, bijvoorbeeld bar en keuken, en elk station eigen menucategorieën geven, zodat de kok nooit koffie ziet en de barista nooit soep.

Werkt je keuken liever met papier, dan print Ordo keukenbonnen op een aparte printer. De taal van de bonnen stel je los van de taal van de kassa in.

Voorraad en kostprijs zonder schriftje

Elk gerecht en elk drankje krijgt een recept: hoeveel gram, milliliter of stuks er in één portie gaat, of in een batch met een vaste opbrengst. Bij elke verkoop boekt Ordo de ingrediënten af, berekent de kostprijs uit het recept en laat zien wat bijna op is. De boodschappenlijst stelt zichzelf samen en print met één tik, en leveringen boek je bij aankomst in Ordo op voorraad.

Formaten worden goed verwerkt: een grote cappuccino gebruikt meer melk dan een kleine. Je kunt ook de kosten van het café vastleggen, van huur tot kleine aankopen, en die naast je omzet zien.

Diensten, kas en toegang voor personeel

Iedere medewerker heeft een eigen login: eigenaar, manager, kassamedewerker, bediening of kok, en de eigenaar bepaalt wie wat mag. Kortingen kunnen niet boven de grens uit die in de instellingen staat, en een retour vraagt de pincode van een manager of de eigenaar.

Sluit je een dienst af, dan zie je meteen hoeveel contant geld er in de kassalade hoort te zitten en hoeveel er via de pin binnenkwam. Elke dienst heeft een pdf-rapport, en de totalen en waarschuwingen over lage voorraad krijg je via Telegram, ook als je niet in de zaak bent.

Hardware en offline werken

Ordo installeer je op een computer met Windows of Linux en bewaart je gegevens op die computer, zodat de kassa blijft verkopen als het internet uitvalt. Tablets en telefoons verbinden via de wifi van het café en werken in een gewone browser.

• Thermische bonprinters van 58 mm en 80 mm (ESC/POS) via USB, en een kassalade.
• Elke pinterminal: de gast betaalt op de terminal en in Ordo wordt de bestelling als pinbetaling gemarkeerd.
• Zoveel tablets en telefoons als je wilt, zonder meerprijs.

Wat het kost om te starten en wat je moet aanschaffen

Een café met een kassasysteem draaien komt neer op twee kosten: het software-abonnement en de hardware die je één keer koopt. Ordo kost 1990 KGS per maand per café, of 23.880 KGS per jaar, en daarin zitten de kassa, het keukenscherm, de voorraad, de rapporten en zoveel apparaten als je wilt. Er zijn geen aparte rekeningen voor modules, gebruikers of tablets.

De hardware kies je zelf en koop je bij elke leverancier. Prijzen voor dezelfde spullen lopen sterk uiteen per winkel, dus die noemen we hier niet: vraag twee of drie verkopers om een prijs en zet de bedragen in je eigen begroting. Een deel heb je waarschijnlijk al, en sommige onderdelen uit de tabel kun je overslaan.

Wat een café nodig heeft om met Ordo te starten

Ordo: 1990 KGS per maand per café, de eerste 2 weken gratis. Hardwareprijzen hangen af van de leverancier.

Stap voor stap aan de slag

Je hebt geen monteur nodig: alles stel je in de app zelf in, en een kleine kaart zet je er op één avond in. Deze volgorde werkt goed:

• Installeer Ordo op de computer en doorloop de installatiewizard: taal, land, naam van het café en het account van de eigenaar. Het land bepaalt de valuta.
• Begin met demogegevens als je eerst wilt oefenen, of met een lege database als je meteen je eigen kaart wilt invoeren.
• Voeg categorieën, producten, formaten en extra's toe. Staat je kaart al in een spreadsheet, dan kun je producten uit een CSV-bestand inlezen.
• Voeg recepten toe, in elk geval voor je best verkochte producten, zodat de voorraad ingrediënten gaat afboeken en de kostprijs berekent.
• Sluit de printer aan, print een testbon en een keukenbon, en open het keukenscherm op een tablet via de QR-code in de instellingen.
• Voeg personeel toe met hun rol en draai vóór de opening een oefendienst, zodat het team leert zonder echte rij aan de bar.

Vragen

Lees ook