Businessplan voor een koffiebar: kosten, break-even en terugverdientijd doorgerekend

Welke vragen een businessplan voor een koffiezaak moet beantwoorden

Een businessplan beantwoordt drie vragen met cijfers: hoeveel geld heb je nodig om te openen en de eerste maanden door te komen; hoeveel klanten per dag heb je nodig om quitte te spelen; en na hoeveel maanden heb je de investering terugverdiend? De stappen hieronder volgen die volgorde, en de cijfers van elke stap rollen door naar de volgende, net als in een spreadsheet.

• concept en locatie;
• doelgroep en concurrentie;
• menukaart, kostprijs per portie en gemiddelde bon;
• startkosten;
• vaste maandlasten en variabele kosten;
• omzet in drie scenario’s;
• break-even en terugverdientijd;
• risico’s en wat je de eerste drie maanden meet.

Stap 1. Concept, locatie en doelgroep

Het voorbeeld is een koffiezaak van 25 m² met een bar en zes zitplaatsen, 30 dagen per maand open. Twee barista’s werken in diensten, en de eigenaar doet inkoop, geldzaken en social media.

Kies de locatie op passanten, niet op hoe mooi het pand is. Ga op een doordeweekse ochtend tussen 8 en 10 uur voor de deur staan, tel elk kwartier de voorbijgangers en noteer hoeveel er al een koffiebeker in de hand hebben. Bezoek daarna vijf tot zeven koffiezaken binnen 10 tot 15 minuten lopen en schrijf hun concept op, de prijs van een cappuccino en americano, het eten dat ze verkopen en de rij in de spits. Je zoekt wat klanten in de buurt missen, niet iets om na te doen.

Stap 2. Menukaart, kostprijs per portie en gemiddelde bon

Houd de kaart kort: 8 tot 12 drankjes, een paar zoetigheden en hooguit twee snacks to go. Bereken de kostprijs van elke portie met onze calculator voor de kostprijs van een kopje koffie: in het voorbeeld daar kost een cappuccino van 4,50 USD ongeveer 0,84 USD om te maken, zo’n 19% van de prijs.

Bereken de gemiddelde bon uit het mandje, niet uit je bestseller. Stel dat 70% van de klanten alleen een drankje koopt voor ongeveer 5,50 USD en 30% een drankje met iets lekkers erbij voor ongeveer 10,50 USD: 0,7 × 5,50 + 0,3 × 10,50 = 7,00 USD. Met die gemiddelde bon rekenen we verder.

Stap 3. Startkosten

Startkosten zijn alles wat je betaalt voor de eerste klant binnenkomt. Houd daarnaast een aparte reserve aan voor de eerste maanden: veel koffiezaken sluiten niet omdat het idee slecht was, maar omdat in maand drie het geld op is.

Startkosten van een kleine koffiezaak (voorbeeld, USD)

Alle bedragen zijn voorbeelden voor de berekening, geen marktprijzen. Vervang elke regel door een echte offerte.

Stap 4. Maandlasten

Vaste kosten betaal je hoeveel je ook verkoopt: huur, loon, energie, software, de boekhouder. Variabele kosten groeien mee met de verkoop: ingrediënten en bekers, derving en de pinkosten van de bank. Voor het break-evenpunt moet je ze uit elkaar houden.

In het voorbeeld zijn de vaste kosten 9.500 USD per maand: huur 2.400, twee barista’s 4.400, werkgeverslasten 900, energie en water 550, internet 50, Ordo 23, boekhouder 300, onderhoud van de machine 150, schoonmaak 250, marketing 300 en overig 177. Het inkomen van de eigenaar zit er niet in.

De variabele kosten zijn 30% van de omzet: ingrediënten, bekers en derving 29%, pinkosten ongeveer 1% (stel dat de helft van de klanten met kaart betaalt en de bank 2% rekent; vraag je bank naar het echte tarief). Van elke dollar omzet blijft dus 70 cent over voor vaste kosten en winst, bij een bon van 7,00 USD is dat 4,90 USD. Welke belastingen over omzet en winst gelden en hoe ze in je plan horen, bespreek je met je boekhouder; de cijfers hier zijn exclusief btw.

Reken niet te krap met die 29%. In de calculator kosten drankjes ongeveer 17 tot 23% van hun prijs, gebak vaak rond de 40%, en verlies aan de bar komt daar nog bij. Stijgen ingrediënten en derving naar 33%, dan blijft er per bon 4,62 USD over en heb je 69 bonnen per dag nodig in plaats van 65 (zie stap 6); bij 36% blijft 4,41 USD over en heb je er 72 nodig. Verhoog dan de prijzen of verlaag de kostprijs, en reken opnieuw na elke prijswijziging van een leverancier.

Stap 5. Omzet in drie scenario’s

Omzet = bonnen per dag × gemiddelde bon × 30 dagen. Winst = omzet × 0,70 − 9.500 USD, vóór het inkomen van de eigenaar.

Omzet en winst per maand bij een gemiddelde bon van 7,00 USD (voorbeeld)

Stap 6. Break-even en terugverdientijd, stap voor stap

Break-evenomzet = 9.500 ÷ 0,70 ≈ 13.570 USD per maand. Bonnen per maand = 9.500 ÷ 4,90 ≈ 1.939, ofwel ongeveer 65 per dag. Bij een bon van 6,00 USD zou je 76 per dag nodig hebben, bij 8,00 USD 57 en bij 9,00 USD 51. Een hogere gemiddelde bon is daarom vaak de makkelijkste knop om aan te draaien.

De eenvoudige terugverdientijd in het basisscenario is 55.600 ÷ 8.140 ≈ 6,8 maanden. Met een realistische aanloop van 60, 85 en 105 bonnen per dag in de eerste drie maanden leveren die maanden samen ongeveer 8.250 USD op (de eerste eindigt met 680 USD verlies), en de resterende 47.350 USD kost nog eens 5,8 maanden: in totaal ongeveer 9 maanden. In het voorzichtige scenario duurt het terugverdienen ongeveer twee jaar, in het goede scenario ongeveer vier maanden.

Vergunningen, belastingen en regels: wat je lokaal navraagt

Dit plan rekent zonder lokale heffingen en leges, omdat die per land en gemeente verschillen. Neem in je eigen plan op wat je nog moet uitzoeken bij de gemeente, het ondernemersloket of je boekhouder: de inschrijving van je onderneming en de rechtsvorm, btw en andere belastingen, vergunningen voor horeca, terras en gevelreclame, de regels voor voedselveiligheid en hygiëne, en of je een geregistreerd of gecertificeerd kassasysteem nodig hebt. Zet de kosten daarvan als aparte regels in je begroting zodra je ze kent.

Risico’s en wat je de eerste drie maanden meet

De grootste risico’s zijn minder klanten dan gepland, stijgende inkoopprijzen, derving aan de bar, afhankelijkheid van één barista, een huurverhoging en een kapotte machine. Schrijf voor elk risico op bij welk cijfer je alarm slaat en wat je dan doet.

Vergelijk elke week vijf cijfers met het plan: bonnen per dag, gemiddelde bon, kostprijs van ingrediënten als deel van de omzet, verkoop per uur en per weekdag, en de reserve die nog over is. In Ordo boekt elke verkoop de ingrediënten af volgens recept, en het dashboard toont omzet, bestsellers en gemiddelde bon, plus kostprijs, brutowinst en brutomarge voor elke periode. Dienstrapporten en meldingen over lage voorraad komen via Telegram binnen zodra er internet is. Ordo kost 1990 KGS per maand per zaak (ongeveer 23 USD) met zoveel apparaten als je wilt en blijft offline verkopen. De bonnen zijn niet fiscaal: Ordo vervangt geen geregistreerd of gecertificeerd kassasysteem, zoals het GKS in België, maar werkt ernaast.

Vragen

Lees ook