Een eigen koffiezaak openen: stappenplan van idee tot eerste kopje

Het korte plan: 12 stappen naar het eerste kopje

Een koffiezaak openen kun je het beste zien als een ketting waarin elke beslissing op de vorige rust. Het concept bepaalt het pand, het pand bepaalt de apparatuur, en apparatuur en menukaart bepalen het budget en het team. De duurste beginnersfout is een huurcontract tekenen of een espressomachine kopen voordat de cijfers rond zijn. Daarom staan de cijfers in dit plan op de tweede plaats.

De volgorde van openen

Stap 1. Kies het concept

Een koffiebar met alleen to go vraagt het minste geld, maar leeft volledig van passanten. Een koffiezaak met zitplaatsen verdient aan gasten die blijven hangen voor een tweede kopje en iets lekkers, maar betaalt voor vierkante meters, meubels en schoonmaak. Met een keuken erbij gaat de gemiddelde bon omhoog door ontbijt en lunch, maar komen er een kok, afzuiging, koeling en veel strengere hygiëne-eisen bij. Twijfel je, begin dan kleiner: van to go groeien naar zitplaatsen is makkelijker dan krimpen in een ruimte die je al huurt.

Stap 2. Reken het door voordat je een huurcontract tekent

Verdeel het budget in eenmalige kosten (verbouwing, apparatuur, meubels, eerste voorraad, gevelreclame, huurwaarborg) en maandlasten (huur, loon, energie, inkoop, belastingen, software). Houd een reserve aan voor een aantal maanden vaste kosten: een nieuwe zaak moet eerst gevonden worden, en de omzet in het begin ligt bijna altijd onder het plan.

Bereken daarna je break-evenpunt: vaste kosten per maand gedeeld door wat er van één bon overblijft na de inkoop. Een voorbeeld in US-dollar, als aanname: de vaste kosten zijn 9.500 USD per maand, de gemiddelde bon is 7,00 USD en de inkoop is 30% van de omzet. Elke bon laat dan 4,90 USD over, dus je hebt ongeveer 1.940 bonnen per maand nodig, zo’n 65 per dag. Dat zijn rekencijfers; vervang ze door je eigen cijfers, en bedenk dat belastingen en derving het getal hoger maken. Een volledig doorgerekend voorbeeld staat in ons businessplan voor een koffiezaak.

Stap 3. Zoek en controleer het pand

Tel de passanten voor de deur in de ochtend, rond lunchtijd en in de avond, op een doordeweekse dag en in het weekend. Controleer het pand daarna als een installateur: hoeveel stroom er beschikbaar is, water en afvoer op de plek van de bar, afzuiging als je gaat koken, opslag en bereikbaarheid voor leveranciers, of gevelreclame is toegestaan (vraag het na bij de gemeente), of de gemeentelijke regels horeca op die plek toestaan, en wat het huurcontract zegt over huurverhogingen, onderhoud en het gebruik als vestigingsadres.

Stap 4. Schrijf je onderneming in

Elke koffiezaak moet officieel ingeschreven zijn, maar hoe dat gaat hangt af van je land. In Nederland gaat de inschrijving via de Kamer van Koophandel, in België via een ondernemingsloket. Kies samen met een boekhouder de rechtsvorm: een eenmanszaak is voor één eigenaar met één zaak vaak het eenvoudigst, een vennootschap past beter bij partners, investeerders of plannen voor meerdere vestigingen. Vraag na welke documenten je nodig hebt, hoe lang het duurt en wat het kost, en regel het voordat je leveranciers en een bankrekening voor de zaak vastlegt.

Stap 5. Belastingen en administratie

Bespreek met je boekhouder welke belastingen je betaalt en wanneer: btw op wat je verkoopt, belasting over de winst, en loonheffingen zodra je personeel hebt. De btw-tarieven voor koffie, eten en to go kunnen verschillen, dus laat je kassa en je menukaart daarop aansluiten. Leg vanaf de eerste dag een administratie aan die je boekhouder kan gebruiken; elke maand inhalen is duurder dan het meteen goed doen.

Stap 6. Kassa en bonnen

Ga na welke regels in je land gelden voor kassa’s en bonnen. In sommige landen moet de horeca een geregistreerd of gecertificeerd kassasysteem gebruiken; in België geldt dat voor veel horecazaken, met het geregistreerd kassasysteem (GKS, de ‘witte kassa’). Vraag je boekhouder of dat voor je zaak geldt voordat je een kassasysteem kiest.

Een fiscale kassa en software voor je koffiezaak doen verschillend werk. Ordo drukt gewone kassabonnen voor de klant af, geen fiscale bonnen, en werkt naast je gecertificeerde kassa zonder die te vervangen.

Stap 7. Vergunningen, hygiëne en brandveiligheid

Voordat je gaat verbouwen, vraag je bij de gemeente na welke vergunningen een koffiezaak op dat adres nodig heeft: denk aan een exploitatievergunning, een terrasvergunning, gevelreclame en, als je alcohol wilt schenken, de vergunning daarvoor. Ga na welke regels voor voedselveiligheid en hygiëne gelden, hoe je die vastlegt en wie er controleert, en of je personeel een hygiënetraining nodig heeft. Laat de brandveiligheid van het pand vooraf beoordelen. Wij noemen bewust geen bedragen of termijnen: die verschillen per land en per gemeente.

Stap 8. Checklist apparatuur voor een koffiezaak

Koop de apparatuur pas als de menukaart en de indeling van de bar vastliggen. In plaats van prijzen, die per merk en leverancier verschillen, staat hieronder wat je de verkoper vraagt. Controleer ook of er voor het model een servicedienst en onderdelen bij jou in de buurt zijn.

Apparatuur voor een koffiezaak

Stap 9. Leveranciers, menukaart en kostprijs

Houd de kaart kort: de espressoklassiekers, filterkoffie, thee, een paar eigen specialiteiten en een kleine vitrine met gebak. Kies een branderij door proefmonsters op je eigen apparatuur te zetten, en regel een reserveleverancier voor melk, gebak en bekers. Schrijf voor elk product een recept met grammen en milliliters, en bereken de kostprijs per kopje met onze calculator voordat je de prijzen vastlegt.

Stap 10. Neem het team aan en werk het in

Neem mensen aan op houding en zorgvuldigheid, en leer ze daarna het vak. Zet in de ochtendspits meer mensen in dan in de rustige uren, schrijf korte afspraken op voor recepten, openen en sluiten, leveringen en wat te doen als het internet of de printer uitvalt, en werk iedereen in op proefdagen. Geef iedereen een eigen login voor de kassa met rechten per rol; in Ordo vragen kortingen boven de limiet en terugbetalingen om de pincode van de eigenaar.

Stap 11. Software die je vanaf dag één nodig hebt

Je hebt een kassa nodig, een barscherm, voorraad op basis van recepten, diensten met kastelling en rapporten. Vergelijk de totale kosten, niet alleen het abonnement, en ga na wat er gebeurt als het internet wegvalt.

• De Ordo-app voor Windows of Linux bewaart de gegevens op de computer in de zaak en blijft offline verkopen; tablets en telefoons doen mee via de wifi van de zaak in een browser.
• Bestellingen verschijnen op het barscherm zodra ze betaald zijn.
• Elke verkoop boekt de ingrediënten af volgens recept; Ordo waarschuwt bij lage voorraad en print een boodschappenlijst.
• Een dienst begint met wisselgeld en eindigt met een telling van contant en kaart; dagtotalen en meldingen via Telegram.
• ESC/POS-bonprinters van 58 en 80 mm via USB, een kassalade via de printer en de pinterminal van elke bank.
• Dat alles voor 1990 KGS per maand per zaak (ongeveer 23 USD), op zoveel apparaten als je wilt, met 14 dagen gratis proberen en zonder creditcard.

Checklist voor de opening en de eerste maand

Voor de opening: inschrijving en belastingen geregeld, vergunningen binnen, hygiëneregels op orde, een geregistreerde kassa aangemeld als die verplicht is, recepten afgesteld, menukaart en beginvoorraad in het kassasysteem, printer, kassalade en pinterminal getest, de kassa getest met het internet uit, en een proefdag gedraaid waarbij contant en kaart kloppen met het dienstrapport.

In de eerste maand controleer je elke avond de totalen van contant en kaart, houd je het aantal bonnen en de gemiddelde bon naast je break-evenpunt, kijk je dagelijks naar lage voorraad en bekijk je wekelijks de bestsellers, de verkoop per uur en de afwijkingen van de recepten.

Vragen

Lees ook