Recepten: wat er in elk drankje gaat
Begin met je grondstoffen: bonen, melk, siropen, bekers, deksels. Geef elk een eenheid, gram, kilogram, milliliter, liter of stuks, en een prijs. Daarna maak je het recept: hoeveel van elk in één portie gaat.
Een recept kan meerdere porties tegelijk opleveren, handig voor een pan siroop of een baksel deeg. Heeft een drankje formaten, dan krijgt elk formaat een factor op het basisrecept, bijvoorbeeld 1,5 voor een grote beker, zodat je niet voor elk formaat een apart recept nodig hebt.
- Voorraad wordt bij elke verkoop automatisch afgeboekt.
- Retouren, en geannuleerde producten waar de keuken nog niet aan begonnen is, zetten de ingrediënten terug.
- Kant-en-klare producten zoals flessen water of ingekocht gebak houd je per stuk bij.
Kostprijs en winst zonder spreadsheets
Zodra je ingrediënten een prijs hebben, berekent Ordo de kostprijs van een portie uit het recept. Komt er een nieuwe levering binnen, dan wordt de prijs van het ingrediënt het gemiddelde van wat er op voorraad lag en wat er net binnenkwam, zodat je kosten volgen wat je echt betaalt.
Het hoofddashboard toont hoeveel er in een periode aan ingrediënten op ging, de winst die overblijft en de marge in procenten. De verkoopexport naar Excel of CSV splitst dezelfde cijfers uit per product. De kostprijs wordt vastgelegd op het moment van verkoop, dus oude rapporten verschuiven niet als je prijzen aanpast.
Hebben sommige producten nog geen ingrediëntprijzen, dan markeert Ordo de cijfers als onvolledig in plaats van een nette maar verkeerde marge te tonen.
Leveringen, voorraadtellingen en derving
Alles wat er met je voorraad gebeurt, komt in een mutatielog: verkopen, leveringen, tellingen, correcties en derving. Je ziet wie een saldo heeft gewijzigd, wanneer en waarom.
- Leveringen: voer het aantal verpakkingen en de prijs in, en het saldo en de gemiddelde kostprijs worden bijgewerkt.
- Voorraadtellingen: voer na een telling in wat er werkelijk op de plank staat.
- Derving: bedorven melk of een omgestoten drankje schrijf je af met een verplichte reden.
Een bestellijst per leverancier
Per artikel stel je een minimumvoorraad in, een niveau om tot aan te vullen, de verpakkingsgrootte en de leverancier. Ordo stelt een bestellijst samen met wat op is, wat bijna op is, hoeveel verpakkingen je moet kopen en wat dat kost, gegroepeerd per leverancier.
Je kunt de lijst printen, en als Telegram gekoppeld is, stuurt Ordo waarschuwingen over lage voorraad en bij het afsluiten van de dienst de bestellijst rechtstreeks naar de groep van je team.
Waar begin je: je eerste week met voorraadbeheer
Je hoeft niet de hele kaart op één dag in te voeren. Begin met wat het meest verkoopt en het meest kost, en vul de rest gaandeweg aan.
- Voeg je 10 tot 15 belangrijkste ingrediënten toe: bonen, melk, plantaardige melk, siropen, bekers en deksels.
- Doe een voorraadtelling, zodat je beginsaldo's overeenkomen met de plank.
- Maak recepten voor je best verkochte drankjes en kijk wat elk kost om te maken.
- Tel een week later opnieuw en gebruik de mutatielog om te zien waar de plank en het verwachte saldo uit elkaar lopen.
Onderdeel van de kassa, en het werkt offline
Voorraadbeheer is geen apart programma; het is onderdeel van de Ordo-kassa. De app voor Windows en Linux bewaart de gegevens op de eigen computer van het café, dus afboekingen via recepten blijven doorlopen zonder internet. Ordo kost 1990 KGS per maand voor één café (ongeveer 23 USD), met voorraad, recepten, keukenscherm en rapporten inbegrepen. De eerste 2 weken zijn gratis, geen creditcard nodig.
Houd je je recepten al bij in een ander systeem? Stuur ons een export en we helpen je kaart, recepten en verkoophistorie over te zetten.
Vragen
Hoe berekent Ordo de kostprijs van een drankje?
Uit het recept: de hoeveelheid van elk ingrediënt wordt vermenigvuldigd met de prijs. De ingrediëntprijs wordt bij elke levering bijgewerkt als het gemiddelde van de oude voorraad en de nieuwe partij.
Heb ik voor elk bekerformaat een apart recept nodig?
Nee. Elk formaat krijgt een factor op de basisportie, bijvoorbeeld 1,5, en de afboekingen worden uit één recept berekend.
Hoe doe ik een voorraadtelling?
Open het onderdeel voorraadtelling en voer in wat je werkelijk hebt. Het verschil komt in de mutatielog, zodat je ziet waar het niet klopt.
Kan ik ingekochte producten zoals water of gebak bijhouden?
Ja. Zet voorraadbeheer aan voor een product, boek het in per verpakking, en het verschijnt naast je ingrediënten op de bestellijst.
Werkt voorraadbeheer offline?
Ja, in de app voor Windows en Linux. Afboekingen, leveringen en tellingen worden op de computer in het café opgeslagen. Telegram-meldingen gaan de deur uit zodra de verbinding terug is.
Kan ik mijn recepten uit een ander systeem overzetten?
Ja. Stuur ons een export uit je huidige systeem en we helpen je kaart, recepten en verkoophistorie over te zetten, zodat je niet alles opnieuw hoeft in te typen.