El plan resumido: 12 pasos hasta la primera taza
Montar una cafetería se entiende mejor como una cadena en la que cada decisión se apoya en la anterior. El formato decide el local, el local decide el equipamiento, y el equipamiento y la carta deciden el presupuesto y el equipo. El error más caro del principiante es firmar el alquiler o comprar la cafetera antes de hacer números; por eso los números van en segundo lugar.
El orden de apertura
| Paso | Qué hacer | Resultado |
|---|---|---|
| 1. Formato | Para llevar, con mesas, o con mesas y cocina | Sabes qué local y qué equipo necesitas |
| 2. Números | Presupuesto de apertura y punto de equilibrio | Cuántos cafés al día tienes que vender |
| 3. Local | Revisar afluencia, potencia eléctrica, agua, ventilación, contrato | Un alquiler sin sorpresas |
| 4. Alta del negocio | Elegir forma jurídica y registrarte | El negocio existe legalmente |
| 5. Impuestos | Elegir régimen fiscal con tu asesor | Sabes qué pagar y cuándo |
| 6. Comprobantes | Revisar si necesitas equipo fiscal o facturación electrónica | Puedes emitir los comprobantes que exige la ley |
| 7. Sanidad y seguridad | Licencias, higiene alimentaria, formación, incendios | Listo para una inspección |
| 8. Equipamiento | Barra y mostrador | La barra prepara, la caja imprime |
| 9. Carta | Proveedores, recetas, costos, precios | Una carta con margen claro |
| 10. Equipo | Contratar y formar baristas | Personas y cuadrante de turnos |
| 11. Software | Carta, stock y personal en el TPV | Cada venta queda registrada |
| 12. Apertura | Día de prueba, apertura suave, primer mes | Vendes y ves los números |
Paso 1. Elige el formato
Un mostrador de café para llevar es lo que menos dinero necesita, pero vive solo del paso de gente. Una cafetería con mesas gana con los clientes que se quedan a tomar un segundo café y algo dulce, pero paga metros, mobiliario y limpieza. Una cafetería con cocina sube el ticket medio con desayunos y almuerzos, y suma un cocinero, extracción de humos, cámaras de frío y requisitos sanitarios mucho más estrictos. Si dudas, empieza en pequeño: pasar de café para llevar a un local con mesas es más fácil que achicar un local que ya tienes alquilado.
Paso 2. Haz números antes de firmar el alquiler
Divide el presupuesto en gastos únicos (reforma, equipamiento, mobiliario, primer stock, rótulo, fianza del alquiler) y gastos mensuales (alquiler, sueldos, suministros, insumos, impuestos, software). Guarda un colchón para varios meses de gastos fijos: una cafetería nueva tarda en darse a conocer y los primeros ingresos casi siempre quedan por debajo del plan.
Después calcula tu punto de equilibrio: gastos fijos mensuales divididos entre lo que te queda de cada ticket después del costo de la mercancía. Un ejemplo con supuestos: gastos fijos de 7.000 USD al mes, ticket medio de 5 USD y costo de mercancía del 30 %. Cada ticket deja 3,50 USD, así que necesitas 2.000 tickets al mes, unos 67 al día. Son cifras ilustrativas: pon las tuyas, y recuerda que los impuestos sobre las ventas, las comisiones de tarjeta y las mermas suben ese número.
Paso 3. Busca y revisa el local
Cuenta la gente que pasa por la puerta por la mañana, a mediodía y por la tarde, un día laborable y un fin de semana. Luego revisa el local como un técnico: la potencia eléctrica contratada o disponible, el agua y el desagüe donde irá la barra, la extracción si vas a cocinar, el almacén y el acceso para proveedores, si se permite poner rótulo (pregunta en el ayuntamiento o municipio) y las cláusulas del contrato sobre subidas de renta, reparaciones y uso como domicilio fiscal o legal.
Paso 4. Da de alta el negocio
Casi todos los países distinguen entre trabajar como persona física (autónomo, monotributista, persona natural, según el país) y crear una sociedad. Para una cafetería con un solo dueño, la primera opción suele ser la más sencilla; una sociedad encaja mejor si hay socios, inversores o planes de abrir varios locales.
Antes de decidir, pregunta a un asesor, gestor o contador de tu ciudad: qué forma jurídica te conviene, dónde se hace el registro (administración tributaria, registro mercantil o cámara de comercio, según el país), qué documentos piden, si se puede tramitar en línea, cuánto tarda y qué plazos hay para elegir régimen fiscal después del alta.
Paso 5. Elige el régimen fiscal
En muchos países los pequeños negocios pueden elegir entre un régimen general y algún régimen simplificado para pequeños contribuyentes. Las reglas, los tipos y los límites de facturación cambian según el país y a veces de un año para otro, así que no los copies de otra guía. Pide a tu asesor o contador que te explique qué impuestos pagarás sobre las ventas y sobre el beneficio, cada cuánto se declaran, si el IVA u otro impuesto indirecto va incluido en el precio de la carta y qué cotizaciones genera cada empleado. Mete esas cifras en tus números del paso 2.
Paso 6. Comprobantes fiscales y facturación electrónica
Revisa qué comprobante tienes que dar al cliente. Según el país, puede exigirse una caja registradora o impresora fiscal homologada, un software de facturación certificado o un sistema de facturación electrónica conectado con la administración tributaria. Pregunta también si un ticket de pedido o una captura de pantalla cuentan como comprobante: en general, no.
Un equipo fiscal y el programa de la cafetería hacen trabajos distintos. Ordo imprime tickets normales para el cliente, no comprobantes fiscales; no sustituye a una caja fiscal certificada ni a un sistema de facturación electrónica y no garantiza el cumplimiento de ninguna norma local. Funciona junto a ellos.
Paso 7. Licencias, higiene alimentaria e incendios
Antes de la reforma, consulta en el ayuntamiento o municipio qué licencia de apertura o de funcionamiento necesita una cafetería en ese local y si la actividad está permitida en esa zona. Pregunta a la autoridad sanitaria qué normas de higiene alimentaria aplican, si el personal necesita formación o certificado de manipulador de alimentos o revisiones médicas, y cómo funcionan las inspecciones. Revisa con bomberos o protección civil los requisitos de extintores, salidas y aforo. Con un local con cocina, todo esto es más exigente.
Paso 8. Equipamiento para una cafetería: lista de control
Compra el equipamiento cuando la carta y el diseño de la barra estén cerrados. En lugar de precios, que varían por marca y proveedor, aquí tienes qué preguntar al vendedor. Comprueba también que el modelo tenga servicio técnico y repuestos en tu ciudad.
Equipamiento de una cafetería
| Equipo | Para qué | Qué mirar |
|---|---|---|
| Máquina de espresso | Espresso y bebidas con leche | Grupos para la hora punta, consumo eléctrico, servicio técnico y repuestos |
| Molino de espresso | Molienda y sabor constantes | Velocidad y precisión de dosis; un segundo molino para descafeinado |
| Filtro de agua | Sabor y protección contra la cal | Analiza tu agua, planifica el cambio de cartuchos |
| Nevera bajo mostrador | Leche y postres | Capacidad para un día de trabajo |
| Fregadero o lavavajillas | Tazas limpias en la hora punta | Agua y desagüe instalados |
| Báscula, tamper, jarras | Recetas exactas | Báscula de 1 gramo con temporizador |
| Ordenador o tablet | Tomar pedidos | Sigue funcionando si se cae internet |
| Impresora térmica de tickets | Tickets y comandas de barra | 58 u 80 mm, ESC/POS, USB |
| Cajón de dinero | Efectivo | Se conecta a la impresora de tickets |
| Terminal de tarjetas | Pagos con tarjeta | Condiciones del banco; el TPV marca el pago como tarjeta |
| Equipo o sistema fiscal | Comprobantes fiscales, si los exige tu país | Homologación, conexión con la administración tributaria |
| Router wifi | Tabletas y pantalla de barra | Red separada para clientes, internet de respaldo |
Paso 9. Proveedores, carta y costos
Mantén la carta corta: clásicos de espresso, café de filtro, té, un par de bebidas de autor y una vitrina pequeña de bollería. Elige el tostador catando muestras en tu propia máquina y ten un proveedor de reserva para la leche, la bollería y los vasos. Escribe la receta de cada producto en gramos y mililitros, y calcula el costo por taza con nuestra calculadora antes de fijar precios.
Paso 10. Contrata y forma al equipo
Contrata por actitud y cuidado, y luego enseña el oficio. Refuerza la hora punta de la mañana más que las horas tranquilas, escribe normas breves para las recetas, la apertura y el cierre, la recepción de mercancía y qué hacer si fallan internet o la impresora, y forma a todos en días de prueba. Da a cada persona su propio acceso al TPV con permisos según su puesto; en Ordo, los descuentos por encima del límite y las devoluciones requieren el PIN del dueño.
Paso 11. El software que necesitas desde el primer día
Necesitas caja, pantalla de barra, stock por receta, turnos con arqueo e informes. Compara el costo total, no solo la suscripción, y comprueba qué pasa cuando se cae internet.
- La aplicación de Ordo para Windows o Linux guarda los datos en el ordenador de la cafetería y sigue vendiendo sin conexión; las tablets y los móviles se conectan por el wifi del local desde el navegador.
- Los pedidos aparecen en la pantalla de barra en cuanto se pagan.
- Cada venta descuenta los ingredientes según la receta; Ordo avisa cuando queda poco stock e imprime la lista de compras.
- Los turnos empiezan con un fondo de caja y terminan con el arqueo de efectivo y tarjeta; totales diarios y avisos por Telegram.
- Impresoras ESC/POS USB de 58 y 80 mm, cajón de dinero conectado a la impresora y el terminal de tarjetas de cualquier banco.
- Todo por 1990 KGS al mes por cafetería (unos 23 USD), con cualquier número de dispositivos, 14 días de prueba gratis y sin tarjeta.
Lista de apertura y el primer mes
Antes de abrir: alta del negocio y régimen fiscal resueltos, licencias y requisitos sanitarios del personal al día, comprobantes fiscales resueltos según tu país, recetas ajustadas, carta y stock inicial cargados en el TPV, impresora, cajón y terminal de tarjetas probados, la caja probada con internet desconectado y un día de prueba en el que el efectivo y la tarjeta cuadren con el informe del turno.
Durante el primer mes, cuadra cada noche el efectivo y la tarjeta, compara el número de tickets y el ticket medio con tu punto de equilibrio, revisa a diario lo que se está acabando y repasa cada semana los más vendidos, las ventas por hora y las desviaciones entre receta y consumo real.
Preguntas
¿Por dónde empiezo para abrir una cafetería desde cero?
Por el formato y los números. Decide entre café para llevar, local con mesas o con cocina, y calcula cuántos tickets al día necesitas para cubrir gastos. Solo después busca local y compra equipamiento.
¿Me conviene ser autónomo o crear una sociedad?
Para una sola cafetería con un solo dueño, darse de alta como persona física suele ser más sencillo. Una sociedad encaja mejor con socios o si piensas abrir varios locales. Las reglas dependen del país: decídelo con un asesor o contador.
¿Qué impuestos paga una cafetería?
Depende del país y del régimen que elijas. Normalmente hay un impuesto sobre las ventas o el consumo, otro sobre el beneficio y cotizaciones por los empleados. Pide a tu asesor las cifras concretas antes de fijar precios.
¿Una cafetería necesita caja registradora fiscal o facturación electrónica?
En muchos países sí, pero la forma cambia: equipo fiscal homologado, software certificado o facturación electrónica. Consulta a la administración tributaria o a tu contador qué exige la ley en tu caso.
¿Qué licencias necesito para abrir?
Suele hacer falta una licencia municipal de apertura o funcionamiento, cumplir las normas de higiene alimentaria y las de seguridad contra incendios. Pregunta en tu ayuntamiento o municipio y a la autoridad sanitaria antes de la reforma.
¿Ordo sustituye a la caja fiscal?
No. Ordo imprime tickets normales para el cliente y funciona junto a tu equipo fiscal o tu sistema de facturación electrónica para los pedidos, la pantalla de barra, el stock, los turnos y los informes.