Recetas: qué lleva cada bebida
Empieza por dar de alta tus insumos: café en grano, leche, siropes, vasos, tapas. A cada uno le pones una unidad, ya sea gramos, kilos, mililitros, litros o piezas, y su precio. Después armas la receta, el escandallo: cuánto de cada cosa lleva una porción.
Una receta puede rendir varias porciones a la vez, algo útil para una tanda de sirope o de masa. Cuando una bebida tiene tamaños, cada tamaño lleva un multiplicador de la receta base, por ejemplo 1,5 para el vaso grande, así que no necesitas una receta distinta para cada tamaño.
- El stock se descuenta automáticamente con cada venta.
- Las devoluciones, y los productos anulados que la cocina aún no había empezado, devuelven los ingredientes al stock.
- Los productos de reventa, como el agua embotellada o la bollería comprada, se controlan por piezas.
Coste y beneficio sin hojas de cálculo
En cuanto tus ingredientes tienen precio, Ordo calcula el coste de una porción a partir de la receta. Cuando llega una nueva entrega, el precio del ingrediente pasa a ser la media entre lo que había en stock y lo que acaba de llegar, así que tus costes siguen a lo que pagas de verdad.
El panel principal muestra cuánto se fue en ingredientes durante un periodo, el beneficio resultante y el margen en porcentaje. La exportación de ventas a Excel o CSV desglosa esas mismas cifras por producto. El coste queda fijado en el momento de la venta, así que los informes antiguos no cambian cuando modificas precios.
Si algunos productos todavía no tienen precio en sus ingredientes, Ordo marca las cifras como incompletas en lugar de mostrar un margen bonito pero falso.
Entregas, recuentos y mermas
Todo lo que pasa con tu stock queda en un registro de movimientos: ventas, entregas, recuentos, ajustes y mermas. Puedes ver quién cambió un saldo, cuándo y por qué.
- Entregas: introduce el número de paquetes y el precio, y se actualizan el saldo y el coste medio.
- Recuentos: introduce lo que hay realmente en la estantería tras contar.
- Mermas: la leche que se estropea o una bebida derramada se dan de baja indicando obligatoriamente el motivo.
Una lista de compras agrupada por proveedor
Para cada artículo puedes fijar un umbral de stock bajo, un nivel hasta el que reponer, el tamaño del paquete y el proveedor. Ordo arma una lista de compras con lo que se ha agotado, lo que se está acabando, cuántos paquetes comprar y cuánto costarán, agrupada por proveedor.
Puedes imprimir la lista y, si tienes Telegram conectado, Ordo envía los avisos de stock bajo y la lista de compras al cerrar el turno directamente al grupo de tu equipo.
Por dónde empezar: tu primera semana con el inventario
No hace falta describir todo el menú en un día. Empieza por lo que más se vende y lo que más cuesta, y añade el resto sobre la marcha.
- Da de alta tus 10 a 15 ingredientes principales: café, leche, bebidas vegetales, siropes, vasos y tapas.
- Haz un recuento para que los saldos iniciales coincidan con la estantería.
- Crea las recetas de tus bebidas más vendidas y revisa cuánto cuesta preparar cada una.
- Una semana después, vuelve a contar y usa el registro de movimientos para ver dónde no coinciden la estantería y el saldo esperado.
Parte de la caja, y funciona sin conexión
El inventario no es un programa aparte; es parte de la caja de Ordo. La aplicación para Windows y Linux guarda los datos en el ordenador del propio local, así que los descuentos por receta siguen funcionando sin internet. Ordo cuesta 1990 KGS al mes por cafetería (unos 23 USD), con inventario, recetas, pantalla de cocina e informes incluidos. Las 2 primeras semanas son gratis, sin tarjeta.
¿Ya tienes tus recetas en otro sistema? Envíanos una exportación y te ayudamos a pasar el menú, las recetas y el historial de ventas.
Preguntas
¿Cómo calcula Ordo el coste de una bebida?
A partir de la receta: la cantidad de cada ingrediente se multiplica por su precio. El precio del ingrediente se actualiza con cada entrega como media entre el stock anterior y el nuevo lote.
¿Necesito una receta distinta para cada tamaño de vaso?
No. Cada tamaño lleva un multiplicador de la porción base, por ejemplo 1,5, y los descuentos se calculan a partir de una sola receta.
¿Cómo hago un recuento de inventario?
Abre la sección de recuento e introduce lo que tienes realmente. La diferencia queda en el registro de movimientos para que veas dónde no cuadran las cuentas.
¿Puedo controlar productos de reventa como agua o bollería?
Sí. Activa el control de stock en el producto, recíbelo por paquetes y aparecerá en la lista de compras junto a tus ingredientes.
¿El inventario funciona sin internet?
Sí, en la aplicación para Windows y Linux. Los descuentos, las entregas y los recuentos se guardan en el ordenador del local. Los avisos de Telegram se envían cuando vuelve la conexión.
¿Puedo traer mis recetas desde otro sistema?
Sí. Envíanos una exportación de tu sistema actual y te ayudamos a pasar el menú, las recetas y el historial de ventas para que no tengas que teclearlo todo de nuevo.