Qué tiene que responder el plan de negocios de una cafetería
Un plan de negocios responde con números a tres preguntas: cuánto dinero necesitas para abrir y aguantar los primeros meses; cuántos clientes al día necesitas para cubrir gastos; y en cuántos meses recuperas la inversión. Las secciones siguientes van en ese orden, y los números de cada paso alimentan el siguiente, como en una hoja de cálculo.
- formato y ubicación;
- clientes y competencia;
- carta, costo por porción y ticket medio;
- inversión inicial;
- gastos fijos mensuales y costos variables;
- ventas en tres escenarios;
- punto de equilibrio y recuperación de la inversión;
- riesgos y qué medir en los tres primeros meses.
Paso 1. Formato, ubicación y clientes
El ejemplo es una cafetería de 25 m² con barra y seis asientos, abierta 30 días al mes, con dos baristas por turnos mientras el dueño se encarga de las compras, el dinero y las redes sociales.
Elige la ubicación por el paso de gente, no por lo bonito que sea el local. Ponte en la puerta un día laborable entre las 8 y las 10 de la mañana, cuenta a los que pasan cada 15 minutos y apunta cuántos llevan ya un vaso de café. Después visita de cinco a siete cafeterías a 10–15 minutos a pie y anota su formato, el precio del capuchino y del americano, lo que ofrecen de comer y la cola en hora punta. Buscas lo que les falta a los clientes de la zona, no algo que copiar.
Paso 2. Carta, costo por porción y ticket medio
Mantén la carta corta: de 8 a 12 bebidas, algunos postres y quizá dos productos salados para llevar. Calcula el costo de cada porción con nuestra calculadora del costo de una taza de café: en su ejemplo, un capuchino de 4,50 USD cuesta unos 0,84 USD de hacer, alrededor del 19 % del precio.
Calcula el ticket medio a partir de la cesta, no de tu producto estrella. Supongamos que el 70 % de los clientes compra solo una bebida, de unos 5,00 USD de media, y el 30 % compra bebida y postre por unos 8,50 USD: 0,7 × 5,00 + 0,3 × 8,50 = 6,05 USD. Abajo lo redondeamos a 6 USD.
Paso 3. Inversión inicial
La inversión inicial es todo lo que pagas antes del primer cliente. Guarda aparte un colchón para los primeros meses: muchas cafeterías no cierran porque la idea fuera mala, sino porque el dinero se acabó en el tercer mes.
Inversión inicial de una cafetería pequeña (ejemplo, USD)
| Partida | Importe, USD |
|---|---|
| Máquina de espresso | 12.000 |
| Dos molinos | 4.000 |
| Nevera bajo mostrador y vitrina | 3.500 |
| Filtro de agua y utensilios de barra | 1.500 |
| Reforma y barra | 12.000 |
| Mobiliario para seis asientos y rótulo | 4.500 |
| Ordenador o tablet, impresora de tickets, cajón de dinero | 1.200 |
| Equipo o sistema fiscal, si lo exige tu país | 600 |
| Alta del negocio, licencias y trámites | 1.000 |
| Fianza y primer mes de alquiler | 4.000 |
| Primer pedido de mercancía | 2.500 |
| Carta, imagen de marca y promoción de apertura | 1.500 |
| Inversión total | 48.300 |
| Colchón: 3 meses de gastos fijos | 21.000 |
| Dinero total necesario | 69.300 |
Todas las cantidades son un ejemplo para el cálculo, no precios de mercado. Sustituye cada línea por un presupuesto real.
Paso 4. Gastos mensuales
Los gastos fijos se pagan vendas lo que vendas: alquiler, sueldos, suministros, software, asesoría. Los costos variables crecen con las ventas: ingredientes y vasos, los impuestos que se calculan sobre las ventas y la comisión del banco por tarjeta. Hay que separarlos para encontrar el punto de equilibrio.
En el ejemplo, los gastos fijos son 7.000 USD al mes: alquiler 2.000, dos baristas 3.000, cargas sociales 500, suministros 450, internet 50, Ordo 23, asesor o contador 250, mantenimiento de la máquina 120, limpieza 150, marketing 300 y otros 157. No incluye el sueldo del dueño.
Los costos variables son el 36 % de las ventas: ingredientes y vasos 30 %, impuestos sobre las ventas 5 % y comisiones de tarjeta cerca del 1 % (digamos que la mitad de los clientes paga con tarjeta y el banco cobra un 2 %; pregunta a tu banco su tarifa). Ese 5 % de impuestos es solo un supuesto del ejemplo: los impuestos y si van incluidos en el precio dependen de tu país y tu régimen, así que pide la cifra real a tu asesor o contador. Con estos supuestos, de cada dólar vendido quedan 64 centavos, es decir, 3,84 USD de un ticket de 6 USD, para pagar los gastos fijos y dejar beneficio.
El 30 % es un supuesto con margen. Con un capuchino al 19 %, bebidas de entre el 17 % y el 23 % de su precio y un postre al 42 % del suyo, la cesta del paso 2 sale en torno al 24 % según receta; pero la leche que sobra en la jarra, los ajustes del molino, las bebidas del personal y las mermas suben el consumo real. Si los ingredientes llegan al 34 %, cada ticket deja 3,60 USD y necesitas 65 tickets al día para cubrir gastos en lugar de 61 (ver el paso 6); al 36 % deja 3,48 USD y necesitas 68. Sube precios o baja el costo por porción, y recalcula cada vez que un proveedor cambie sus precios.
Paso 5. Ventas en tres escenarios
Ventas = tickets al día × ticket medio × 30 días. Beneficio = ventas × 0,64 − 7.000 USD, antes del sueldo del dueño.
Ventas y beneficio mensuales con un ticket medio de 6 USD (ejemplo)
| Escenario | Tickets al día | Ventas al mes, USD | Beneficio al mes, USD |
|---|---|---|---|
| Prudente | 70 | 12.600 | 1.064 |
| Base | 100 | 18.000 | 4.520 |
| Bueno | 130 | 23.400 | 7.976 |
Paso 6. Punto de equilibrio y recuperación, paso a paso
Ventas de equilibrio = 7.000 ÷ 0,64 ≈ 10.940 USD al mes. Tickets al mes = 7.000 ÷ 3,84 ≈ 1.823, unos 61 al día. Con un ticket de 5 USD necesitarías 73 al día, con 7 USD 53 y con 8 USD 46: subir el ticket medio suele ser la palanca más fácil.
La recuperación simple en el escenario base es 48.300 ÷ 4.520 ≈ 10,7 meses. Con un arranque realista de 60, 75 y 90 tickets al día en los tres primeros meses, esos meses dejan unos 4.920 USD (el primero, con una pequeña pérdida de 88 USD), y los 43.380 restantes tardan otros 9,6 meses: unos 13 meses en total. En el escenario prudente la recuperación lleva casi cuatro años; en el bueno, unos seis meses.
Riesgos y qué medir en los tres primeros meses
Los riesgos principales son menos clientes de lo previsto, la subida de los ingredientes, las mermas en la barra, depender de un solo barista, los cambios en el alquiler y las averías de la máquina. Para cada uno, apunta el número que te avisará y lo que harás.
Cada semana compara cinco números con el plan: tickets al día, ticket medio, costo de ingredientes sobre ventas, ventas por hora y por día de la semana, y el dinero que queda en el colchón. En Ordo cada venta descuenta los ingredientes según la receta, y el panel muestra ventas, más vendidos y ticket medio, además del costo de ingredientes, el beneficio bruto y el margen bruto de cualquier periodo. Los informes de turno y los avisos de poco stock llegan por Telegram cuando hay conexión. Ordo cuesta 1990 KGS al mes por cafetería (unos 23 USD) con cualquier número de dispositivos y sigue vendiendo sin internet. Sus tickets no son fiscales: no sustituye a una caja fiscal certificada ni a la facturación electrónica, funciona junto a ellas.
Preguntas
¿Cuánto cuesta abrir una cafetería?
Depende del formato, del local y del equipamiento. En nuestro ejemplo la inversión es de unos 48.000 USD más un colchón de unos 21.000 USD, pero son cifras de ejemplo: sustitúyelas por presupuestos reales de tu ciudad.
¿En cuánto tiempo se recupera la inversión de una cafetería?
Divide la inversión entre el beneficio mensual y ten en cuenta los meses de arranque. En este ejemplo, el escenario base recupera la inversión en unos 13 meses y el prudente en casi cuatro años.
¿Cuántos cafés al día necesito vender para cubrir gastos?
Divide los gastos fijos mensuales entre lo que deja cada ticket después de ingredientes, impuestos y comisiones, y luego entre los días de apertura. En el ejemplo salen unos 61 tickets al día.
¿Ordo sustituye a la caja registradora fiscal?
No. Ordo imprime tickets normales para el cliente. Si necesitas comprobantes fiscales o facturación electrónica, emítelos con tu equipo o sistema certificado y usa Ordo a su lado para los pedidos, el stock por receta y los informes.
¿Puedo usar un plan de negocios de cafetería ya hecho de internet?
Como estructura, sí; como números, no. Otros planes usan el alquiler, los precios y el paso de gente de otro lugar. Usa esta página como plantilla y cambia cada cifra por la tuya.