Eine Tablet-Kasse für Coffee Shops, auch auf dem Smartphone

So funktioniert die Tablet-Kasse

Im Zentrum steht die Ordo-App auf einem Windows- oder Linux-Rechner. Sie hält Karte, Bestellungen und Berichte bei Ihnen im Laden statt auf einem fremden Server und kassiert weiter, wenn das Internet ausfällt. Tablets und Smartphones öffnen die Adresse der Kasse im Browser und arbeiten über das WLAN des Cafés mit denselben Daten.

Kein Rechner an der Theke? Es gibt auch eine Online-Version von Ordo, die sich im Browser auf jedem Gerät öffnet. Anders als die Desktop-App braucht sie eine Internetverbindung.

• Android-Tablets, iPads und Smartphones funktionieren, solange der Browser einigermaßen aktuell ist.
• Geräte verbinden sich über einen QR-Code aus den Einstellungen, niemand muss Adressen eintippen.
• Legen Sie Ordo auf den Startbildschirm, dann öffnet sich die richtige Ansicht mit einem Tippen.
• Die Zahl der Geräte ist nicht begrenzt, und alle sind im Preis enthalten.

Ein Tablet, drei Aufgaben: Kasse, Bar, Service

Dasselbe Tablet kann als Kasse auf der Theke stehen, als Barmonitor neben der Siebträgermaschine hängen oder dem Service in die Hand gegeben werden. Jede Ansicht erledigt ihre Aufgabe, ohne den anderen in die Quere zu kommen.

• Kasse: große Tasten, Getränkefotos, Auswahl von Milch und Sirup sowie Bar-, Karten- oder geteilte Zahlung.
• Küchen- und Barmonitor: Die Bestellung erscheint, sobald sie an der Kasse abgeschickt ist, und die Barista setzt sie mit einem Tippen von „wartet“ auf „fertig“.
• Kellner-App auf dem Smartphone: Bestellung am Tisch aufnehmen, in die Küche schicken und den Küchenstatus als kompakte Symbole sehen.

Bondrucker, Kassenlade und Kartenterminal

Ein Thermo-Bondrucker (ESC/POS, 58 oder 80 mm) wird per USB an den Ordo-Rechner angeschlossen. Die Kassenlade hängt am Drucker, und Ordo öffnet sie, wenn eine Rechnung bezahlt ist. Auf einem Tablet aufgenommene Bestellungen werden dort gedruckt: Küchenbons und, wenn Sie es einschalten, auch die Rechnung für den Gast aus der Kellner-App.

Ihr eigenes Kartenterminal behalten Sie. Der Gast zahlt wie gewohnt daran, Sie markieren die Zahlung in Ordo als Kartenzahlung, und am Schichtende stimmt die Kartensumme mit dem Bericht des Terminals überein.

Ordo druckt normale Kundenbelege, keine fiskalischen, und hat keine TSE. Es ist weder ein zertifiziertes Kassensystem nach KassenSichV noch eine Registrierkasse nach RKSV. Weil elektronische Systeme, die Verkäufe aufzeichnen, in Deutschland und Österreich in der Regel selbst gesichert bzw. registriert sein müssen, ist Ordo dort derzeit nicht für den Kassenbetrieb gedacht, auch nicht zusätzlich zu einer TSE-Kasse. Klären Sie das vorher mit Ihrer Steuerberatung.

Das richtige Tablet für die Kasse

Aus einem App Store wird nichts geladen, die Marke spielt also keine Rolle: Ein iPad, ein Android-Tablet oder ein Smartphone mit aktuellem Browser reicht. Wählen Sie nach dem Einsatzort.

• Für die Kasse an der Theke ist ein größeres Tablet angenehmer: Große Tasten und Getränkefotos trifft man im Morgenansturm leichter.
• Für den Barmonitor reicht ein günstiges Tablet; in der Küche gehört es weg von Dampf und Wasser.
• Der Service kann die eigenen Smartphones nutzen: Die Kellneransicht öffnet sich im Browser, installiert wird nichts.
• Lassen Sie Tablets am Ladekabel oder wählen Sie Geräte, deren Akku eine ganze Schicht durchhält.
• Stellen Sie die Kasse auf einen stabilen Ständer, damit sie niemand von der Theke stößt oder mitnimmt.

Tablets mit Rechner oder nur die Online-Version

Es gibt zwei Wege, Ordo auf Tablets zu betreiben. Für einen Coffee Shop, der auch offline verkaufen muss, empfehlen wir den ersten.

Zwei Wege zur Tablet-Kasse

So sieht es im Café aus

Ein paar typische Aufbauten, von der Coffee-to-go-Theke bis zum Café mit Sitzplätzen:

• Coffee to go: Rechner und Drucker unter der Theke, eine Tablet-Kasse bei der Barista, die die Getränke auch am Barmonitor als fertig markiert.
• Coffee Shop mit Küche: eine Kasse auf der Theke, ein Tablet an der Siebträgermaschine und ein weiteres in der Küche. Stationen teilen jede Bestellung auf, sodass jeder nur seinen Teil sieht.
• Café mit Sitzplätzen: Der Service nimmt Bestellungen auf dem Smartphone auf, die Kasse übernimmt Zahlung und Belege.
• Der Inhaber muss nicht an der Kasse stehen: Schichtsummen und Warnungen zu knappen Beständen kommen per Telegram.

Ein Tablet verbinden

Das dauert meist ein paar Minuten und braucht keinen Techniker. Tablet und Ordo-Rechner müssen nur im selben WLAN sein.

• Ordo auf einem Windows- oder Linux-Rechner installieren und den Bondrucker anschließen.
• In den Ordo-Einstellungen den Bereich für Geräteverbindungen öffnen, dort stehen Adresse und QR-Code.
• Die Kamera des Tablets oder Smartphones auf den QR-Code richten und den Link im Browser öffnen.
• Mit dem eigenen Konto anmelden: Baristas, Service und Küche haben jeweils eigene Rechte.
• Die Seite zum Startbildschirm hinzufügen; Ordo zeigt, wie das auf iPhone, iPad und Android geht.

Was passiert, wenn das Internet ausfällt

Die Desktop-App kassiert ohne Internet. Auch die Tablets brauchen kein Internet, nur das WLAN im Café: Solange Router und Ordo-Rechner laufen, nehmen Tablet-Kasse, Barmonitor und Kellner-App weiter Bestellungen an. Ist die Verbindung zurück, muss nichts nachgetragen werden, denn alles liegt schon auf dem Rechner im Café.

Die Kehrseite sollten Sie kennen: Ist der Ordo-Rechner ausgeschaltet, können die Tablets nicht allein weitermachen, denn dort liegen die Daten. Lassen Sie ihn die ganze Schicht laufen.

Was es kostet

Ordo kostet 1.990 KGS im Monat für ein Café, rund 23 US-Dollar. Darin sind alle Funktionen und beliebig viele Tablets, Smartphones und Bildschirme enthalten, ohne Gebühr pro Gerät. Die ersten zwei Wochen sind kostenlos, keine Kreditkarte nötig.

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