Welche Fragen ein Café-Businessplan beantworten muss
Ein Businessplan beantwortet drei Fragen mit Zahlen: Wie viel Geld brauchen Sie, um zu eröffnen und die ersten Monate zu überstehen? Wie viele Gäste am Tag brauchen Sie, um die Kosten zu decken? Und nach wie vielen Monaten ist die Investition wieder eingespielt? Die Abschnitte unten folgen genau dieser Reihenfolge, und die Zahlen jedes Schritts fließen wie in einer Tabellenkalkulation in den nächsten ein.
- Konzept und Standort;
- Zielgruppe und Wettbewerb;
- Karte, Wareneinsatz pro Portion und Durchschnittsbon;
- Gründungskosten;
- monatliche Fixkosten und variable Kosten;
- Umsatz in drei Szenarien;
- Break-even und Amortisation;
- Risiken und was Sie in den ersten drei Monaten messen.
Schritt 1. Konzept, Standort und Zielgruppe
Das Beispiel ist ein Café mit 25 m², Bartheke und sechs Plätzen, 30 Tage im Monat geöffnet. Zwei Baristas arbeiten im Schichtbetrieb, die Inhaberin oder der Inhaber kümmert sich um Einkauf, Finanzen und Social Media.
Wählen Sie den Standort nach Laufkundschaft, nicht danach, wie schön der Raum ist. Stellen Sie sich an einem Werktag zwischen 8 und 10 Uhr vor die Tür, zählen Sie alle 15 Minuten die Passanten und notieren Sie, wie viele schon einen Kaffeebecher in der Hand haben. Besuchen Sie dann fünf bis sieben Cafés im Umkreis von 10 bis 15 Gehminuten und notieren Sie Konzept, Preise für Cappuccino und Americano, Speisenangebot und Schlange zur Stoßzeit. Sie suchen das, was den Gästen in der Gegend fehlt, nicht etwas zum Kopieren.
Schritt 2. Karte, Wareneinsatz und Durchschnittsbon
Halten Sie die Karte kurz: 8 bis 12 Getränke, ein paar Desserts und vielleicht zwei Snacks zum Mitnehmen. Berechnen Sie den Wareneinsatz jeder Portion mit unserem Rechner für Kosten pro Tasse: In seinem Beispiel kostet ein Cappuccino für 4,50 USD rund 0,84 USD in der Herstellung, etwa 19 % des Preises.
Berechnen Sie den Durchschnittsbon aus dem Warenkorb, nicht aus Ihrem Bestseller. Angenommen, 70 % der Gäste kaufen nur ein Getränk für etwa 5,50 USD und 30 % ein Getränk mit Dessert für etwa 10,50 USD: 0,7 × 5,50 + 0,3 × 10,50 = 7,00 USD. Mit diesem Durchschnittsbon rechnen wir weiter.
Schritt 3. Gründungskosten
Gründungskosten sind alles, was Sie vor dem ersten Gast bezahlen. Planen Sie zusätzlich eine eigene Reserve für die ersten Monate ein: Viele Cafés schließen nicht, weil die Idee schlecht war, sondern weil im dritten Monat das Geld ausgeht.
Gründungskosten für ein kleines Café (Beispiel, USD)
| Posten | Betrag, USD |
|---|---|
| Espressomaschine | 12.000 |
| Zwei Mühlen | 4.000 |
| Unterbaukühlschrank und Kuchenvitrine | 3.500 |
| Wasserfilter und Barzubehör | 1.500 |
| Ausbau und Bartheke | 15.000 |
| Möbel für sechs Plätze und Außenschild | 5.000 |
| Computer oder Tablet, Bondrucker, Kassenschublade | 1.500 |
| Zertifizierte Kasse oder Fiskalgerät, wo vorgeschrieben | 800 |
| Anmeldung und Formalitäten | 600 |
| Mietkaution und erste Monatsmiete | 7.200 |
| Erstausstattung Waren | 2.500 |
| Karte, Branding, Eröffnungswerbung | 2.000 |
| Investition gesamt | 55.600 |
| Reserve: 3 Monate Fixkosten | 28.500 |
| Kapitalbedarf gesamt | 84.100 |
Alle Beträge sind Beispiele für die Rechnung, keine Marktpreise. Ersetzen Sie jede Zeile durch ein echtes Angebot.
Schritt 4. Monatliche Kosten
Fixkosten fallen an, egal wie viel Sie verkaufen: Miete, Löhne, Nebenkosten, Software, Steuerberatung. Variable Kosten wachsen mit dem Umsatz: Zutaten und Becher, Schwund und die Kartengebühren der Bank. Für den Break-even müssen Sie beide sauber trennen.
Im Beispiel betragen die Fixkosten 9.500 USD im Monat: Miete 2.400, zwei Baristas 4.400, Arbeitgeberanteile 900, Nebenkosten 550, Internet 50, Ordo 23, Steuerberatung 300, Maschinenwartung 150, Reinigung 250, Marketing 300 und Sonstiges 177. Das Gehalt der Inhaberin oder des Inhabers ist nicht enthalten.
Die variablen Kosten liegen bei 30 % des Nettoumsatzes: Zutaten, Becher und Schwund 29 %, Kartengebühren rund 1 % (angenommen, die Hälfte der Gäste zahlt mit Karte und die Bank berechnet 2 %; fragen Sie Ihre Bank nach ihrem Satz). Damit bleiben von jedem Dollar Umsatz 70 Cent für Fixkosten und Gewinn, bei einem Bon von 7,00 USD also 4,90 USD. Welche Steuern auf Umsatz und Gewinn anfallen und wie sie in Ihren Plan gehören, klären Sie mit Ihrer Steuerberatung; die Zahlen hier sind ohne Umsatzsteuer gerechnet.
Die 29 % sind eine Annahme mit wenig Puffer. Laut Rechner liegen Getränke bei rund 17 bis 23 % ihres Preises, Desserts oft bei rund 40 %, und Verluste an der Bar kommen obendrauf. Steigt der Wareneinsatz auf 33 %, bleiben pro Bon 4,62 USD, und Sie brauchen 69 Bons am Tag statt 65 (siehe Schritt 6); bei 36 % bleiben 4,41 USD und Sie brauchen 72. Erhöhen Sie dann die Preise oder senken Sie den Wareneinsatz, und rechnen Sie nach jeder Preisänderung eines Lieferanten neu.
Schritt 5. Umsatz in drei Szenarien
Umsatz = Bons pro Tag × Durchschnittsbon × 30 Tage. Gewinn = Umsatz × 0,70 − 9.500 USD, vor dem Gehalt der Inhaberin oder des Inhabers.
Monatlicher Umsatz und Gewinn bei 7,00 USD Durchschnittsbon (Beispiel)
| Szenario | Bons pro Tag | Umsatz pro Monat, USD | Gewinn pro Monat, USD |
|---|---|---|---|
| Vorsichtig | 80 | 16.800 | 2.260 |
| Basis | 120 | 25.200 | 8.140 |
| Gut | 160 | 33.600 | 14.020 |
Schritt 6. Break-even und Amortisation Schritt für Schritt
Break-even-Umsatz = 9.500 ÷ 0,70 ≈ 13.570 USD im Monat. Bons pro Monat = 9.500 ÷ 4,90 ≈ 1.939, also rund 65 am Tag. Bei einem Bon von 6,00 USD bräuchten Sie 76 am Tag, bei 8,00 USD 57 und bei 9,00 USD 51. Ein höherer Durchschnittsbon ist deshalb oft der einfachste Hebel.
Die einfache Amortisationszeit im Basisszenario beträgt 55.600 ÷ 8.140 ≈ 6,8 Monate. Mit einem realistischen Anlauf von 60, 85 und 105 Bons am Tag in den ersten drei Monaten bringen diese Monate zusammen rund 8.250 USD (der erste endet mit 680 USD Verlust), und die restlichen 47.350 USD brauchen weitere 5,8 Monate: insgesamt also rund 9 Monate. Im vorsichtigen Szenario dauert die Amortisation etwa zwei Jahre, im guten rund vier Monate.
Risiken und was Sie in den ersten drei Monaten messen
Die wichtigsten Risiken sind weniger Gäste als geplant, steigende Einkaufspreise, Schwund an der Bar, die Abhängigkeit von einem einzigen Barista, Mieterhöhungen und Maschinenausfälle. Schreiben Sie für jedes Risiko auf, welche Zahl Sie warnt und was Sie dann tun.
Vergleichen Sie jede Woche fünf Zahlen mit dem Plan: Bons pro Tag, Durchschnittsbon, Wareneinsatz in Prozent vom Umsatz, Verkäufe nach Stunde und Wochentag und die verbleibende Reserve. In Ordo bucht jeder Verkauf die Zutaten nach Rezeptur ab, und das Dashboard zeigt Umsatz, Bestseller und Durchschnittsbon, dazu Wareneinsatz, Rohertrag und Rohertragsmarge für jeden Zeitraum. Schichtberichte und Hinweise auf niedrigen Bestand kommen per Telegram, sobald Internet da ist. Ordo kostet 1.990 KGS im Monat pro Café (ca. 23 USD) mit beliebig vielen Geräten und kassiert auch offline weiter. Die Belege sind nicht fiskalisch, und Ordo hat keine TSE. Wo eine TSE- oder Registrierkassenpflicht gilt, etwa in Deutschland und Österreich, ist Ordo derzeit weder als Kasse noch als zusätzliches Verkaufssystem gedacht; planen Sie das mit Ihrer Steuerberatung.
FAQ
Was kostet es, ein Café zu eröffnen?
Das hängt von Konzept, Räumen und Ausstattung ab. In unserem Beispiel liegt die Investition bei rund 55.600 USD plus eine Reserve von rund 28.500 USD, aber das sind Beispielzahlen; ersetzen Sie sie durch echte Angebote.
Wann amortisiert sich ein Café?
Teilen Sie die Investition durch den monatlichen Gewinn und rechnen Sie die Anlaufmonate mit ein. In diesem Beispiel amortisiert sich das Basisszenario nach rund 9 Monaten, das vorsichtige nach etwa zwei Jahren.
Wie viele Tassen am Tag brauche ich für den Break-even?
Teilen Sie die monatlichen Fixkosten durch das, was jeder Bon nach Zutaten und Kartengebühren übrig lässt, und dann durch die Öffnungstage. Im Beispiel sind das rund 65 Bons am Tag.
Ersetzt Ordo eine zertifizierte Kasse oder ein Fiskalgerät?
Nein. Ordo druckt normale Kundenbelege und hat keine TSE. In Deutschland und Österreich ist es derzeit weder als Kasse noch als zweites System für Verkäufe gedacht; fragen Sie vorher Ihre Steuerberatung.
Kann ich einen fertigen Café-Businessplan aus dem Internet nehmen?
Als Gliederung ja, als Zahlenwerk nein. Fremde Pläne rechnen mit fremder Miete, fremden Preisen und fremder Laufkundschaft. Nutzen Sie diese Seite als Vorlage und ersetzen Sie jede Zahl durch Ihre eigene.