Ein Kassensystem für Cafés, das auch ohne Internet weiterkassiert

Was ein Café von seiner Kasse wirklich braucht

Ein kleines Café braucht keine Software für eine Restaurantkette. Es braucht schnelles Bonieren, eine Küche, die Bestellungen sofort sieht, Zutaten, die sich von selbst abbuchen, und beim Kassenschluss eine klare Antwort darauf, wie viel reingekommen ist und wohin es gegangen ist. In Ordo ist das alles in einem Preis enthalten, ohne kostenpflichtige Zusatzmodule.

• Eine Kasse mit großen Tasten, Artikelfotos, Getränkegrößen und Extras wie Milch und Sirup.
• Bar- und Kartenzahlung, geteilte Zahlung und getrennte Rechnungen nach Artikeln.
• Ein Monitor für Küche und Bar, dazu Küchenbons auf einem Drucker.
• Lager mit Rezepturen, Einkaufsliste und Lieferanten.
• Schichten, Tagesabschluss, Z-Bericht und Benachrichtigungen per Telegram.

Tische, Räume und Service

Wenn Sie Sitzplätze haben, legen Sie in Ordo Ihre Räume und Tische so an, wie sie tatsächlich stehen. Eröffnen Sie eine Bestellung am Tisch, parken Sie sie und machen Sie später weiter, oder stellen Sie sie auf „zum Mitnehmen“ um, wenn der Gast doch lieber geht.

Das Servicepersonal boniert auf dem eigenen Smartphone: Die Kellneransicht öffnet sich im Browser über das WLAN des Cafés, installiert werden muss nichts. Möchte eine Gruppe getrennt zahlen, teilt die Kasse die Artikel direkt auf mehrere Rechnungen auf.

Küche und Bar sehen die Bestellung sofort

Sobald eine Bestellung abgeschickt ist, erscheint sie auf dem Küchenmonitor, das kann jedes Tablet oder ein zweiter Bildschirm sein. Koch oder Barista setzen sie mit einem Tippen von „wartet“ auf „fertig“. Sie können mehrere Stationen anlegen, etwa Bar und Küche, und jeder ihre eigenen Menükategorien zuweisen: Die Küche sieht dann keinen Kaffee und die Bar keine Suppe.

Arbeitet Ihre Küche lieber mit Papier, druckt Ordo Küchenbons auf einem eigenen Drucker, und die Sprache der Bons lässt sich getrennt von der Sprache der Kasse einstellen.

Lager und Wareneinsatz ohne Notizbuch

Jedes Gericht und jedes Getränk bekommt eine Rezeptur: wie viele Gramm, Milliliter oder Stück in eine Portion gehen oder in eine Charge mit fester Ausbeute. Wird ein Artikel verkauft, bucht Ordo die Zutaten ab, berechnet den Wareneinsatz aus der Rezeptur und zeigt, was knapp wird. Die Einkaufsliste stellt sich selbst zusammen und ist mit einem Tippen gedruckt, und Lieferungen buchen Sie bei Ankunft in Ordo ein.

Getränkegrößen werden richtig berücksichtigt: Ein großer Cappuccino verbraucht mehr Milch als ein kleiner. Außerdem können Sie Ausgaben des Cafés erfassen, von der Miete bis zum kleinen Einkauf, und sehen sie direkt neben dem Umsatz.

Schichten, Bargeld und Zugriffsrechte

Jede Person im Team meldet sich selbst an: Inhaber, Manager, Kassierer, Service oder Küche, und der Inhaber legt fest, wer was darf. Rabatte können die in den Einstellungen festgelegte Grenze nicht überschreiten, und eine Rückerstattung braucht die PIN eines Managers oder des Inhabers.

Beim Schichtabschluss sehen Sie sofort, wie viel Bargeld in der Kassenlade sein sollte und wie viel per Karte gezahlt wurde. Zu jeder Schicht gibt es einen PDF-Bericht, und die Summen sowie Warnungen zu knappen Beständen kommen per Telegram bei Ihnen an, auch wenn Sie nicht im Café sind.

Hardware und Betrieb ohne Internet

Ordo wird auf einem Windows- oder Linux-Rechner installiert und speichert Ihre Daten auf diesem Rechner. So kassiert die Kasse weiter, wenn das Internet ausfällt. Tablets und Smartphones verbinden sich über das WLAN des Cafés und laufen in einem normalen Browser.

• Bondrucker (ESC/POS, Thermo, 58 oder 80 mm) per USB sowie eine Kassenlade.
• Jedes Kartenterminal: Der Gast zahlt am Terminal, und in Ordo wird die Bestellung als Kartenzahlung markiert.
• Beliebig viele Tablets und Smartphones ohne Aufpreis.

Was die Einrichtung kostet und was Sie kaufen müssen

Ein Café mit Kassensystem hat zwei Kostenblöcke: das Software-Abo und die Hardware, die Sie einmal kaufen. Ordo kostet 1.990 KGS im Monat pro Café, also 23.880 KGS im Jahr, und darin sind Kasse, Küchenmonitor, Lager, Berichte und beliebig viele Geräte schon enthalten. Separate Rechnungen für Module, Arbeitsplätze oder Tablets gibt es nicht.

Die Hardware wählen Sie selbst und kaufen sie bei einem Händler Ihrer Wahl. Für dieselben Geräte schwanken die Preise stark, deshalb nennen wir hier keine: Holen Sie zwei, drei Angebote ein und tragen Sie die Zahlen in Ihr eigenes Budget ein. Einiges davon haben Sie vermutlich schon, und manche Positionen der Tabelle können Sie ganz weglassen.

Was ein Café für den Start mit Ordo braucht

Ordo: 1.990 KGS im Monat pro Café, die ersten 2 Wochen kostenlos. Hardwarepreise hängen vom Händler ab.

Schritt für Schritt starten

Einen Techniker brauchen Sie nicht: Alles wird in der App eingerichtet, und eine kleine Karte ist an einem Abend erfasst. Diese Reihenfolge hat sich bewährt:

• Ordo auf dem Rechner installieren und den Einrichtungsassistenten durchgehen: Sprache, Land, Name des Cafés und das Konto des Inhabers. Das Land legt die Währung fest, für Deutschland und Österreich also Euro.
• Mit Demodaten starten, wenn Sie erst üben wollen, oder mit einer leeren Datenbank, wenn Sie gleich Ihre eigene Karte anlegen.
• Kategorien, Artikel, Größen und Extras anlegen. Liegt Ihre Karte schon in einer Tabelle vor, können Sie die Artikel aus einer CSV-Datei laden.
• Rezepturen anlegen, zumindest für die Bestseller, damit das Lager Zutaten abbucht und den Wareneinsatz berechnet.
• Drucker anschließen, einen Testbeleg und einen Küchenbon drucken und den Küchenmonitor über den QR-Code in den Einstellungen auf einem Tablet öffnen.
• Mitarbeitende mit ihren Rollen anlegen und vor der Eröffnung eine Probeschicht fahren, damit das Team ohne echte Schlange übt.

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