Der Kurzplan: 12 Schritte bis zur ersten Tasse
Ein Café zu eröffnen stellt man sich am besten als Kette vor, in der jede Entscheidung auf der vorigen aufbaut. Das Konzept bestimmt die Räume, die Räume bestimmen die Ausstattung, und Ausstattung und Karte bestimmen Budget und Team. Der teuerste Anfängerfehler ist, einen Mietvertrag zu unterschreiben oder eine Espressomaschine zu kaufen, bevor die Zahlen stehen. Deshalb kommt die Kalkulation in diesem Plan schon an zweiter Stelle.
Die Reihenfolge der Eröffnung
| Schritt | Was zu tun ist | Ergebnis |
|---|---|---|
| 1. Konzept | Zum Mitnehmen, mit Sitzplätzen oder mit Küche | Sie wissen, welche Räume und welches Team Sie brauchen |
| 2. Zahlen | Gründungsbudget und Break-even | Wie viele Bons Sie am Tag brauchen |
| 3. Räume | Laufkundschaft, Strom, Wasser, Lüftung, Mietvertrag prüfen | Ein Mietvertrag ohne Überraschungen |
| 4. Anmeldung | Rechtsform wählen, Gewerbe anmelden | Ihr Betrieb ist offiziell gemeldet |
| 5. Steuern | Steuerliche Erfassung mit der Steuerberatung | Sie wissen, was wann zu zahlen ist |
| 6. Kasse und Belege | Lokale Kassen- und Belegvorschriften klären | Sie stellen Belege so aus, wie es vorgeschrieben ist |
| 7. Hygiene und Brandschutz | Lebensmittelrecht, Schulungen, Auflagen | Bereit für eine Kontrolle |
| 8. Ausstattung | Bar und Theke | Die Bar brüht, die Kasse druckt |
| 9. Karte | Lieferanten, Rezepturen, Wareneinsatz, Preise | Eine Karte mit klarer Marge |
| 10. Team | Baristas einstellen und schulen | Leute und ein Schichtplan |
| 11. Software | Karte, Lager und Personal im Kassensystem | Jeder Verkauf wird erfasst |
| 12. Start | Probetag, Soft Opening, erster Monat | Sie verkaufen und sehen die Zahlen |
Schritt 1. Das Konzept wählen
Ein Coffee-to-go-Stand braucht am wenigsten Geld, lebt aber vollständig von der Laufkundschaft. Ein Café mit Sitzplätzen verdient an Gästen, die für ein zweites Getränk und ein Stück Kuchen bleiben, zahlt aber für Fläche, Möbel und Reinigung. Ein Café mit Küche hebt den Durchschnittsbon mit Frühstück und Mittagstisch und bringt dafür einen Koch, Lüftung, Kühlung und deutlich strengere Hygieneauflagen mit. Wenn Sie unsicher sind, fangen Sie kleiner an: Vom To-go-Konzept zu Sitzplätzen zu wachsen ist leichter, als einen bereits gemieteten Raum zu verkleinern.
Schritt 2. Rechnen, bevor Sie den Mietvertrag unterschreiben
Teilen Sie das Budget in einmalige Kosten (Ausbau, Ausstattung, Möbel, Erstausstattung Waren, Schild, Mietkaution) und monatliche Kosten (Miete, Löhne, Nebenkosten, Einkauf, Steuern, Software). Halten Sie eine Reserve für mehrere Monate Fixkosten bereit: Ein neues Café braucht Zeit, bis es gefunden wird, und der Umsatz liegt anfangs fast immer unter Plan.
Dann berechnen Sie den Break-even: monatliche Fixkosten geteilt durch das, was von einem Bon nach dem Wareneinsatz übrig bleibt. Als Beispielannahme: Fixkosten 12.000 USD im Monat, Durchschnittsbon 8 USD, Wareneinsatz 30 %. Jeder Bon lässt 5,60 USD übrig, Sie brauchen also rund 2.143 Bons im Monat oder etwa 72 am Tag. Das sind Beispielzahlen; setzen Sie Ihre eigenen ein und bedenken Sie, dass Kartengebühren und Schwund die Zahl noch erhöhen.
Schritt 3. Räume finden und prüfen
Zählen Sie die Passanten vor der Tür morgens, mittags und abends, an einem Werktag und am Wochenende. Prüfen Sie die Räume dann wie ein Techniker: die verfügbare elektrische Leistung, Wasser und Abwasser dort, wo die Bar stehen soll, Lüftung, wenn Sie kochen wollen, Lager und Anlieferung, ob ein Außenschild und eine Außenfläche erlaubt sind (fragen Sie bei der Stadt nach) und was der Mietvertrag zu Mieterhöhungen, Instandhaltung und der Nutzung als Gastronomie sagt.
Schritte 4 bis 7. Anmeldung, Steuern, Kasse und Hygiene: was Sie klären müssen
Die Regeln für Gastronomie sind von Land zu Land und oft von Gemeinde zu Gemeinde verschieden, deshalb nennen wir hier keine Gebühren, Fristen oder Steuersätze. Gehen Sie die folgenden Punkte mit dem Gewerbeamt, dem Finanzamt, der Lebensmittelüberwachung und Ihrer Steuerberatung durch, bevor Sie Verträge unterschreiben oder Geräte kaufen.
- Rechtsform und Anmeldung: Einzelunternehmen oder Gesellschaft, Gewerbeanmeldung und gegebenenfalls Handelsregister. Für eine Inhaberin oder einen Inhaber ist das Einzelunternehmen meist einfacher, für Partner oder geplante Filialen kann eine Gesellschaft sinnvoller sein.
- Genehmigungen: ob Sie für Ihr Konzept eine Gaststättenerlaubnis oder Ähnliches brauchen, besonders wenn Sie Alkohol ausschenken, dazu Außenbewirtschaftung, Werbeschild und Nutzungsänderung der Räume.
- Steuern: steuerliche Erfassung, Umsatzsteuer und die Sätze für Ihr Angebot, Vorauszahlungen und Buchführungspflichten. Lassen Sie sich das von Ihrer Steuerberatung erklären.
- Kasse und Belege: welche Anforderungen an Kassensysteme und Belege gelten, in Deutschland etwa die TSE-Pflicht für elektronische Kassen. Ordo druckt normale Kundenbelege, keine fiskalischen, und hat keine TSE. In Deutschland und Österreich ist es deshalb derzeit weder als Kasse noch als zusätzliches Verkaufssystem neben einer zertifizierten Kasse gedacht.
- Lebensmittelhygiene: Registrierung des Betriebs bei der zuständigen Behörde, Hygieneschulungen und Gesundheitsnachweise für Mitarbeitende, die mit Lebensmitteln arbeiten, ein Hygienekonzept für Bar und Küche.
- Brandschutz, Arbeitsschutz und Versicherungen: zulässige Personenzahl, Fluchtwege, Betriebshaftpflicht und die Pflichten als Arbeitgeber.
Schritt 8. Checkliste: Ausstattung für das Café
Kaufen Sie die Ausstattung erst, wenn Karte und Barlayout feststehen. Statt Preisen, die je nach Marke und Händler stark schwanken, finden Sie hier, was Sie den Verkäufer fragen sollten. Prüfen Sie auch, ob es für das Modell einen Service und Ersatzteile in Ihrer Nähe gibt.
Ausstattung für ein Café
| Gerät | Wofür | Worauf achten |
|---|---|---|
| Espressomaschine | Espresso und Milchgetränke | Anzahl der Brühgruppen für die Stoßzeit, Anschlussleistung, Service und Ersatzteile vor Ort |
| Espressomühle | Gleichmäßiger Mahlgrad und Geschmack | Tempo und Dosiergenauigkeit; eine zweite Mühle für entkoffeinierten Kaffee |
| Wasserfilter | Geschmack und Schutz vor Kalk | Wasser testen, Kartuschenwechsel einplanen |
| Unterbaukühlschrank | Milch und Desserts | Platz für einen Tag Betrieb |
| Spüle oder Spülmaschine | Saubere Tassen zur Stoßzeit | Wasser- und Abwasseranschluss vorhanden |
| Waage, Tamper, Kännchen | Genaue Rezepturen | Waage auf 1 Gramm genau, mit Timer |
| Computer oder Tablet | Bestellungen aufnehmen | Arbeitet weiter, wenn das Internet ausfällt |
| Thermo-Bondrucker | Belege und Barbons | 58 oder 80 mm, ESC/POS, USB |
| Kassenschublade | Bargeld | Wird über den Bondrucker angesteuert |
| Kartenterminal | Kartenzahlung | Konditionen der Bank; die Kasse markiert die Zahlung als Karte |
| Zertifizierte Kasse oder Fiskalgerät | Vorgeschriebene Belege, wo nötig | Lokale Vorgaben, etwa TSE in Deutschland |
| WLAN-Router | Tablets und Barmonitor | Getrenntes Gästenetz, Ersatz-Internet |
Schritt 9. Lieferanten, Karte und Wareneinsatz
Halten Sie die Karte kurz: Espresso-Klassiker, Filterkaffee, Tee, ein, zwei Signature-Drinks und eine kleine Kuchenvitrine. Wählen Sie die Rösterei, indem Sie Muster auf Ihrer eigenen Maschine verkosten, und sorgen Sie für Ersatzlieferanten bei Milch, Gebäck und Bechern. Schreiben Sie für jeden Artikel eine Rezeptur in Gramm und Millilitern und berechnen Sie mit unserem Rechner die Kosten pro Tasse, bevor Sie Preise festlegen.
Schritt 10. Team einstellen und schulen
Stellen Sie nach Haltung und Sorgfalt ein und bringen Sie das Handwerk danach bei. Besetzen Sie die Morgenspitze stärker als ruhige Stunden, schreiben Sie kurze Standards für Rezepturen, Öffnen und Schließen, Lieferungen und für den Fall, dass Internet oder Drucker ausfallen, und schulen Sie alle an Probetagen. Geben Sie jeder Person ein eigenes Login für die Kasse mit Rechten nach Rolle; in Ordo brauchen Rabatte über dem Limit und Erstattungen die PIN der Inhaberin oder des Inhabers.
Schritt 11. Software, die Sie ab dem ersten Tag brauchen
Sie brauchen eine Kasse, einen Barmonitor, ein Lager nach Rezepturen, Schichten mit Kassenzählung und Berichte. Vergleichen Sie die Gesamtkosten, nicht nur das Abo, und prüfen Sie, was passiert, wenn das Internet ausfällt.
- Die Ordo-App für Windows oder Linux speichert die Daten auf dem Café-Computer und kassiert offline weiter; Tablets und Smartphones verbinden sich über das WLAN des Cafés im Browser.
- Bestellungen erscheinen auf dem Barmonitor, sobald sie bezahlt sind.
- Jeder Verkauf bucht die Zutaten nach Rezeptur ab; Ordo warnt bei niedrigem Bestand und druckt eine Einkaufsliste.
- Schichten beginnen mit einem Wechselgeldbestand und enden mit Bar- und Kartenabgleich; Tagesumsätze und Benachrichtigungen per Telegram.
- ESC/POS-USB-Drucker mit 58 und 80 mm, eine Kassenschublade über den Drucker und das Kartenterminal jeder Bank.
- All das für 1.990 KGS im Monat pro Café (ca. 23 USD), beliebig viele Geräte, 14 Tage kostenlos testen und ohne Karte.
Checkliste für den Start und den ersten Monat
Vor der Eröffnung: Anmeldung und Steuerfragen erledigt, Hygieneschulungen und Nachweise des Teams vorhanden, Kassen- und Belegvorschriften geklärt, Rezepturen eingestellt, Karte und Anfangsbestand im Kassensystem, Drucker, Kassenschublade und Kartenterminal getestet, die Kasse bei abgeschaltetem Internet getestet und ein Probetag gelaufen, bei dem Bar- und Kartensummen mit dem Schichtbericht übereinstimmen.
Im ersten Monat gleichen Sie jeden Abend Bar- und Kartensummen ab, beobachten die Zahl der Bons und den Durchschnittsbon im Vergleich zum Break-even, prüfen täglich niedrige Bestände und schauen sich wöchentlich Bestseller, Verkäufe nach Stunden und Abweichungen von den Rezepturen an.
FAQ
Womit fange ich an, wenn ich ein Café eröffnen will?
Mit dem Konzept und den Zahlen. Entscheiden Sie zwischen To-go, Sitzplätzen oder Küche und rechnen Sie aus, wie viele Bons Sie am Tag für den Break-even brauchen. Erst dann suchen Sie Räume und kaufen Ausstattung.
Einzelunternehmen oder Gesellschaft für ein Café?
Für ein Café mit einer Inhaberin oder einem Inhaber ist das Einzelunternehmen meist einfacher. Eine Gesellschaft passt eher zu Partnern oder geplanten Filialen. Welche Form in Ihrem Land sinnvoll ist, klären Sie mit Ihrer Steuerberatung.
Welche Steuern zahlt ein Café?
Das hängt vom Land, der Rechtsform und Ihrem Angebot ab. Lassen Sie sich Umsatzsteuer, Ertragsteuern und Vorauszahlungen von Ihrer Steuerberatung oder dem Finanzamt erklären, bevor Sie Preise festlegen.
Welche Kasse braucht ein Café?
Das schreibt jedes Land selbst vor; in Deutschland müssen elektronische Kassen etwa mit einer TSE geschützt sein. Fragen Sie Ihre Steuerberatung, welche Anforderungen für Sie gelten.
Welche Genehmigungen brauche ich für ein Café?
Typisch sind Gewerbeanmeldung, Registrierung bei der Lebensmittelüberwachung, Hygieneschulungen fürs Team und je nach Konzept weitere Erlaubnisse, etwa für Alkohol oder Außenplätze. Welche genau, sagen Ihnen Gewerbeamt und Stadt.
Ersetzt Ordo eine zertifizierte Kasse oder ein Fiskalgerät?
Nein. Ordo druckt normale Kundenbelege und hat keine TSE. In Deutschland und Österreich ist es derzeit weder als Kasse noch neben einer zertifizierten Kasse für Verkäufe gedacht; klären Sie jeden Einsatz mit Ihrer Steuerberatung.