Eine Schicht von der Eröffnung bis zum Abschluss
Eine Schicht beginnt mit dem Wechselgeld: Die Kassenkraft trägt ein, wie viel Bargeld in der Lade liegt. Ab dann wird jede Barbewegung einzeln festgehalten, und abends muss sich niemand mehr erinnern, wer Geld für Milch herausgenommen hat.
- Schicht mit Anfangsbestand an Wechselgeld eröffnen.
- Einlagen und Entnahmen mit Notiz erfassen, dazu Abschöpfungen in den Tresor.
- Beim Abschluss gibt die Kassenkraft das gezählte Bargeld ein, und Ordo zeigt Sollbetrag und Differenz.
- Die Schichteinnahmen sind nach Zahlungsart getrennt und um Rückerstattungen bereinigt, so lässt sich die Kartensumme leicht mit dem Terminalbericht abgleichen.
- Jede abgeschlossene Schicht steht in einer Liste im Dashboard des Inhabers, mit einem PDF zu jeder.
X-Bericht und Z-Bericht
Der X-Bericht ist eine Momentaufnahme des Tages, jederzeit und ohne etwas abzuschließen: eingenommenes Geld, Rückerstattungen, Zahl der Rechnungen und Aufteilung nach Zahlungsarten. Praktisch zur Mittagszeit oder vor einer Übergabe.
Der Z-Bericht schließt den Geschäftstag ab. Er ist nummeriert und zeigt Anfangsbestand, Barbewegungen, Umsatz nach Zahlungsart, Rückerstattungen, Steuer, Umsatz je Mitarbeiter, Soll- und Istbestand, die Differenz und wer den Tag abgeschlossen hat. Solange noch jemand eine offene Schicht hat, schließt Ordo den Tag nicht. Beide Berichte lassen sich als CSV und Excel exportieren.
Wichtig: X- und Z-Bericht in Ordo sind interne Auswertungen, keine fiskalischen Berichte, und Ordo hat keine TSE. Den Z-Bon einer zertifizierten Kasse mit TSE in Deutschland oder einer Registrierkasse nach RKSV in Österreich ersetzen sie nicht, und in diesen Ländern ist Ordo derzeit weder als Kasse noch als zusätzliches Verkaufssystem gedacht. Klären Sie den Einsatz vorher mit Ihrer Steuerberatung.
Team und Berechtigungen
Ordo kennt fünf Rollen: Inhaber, Manager, Kassierer, Service und Küche. Jede Person meldet sich selbst an, und der Inhaber legt fest, was jede Rolle oder jede einzelne Person darf. Jede Änderung an Berechtigungen wird in einem Verlauf gespeichert.
- Rückerstattungen brauchen die PIN eines Managers oder des Inhabers, und dieselbe Prüfung können Sie für Rabatte einschalten.
- Jede Aktion wird der Person zugeordnet, die sie ausgeführt hat, so klären sich Streitfälle aus dem Protokoll statt aus dem Gedächtnis.
- Bestellungen werden nicht voreinander versteckt: Wer Zugriff auf Bestellungen hat, kann die Bestellung einer Kollegin abschließen, während sie Pause macht.
Einnahmen nach Tag und Monat
Das Dashboard des Inhabers zeigt Umsatz, durchschnittliche Rechnung und Bestseller für einen Tag, einen Monat oder einen frei gewählten Zeitraum. Der Geschäftstag richtet sich nach der Zeitzone des Cafés, damit späte Bestellungen nicht im falschen Tag landen. Die Tagesumsätze lassen sich in eine Tabelle exportieren, und Ausgaben des Cafés erfassen Sie in Ordo direkt neben den Einnahmen.
Was Ordo nicht macht: Zeiterfassung oder Lohnabrechnung. Schichten in Ordo sind Kassenschichten, es geht um Geld, nicht um Arbeitsstunden.
Das Wichtigste aufs Smartphone
Verbinden Sie Telegram, dann bekommt Ihre Gruppe beim Schichtabschluss die Liste der Produkte, die nachbestellt werden müssen, und eine Warnung, sobald ein Bestand knapp wird. Die Zusammenfassung des Kassenabschlusses lässt sich an eine beliebige WhatsApp-Nummer schicken. So bleibt der Inhaber auch an Tagen, an denen er nicht im Café ist, auf dem Laufenden.
All das steckt im normalen Preis: 1.990 KGS im Monat für ein Café (rund 23 US-Dollar), alle Funktionen und beliebig viele Geräte. Zwei Wochen kostenlos, keine Kreditkarte nötig.
FAQ
Was ist der Unterschied zwischen X-Bericht und Z-Bericht?
Ein X-Bericht zeigt die bisherigen Tagessummen und schließt nichts ab. Ein Z-Bericht schließt den Geschäftstag ab, bekommt eine Nummer und hält die Endsummen und die Kassendifferenz fest.
Ersetzt der Z-Bericht von Ordo einen fiskalischen Z-Bon?
Nein. Ordo druckt normale Kundenbelege und erstellt interne Berichte, eine TSE hat es nicht. Wo fiskalische Belege vorgeschrieben sind, etwa in Deutschland und Österreich, ist Ordo derzeit nicht als Kasse oder Zusatzsystem gedacht; klären Sie das mit Ihrer Steuerberatung.
Sieht der Inhaber, wer was verkauft hat?
Ja. Der Z-Bericht enthält den Umsatz je Mitarbeiter, und jede Aktion im System ist der Person zugeordnet, die sie ausgeführt hat.
Erfasst Ordo Arbeitszeiten oder berechnet Löhne?
Nein. Ordo erfasst Kassenschichten und Einnahmen, keine Arbeitszeiten und keine Lohnabrechnung.
Funktionieren Schichten und Berichte ohne Internet?
Ja. Schichten, X- und Z-Bericht und der Tagesabschluss laufen in der App auf dem Rechner im Café und hängen nicht am Internet. Telegram-Nachrichten warten und gehen raus, sobald die Verbindung wieder steht.
Sehen Kassenkräfte die Berichte aller Schichten?
Nein. Standardmäßig ist die Liste der abgeschlossenen Schichten mit ihren PDFs für Inhaber und Manager sichtbar sowie für alle, denen der Inhaber Zugriff auf Berichte gibt. Kassenkräfte schließen nur ihre eigene Schicht ab.