Warum ein Café eine Kasse braucht, die offline läuft
Der Morgenansturm wartet nicht, bis Ihr Provider die Leitung repariert. Mit einer reinen Cloud-Kasse wird ein Ausfall zur Schlange: Bestellungen auf Zetteln, Wechselgeld im Kopf gerechnet und abends die mühsame Suche, wie der Tag eigentlich gelaufen ist.
Bei Ordo hängt das Verkaufen nicht am Internet. Alles, was eine Schicht braucht, von Bestellung und Zahlung über den Beleg und den Küchenmonitor bis zum Tagesabschluss, läuft auf dem Rechner in Ihrem Café. Das Internet brauchen Sie nur für Extras wie Telegram-Benachrichtigungen und Backups auf Google Drive.
So funktioniert der Offline-Betrieb
Ein Rechner im Café ist zugleich Kasse und Ort, an dem Ihre Daten liegen. Darauf installieren Sie die Ordo-App für Windows oder Linux, schließen den Bondrucker per USB an und verbinden die Kassenlade mit dem Drucker.
Tablets und Smartphones verbinden sich über das WLAN des Cafés mit diesem Rechner und öffnen Ordo in einem normalen Browser. Der Router braucht dafür keinen Internetanschluss, die Geräte müssen nur im selben lokalen Netz sein.
- Bestellungen, Zahlungen, Schichten und Berichte liegen auf Ihrem Rechner, nicht auf einem fremden Server.
- Tablets an der Theke und der Küchenmonitor laufen über Ihr eigenes WLAN.
- Belege und Küchenbons kommen aus einem USB-Drucker mit 58 oder 80 mm.
- Ordo legt jeden Tag automatisch ein Backup seiner Datenbank auf demselben Rechner an.
Was offline läuft und was aufs Internet wartet
Alles rund ums Verkaufen läuft offline: Bestellungen aufnehmen, Bar- und Kartenzahlungen an der Kasse erfassen, Belege drucken, Küchenmonitor, Abbuchung nach Rezeptur, Schichtabschluss und Tagesbericht.
Ihr Kartenterminal ist ein eigenes Gerät. Ob es eine Verbindung zur Bank braucht, hängt vom Terminal und Ihrer Bank ab, nicht von Ordo. An der Kasse markieren Sie einfach, dass der Gast mit Karte bezahlt hat.
Was ohne Internet funktioniert
| Funktion | Offline | Hängt ab von |
|---|---|---|
| Bestellungen und Barzahlung | Funktioniert | Der Ordo-Rechner ist eingeschaltet |
| Kartenzahlung markieren | Funktioniert in Ordo | Das Terminal selbst braucht eventuell seine Bankverbindung |
| Belege und Küchenbons drucken | Funktioniert | USB-Drucker am Rechner |
| Küchenmonitor, Tablets, Smartphones im Service | Funktionieren | Das WLAN im Café |
| Lager, Rezepturen, Schichtabschluss, Berichte | Funktionieren | Der Ordo-Rechner ist eingeschaltet |
| Telegram-Benachrichtigungen | Warten | Werden auf dem Rechner gespeichert und gesendet, sobald Sie wieder online sind |
| Backup auf Google Drive | Wartet | Internet |
| App-Updates | Warten | Internet |
| Erste Aktivierung | Funktioniert nicht | Internet, einmalig |
| Online-Version im Browser | Funktioniert nicht | Internet, immer |
Ihr Abo und der Offline-Betrieb
Ordo kostet 1.990 KGS im Monat für ein Café (rund 23 US-Dollar), mit allen Funktionen und beliebig vielen Geräten. Die ersten 2 Wochen sind kostenlos, eine Kreditkarte ist nicht nötig.
Die Kasse wird bei der ersten Einrichtung einmalig mit einem Code aktiviert, dafür braucht es Internet. Danach wird das Abo geprüft, sobald der Rechner online ist. Sind Sie ein paar Tage offline, läuft die Kasse bis zum Ende des bezahlten Zeitraums oder der Testphase weiter, den sie bei der letzten Prüfung erhalten hat.
TSE-Kasse und Registrierkasse haben eigene Regeln
Ordo druckt normale Kundenbelege, keine fiskalischen, und hat keine technische Sicherheitseinrichtung (TSE). Ordo ist damit kein zertifiziertes Kassensystem nach Kassensicherungsverordnung in Deutschland und keine Registrierkasse nach RKSV in Österreich. Dort müssen elektronische Systeme, die Verkäufe aufzeichnen, in der Regel selbst gesichert bzw. registriert sein. Deshalb ist Ordo in diesen Ländern derzeit weder als Kasse noch als zusätzliches Verkaufssystem neben einer TSE-Kasse gedacht.
Offline kassieren und fiskalisch korrekt kassieren sind zwei verschiedene Fragen: Dass Ordo ohne Internet weiterläuft, sagt nichts darüber, ob es die steuerlichen Vorgaben eines Landes erfüllt.
Klären Sie deshalb jeden Einsatz vorher mit Ihrer Steuerberatung oder dem Finanzamt.
Das Café auf Ausfälle vorbereiten
Eine Offline-Kasse nimmt das größte Risiko weg, und ein paar Gewohnheiten machen Ausfälle noch entspannter:
- Lassen Sie den Ordo-Rechner die ganze Schicht über laufen: Tablets und Küchenmonitor arbeiten über ihn.
- Hängen Sie Rechner und Router an eine unterbrechungsfreie Stromversorgung (USV), damit ein kurzer Stromaussetzer nicht die Schicht beendet und das WLAN im Café stehen bleibt.
- Soll Ordo nie online gehen, schalten Sie in den Einstellungen den Offline-Modus ein. Er deaktiviert Cloud-Synchronisation, Backups auf Google Drive, WhatsApp, die Suche nach Updates und Nutzungsstatistiken, während Bestellungen, Zahlungen, Drucken und Geräte im lokalen Netz weiterlaufen.
- Kopieren Sie ab und zu ein Backup auf einen USB-Stick oder schalten Sie das Backup auf Google Drive ein.
- Fragen Sie Ihre Bank, wie sich Ihr Terminal offline verhält, und seien Sie bereit, Bargeld anzunehmen.
- Klären Sie vorab mit Ihrer Steuerberatung, welche Kassenvorschriften für Ihren Betrieb gelten.
Umstieg von einer anderen Kasse
Aus einem laufenden Café wurden bereits mehr als 12.000 echte Bestellungen in Ordo übernommen. Wir helfen Ihnen, Karte, Rezepturen und Verkaufshistorie aus Ihrem bisherigen System mitzunehmen: Schicken Sie uns einen Export, und wir kümmern uns gemeinsam darum. Fragen per WhatsApp, Telegram oder E-Mail.
FAQ
Funktioniert Ordo wirklich ohne Internet?
Ja, die App für Windows und Linux. Die Daten liegen auf dem Rechner im Café, deshalb laufen Verkauf, Belege und Küchenmonitor ohne Verbindung. Die Online-Version im Browser braucht Internet.
Funktionieren die Tablets auch offline?
Ja, solange sie mit dem Ordo-Rechner im WLAN des Cafés sind. Ein Tablet braucht das lokale Netz, nicht das Internet.
Was passiert mit meinen Daten, wenn der Rechner kaputtgeht?
Ordo legt täglich automatisch ein Backup seiner Datenbank auf diesem Rechner an. Zusätzlich können Sie das Backup auf Google Drive einschalten, das hochlädt, sobald Internet da ist. Eine Kopie auf einem separaten Datenträger lohnt sich ebenfalls.
Ersetzt Ordo eine TSE-Kasse oder Registrierkasse?
Nein. Ordo druckt normale Kundenbelege und hat keine TSE. Wo eine zertifizierte Kasse gesetzlich vorgeschrieben ist, etwa in Deutschland oder Österreich, ist Ordo derzeit auch nicht als Zusatzsystem für Bestellungen und Verkäufe gedacht; fragen Sie vorher Ihre Steuerberatung.
Welche Hardware brauche ich?
Einen Windows- oder Linux-Rechner, einen Thermo-Bondrucker (ESC/POS, 58 oder 80 mm) per USB und optional eine Kassenlade und Tablets. Ihr eigenes Kartenterminal können Sie behalten.
Muss ich etwas tun, wenn das Internet zurück ist?
Nein. Jede Bestellung ist bereits auf dem Rechner im Café gespeichert, und gespeicherte Telegram-Benachrichtigungen gehen von selbst raus, sobald die Verbindung wieder steht.
Und wenn neben dem Internet auch der Strom ausfällt?
Ohne Strom arbeitet keine Kasse. Alles, was vor dem Ausfall boniert wurde, ist aber schon auf dem Rechner gespeichert. Ist der Strom zurück, schalten Sie den Rechner ein und öffnen Ordo: Bestellungen, offene Schicht und Lagerbestände sind alle da.