খোলা থেকে বন্ধ পর্যন্ত একটি শিফট
শিফট শুরু হয় শুরুর ক্যাশ দিয়ে: ক্যাশিয়ার লেখেন ড্রয়ারে কত টাকা আছে। এরপর প্রতিটি ক্যাশ লেনদেন আলাদা করে লেখা থাকে, তাই সন্ধ্যায় কাউকে মনে করতে হয় না কে দুধ কিনতে টাকা নিয়েছিলেন।
- শুরুর ক্যাশ দিয়ে শিফট খুলুন।
- নোটসহ ড্রয়ারে টাকা রাখা আর তোলা, সঙ্গে সেফে জমা লিখে রাখুন।
- বন্ধের সময় ক্যাশিয়ার গোনা টাকা লেখেন, আর Ordo দেখায় কত থাকার কথা আর পার্থক্য কত।
- শিফটের বিক্রি রিফান্ড বাদ দিয়ে পেমেন্টের ধরন অনুযায়ী ভাগ করা থাকে, তাই কার্ডের মোট ব্যাংক টার্মিনালের রিপোর্টের সঙ্গে সহজে মেলানো যায়।
- প্রতিটি বন্ধ শিফট মালিকের ড্যাশবোর্ডের তালিকায় থাকে, প্রত্যেকটির PDF-সহ।
X রিপোর্ট আর Z রিপোর্ট
X রিপোর্ট কিছু বন্ধ না করেই যেকোনো মুহূর্তে দিনের একটি ছবি দেখায়: কত টাকা এল, রিফান্ড, বিলের সংখ্যা আর পেমেন্ট কীভাবে ভাগ হলো। দুপুরে বা শিফট হস্তান্তরের আগে কাজে লাগে।
Z রিপোর্ট ব্যবসার দিন বন্ধ করে। এর একটি নম্বর থাকে, আর এতে দেখা যায় শুরুর ক্যাশ, ক্যাশ লেনদেন, পেমেন্টের ধরন অনুযায়ী বিক্রি, রিফান্ড, ট্যাক্স, কর্মীদের বিক্রি, প্রত্যাশিত আর গোনা ক্যাশ, পার্থক্য আর কে দিনটা বন্ধ করলেন। কারও শিফট খোলা থাকলে Ordo দিন বন্ধ করতে দেয় না। দুটো রিপোর্টই CSV আর Excel-এ এক্সপোর্ট হয়।
মনে রাখবেন, Ordo-র X আর Z রিপোর্ট ভেতরের ম্যানেজমেন্ট রিপোর্ট, ফিসকাল নয়। আপনি যেখানে ব্যবসা করেন সেখানে আইন অনুযায়ী ফিসকাল রসিদ আর ফিসকাল Z রিপোর্ট বাধ্যতামূলক হলে সেগুলো আপনার ফিসকাল যন্ত্রই তৈরি করবে; Ordo তার পাশাপাশি চলে, বিকল্প হয় না।
কর্মী আর অনুমতি
Ordo-তে পাঁচটি রোল আছে: মালিক, ম্যানেজার, ক্যাশিয়ার, ওয়েটার আর শেফ। প্রত্যেকে নিজের অ্যাকাউন্টে লগইন করেন, আর প্রতিটি রোল বা আলাদা আলাদা মানুষ কী করতে পারবেন, তা ঠিক করেন মালিক। অনুমতিতে প্রতিটি পরিবর্তনের ইতিহাস থাকে।
- রিফান্ডে ম্যানেজার বা মালিকের PIN লাগে, আর ডিসকাউন্টের জন্যও একই যাচাই চালু করা যায়।
- প্রতিটি কাজ যিনি করেছেন তাঁর নামে লেখা থাকে, তাই মতভেদ মেটে রেকর্ড দেখে, স্মৃতি থেকে নয়।
- কর্মীদের মধ্যে অর্ডার লুকানো থাকে না: অর্ডারের অ্যাক্সেস থাকা যে কেউ বিরতিতে থাকা সহকর্মীর অর্ডার শেষ করতে পারেন।
দিন আর মাস ধরে বিক্রি
মালিকের ড্যাশবোর্ডে এক দিন, এক মাস বা আপনার বেছে নেওয়া যেকোনো সময়ের বিক্রি, গড় বিল আর সবচেয়ে বেশি বিক্রি হওয়া আইটেম দেখা যায়। ব্যবসার দিন চলে ক্যাফের নিজের টাইম জোন ধরে, তাই গভীর রাতের অর্ডার ভুল দিনে চলে যায় না। দৈনিক বিক্রি স্প্রেডশিটে এক্সপোর্ট হয়, আর ক্যাফের খরচও Ordo-তে বিক্রির ঠিক পাশেই লিখে রাখতে পারেন।
Ordo যা করে না: হাজিরা খাতা বা বেতনের হিসাব। Ordo-র শিফট মানে ক্যাশ শিফট, অর্থাৎ টাকার হিসাব, কাজের ঘণ্টা নয়।
দরকারি হিসাব আপনার ফোনে
Telegram যুক্ত করুন, শিফট বন্ধ হলে আপনার গ্রুপে যাবে কোন প্রোডাক্ট আবার কিনতে হবে তার তালিকা, আর স্টক কমলেই সতর্কবার্তা। ক্যাশ ক্লোজিংয়ের সারাংশ যেকোনো WhatsApp নম্বরে পাঠানো যায়। যেদিন দোকানে আসেন না, সেদিনও মালিক ফোন থেকেই খবর রাখতে পারেন।
এ সবই সাধারণ দামের মধ্যে: এক ক্যাফের জন্য মাসে ১৯৯০ সোম (KGS), প্রায় ২৩ মার্কিন ডলার, সব ফিচার আর যত খুশি ডিভাইসসহ। দুই সপ্তাহ বিনামূল্যে, কার্ড লাগে না।
প্রশ্নোত্তর
X রিপোর্ট আর Z রিপোর্টের পার্থক্য কী?
X রিপোর্ট দেখায় এখন পর্যন্ত দিনের মোট হিসাব আর কিছুই বন্ধ করে না। Z রিপোর্ট ব্যবসার দিন বন্ধ করে, একটি নম্বর পায়, আর চূড়ান্ত মোট ও ক্যাশের পার্থক্য লিখে রাখে।
Ordo-র Z রিপোর্ট কি ফিসকাল Z রিপোর্টের বিকল্প?
না। Ordo সাধারণ গ্রাহক রসিদ ছাপে আর ভেতরের রিপোর্ট তৈরি করে। যেখানে ফিসকাল কাগজপত্র বাধ্যতামূলক, সেখানে সেগুলো আপনার ফিসকাল যন্ত্রই তৈরি করতে থাকবে।
মালিক কি দেখতে পারেন কে কী বিক্রি করলেন?
হ্যাঁ। Z রিপোর্টে কর্মীদের বিক্রি থাকে, আর সিস্টেমের প্রতিটি কাজ যিনি করেছেন তাঁর নামে লেখা থাকে।
Ordo কি কাজের ঘণ্টা গোনে বা বেতন হিসাব করে?
না। Ordo ক্যাশ শিফট আর বিক্রির হিসাব রাখে, হাজিরা বা বেতনের নয়।
শিফট আর রিপোর্ট কি ইন্টারনেট ছাড়া চলে?
হ্যাঁ। শিফট, X আর Z রিপোর্ট আর দিন বন্ধ করা সব চলে ক্যাফের কম্পিউটারের অ্যাপে, ইন্টারনেটের ওপর নির্ভর করে না। Telegram বার্তা অপেক্ষা করে আর সংযোগ ফিরলে চলে যায়।
ক্যাশিয়াররা কি সব শিফটের রিপোর্ট দেখতে পান?
না। ডিফল্টভাবে বন্ধ শিফটের তালিকা আর তাদের PDF দেখেন মালিক, ম্যানেজার আর মালিক যাঁদের রিপোর্টের অ্যাক্সেস দেন তাঁরা। ক্যাশিয়াররা দেখেন না; তাঁরা শুধু নিজের শিফট বন্ধ করেন।