কফি শপের ব্যবসা কীভাবে শুরু করবেন: প্রথম কাপ পর্যন্ত ধাপে ধাপে পরিকল্পনা

সংক্ষিপ্ত পরিকল্পনা: প্রথম কাপ পর্যন্ত ১২টি ধাপ

কফি শপ খোলাকে একটা শিকলের মতো ভাবা সবচেয়ে সহজ, যেখানে প্রতিটি সিদ্ধান্ত আগেরটার ওপর দাঁড়িয়ে। ফরম্যাট ঠিক করে দেয় জায়গা, জায়গা ঠিক করে যন্ত্রপাতি, আর যন্ত্রপাতি ও মেনু মিলে ঠিক হয় বাজেট আর টিম। নতুনদের সবচেয়ে দামি ভুল হলো হিসাব কষার আগেই ভাড়ার চুক্তি সই করা বা এসপ্রেসো মেশিন কিনে ফেলা। সেজন্যই এই পরিকল্পনায় হিসাব আসে দ্বিতীয় ধাপে।

কফি শপ খোলার ক্রম

ধাপ ১. ফরম্যাট বেছে নিন

টেকঅ্যাওয়ে কাউন্টারে টাকা সবচেয়ে কম লাগে, কিন্তু এটা পুরোপুরি পথচারীর ভিড়ের ওপর চলে। বসার জায়গাসহ ক্যাফে আয় করে সেই অতিথিদের থেকে যাঁরা বসে দ্বিতীয় কাপ আর একটা পেস্ট্রি নেন, তবে তাতে জায়গা, আসবাব আর পরিষ্কারের খরচ বাড়ে। রান্নাঘরসহ ক্যাফে নাস্তা আর দুপুরের খাবার দিয়ে গড় বিল বাড়ায়, আর সঙ্গে যোগ হয় রাঁধুনি, ভেন্টিলেশন, ঠান্ডা সংরক্ষণ আর অনেক কড়া খাদ্য নিরাপত্তার শর্ত। নিশ্চিত না হলে ছোট থেকে শুরু করুন: টেকঅ্যাওয়ে থেকে বসার জায়গায় বড় হওয়া সহজ, ভাড়া নেওয়া বড় ঘর ছোট করা কঠিন।

ধাপ ২. ভাড়ার চুক্তির আগে হিসাব কষুন

বাজেটকে দুই ভাগে ভাগ করুন: এককালীন খরচ (ইন্টেরিয়র, যন্ত্রপাতি, আসবাব, প্রথম স্টক, সাইনবোর্ড, ভাড়ার অগ্রিম) আর মাসিক খরচ (ভাড়া, বেতন, বিদ্যুৎ-পানি, কাঁচামাল, কর, সফটওয়্যার)। কয়েক মাসের স্থির খরচ চালানোর মতো রিজার্ভ রাখুন: নতুন ক্যাফেকে মানুষ চিনতে সময় নেয়, আর শুরুর দিকের বিক্রি প্রায় সবসময় পরিকল্পনার চেয়ে কম হয়।

তারপর ব্রেক-ইভেন পয়েন্ট বের করুন: মাসের স্থির খরচকে ভাগ করুন একটা বিল থেকে কাঁচামালের খরচ বাদে যা থাকে তা দিয়ে। উদাহরণ হিসেবে ধরে নিই: স্থির খরচ মাসে ৩,০০০ মার্কিন ডলার, গড় বিল ৫ ডলার, কাঁচামালের খরচ ৩০%। প্রতিটি বিল থেকে থাকে ৩.৫০ ডলার, তাই মাসে লাগবে প্রায় ৮৫৮টি বিল, অর্থাৎ দিনে প্রায় ২৯টি। এগুলো শুধু উদাহরণের অনুমান; নিজের সংখ্যা বসান, আর মনে রাখুন বিক্রির ওপর কর, কার্ড বা মোবাইল পেমেন্টের ফি আর অপচয় সংখ্যাটা আরও বাড়িয়ে দেয়।

ধাপ ৩. জায়গা খুঁজুন ও যাচাই করুন

সকাল, দুপুর আর সন্ধ্যায়, সপ্তাহের কাজের দিনে আর ছুটির দিনে দরজার সামনে দিয়ে কত লোক যায় তা গুনুন। তারপর ইঞ্জিনিয়ারের চোখে জায়গাটা দেখুন: কত বিদ্যুতের লোড বরাদ্দ আছে, বার যেখানে বসবে সেখানে পানি আর ড্রেনেজ আছে কি না, রান্না করলে ভেন্টিলেশন, স্টোর রুম আর সাপ্লায়ারের মাল নামানোর সুবিধা, সাইনবোর্ড লাগানোর অনুমতি (স্থানীয় সিটি কর্পোরেশন বা পৌরসভার নিয়ম দেখে নিন), আর ভাড়ার চুক্তিতে ভাড়া বাড়ানো, মেরামত আর ব্যবসার ঠিকানা হিসেবে ব্যবহারের শর্ত।

ধাপ ৪ থেকে ৭. নিবন্ধন, কর, রসিদ আর খাদ্য নিরাপত্তা: কী কী যাচাই করবেন

এই অংশের নিয়ম দেশ, রাজ্য আর শহরভেদে আলাদা, আর প্রায়ই বদলায়। তাই এখানে আমরা কোনো ফি, করের হার বা সময়সীমা লিখছি না, শুধু বলছি কোন কোন বিষয় স্থানীয় কর্তৃপক্ষ আর একজন হিসাবরক্ষকের কাছ থেকে নিশ্চিত করবেন, এবং সেটা জায়গার চুক্তি আর সাজসজ্জায় টাকা ঢালার আগেই।

• ব্যবসার রূপ: একক মালিকানা, অংশীদারি নাকি কোম্পানি। অংশীদার বা বিনিয়োগকারী থাকলে কিংবা একাধিক শাখার পরিকল্পনা থাকলে এই সিদ্ধান্ত গুরুত্বপূর্ণ।
• নিবন্ধন ও লাইসেন্স: ব্যবসার নিবন্ধন, স্থানীয় সংস্থার ট্রেড লাইসেন্স, আর খাবার বিক্রির জন্য আলাদা অনুমতি লাগে কি না।
• কর: আয়কর, ভ্যাট বা জিএসটি নিবন্ধন কখন লাগে, কোন হারে আর কত দিন পরপর রিটার্ন দিতে হয়।
• রসিদ: আপনার দেশে কর কর্তৃপক্ষের অনুমোদিত ফিসকাল ডিভাইস, ইএফডি-র মতো যন্ত্র বা ই-ইনভয়েস বাধ্যতামূলক কি না।
• খাদ্য নিরাপত্তা: খাদ্য লাইসেন্স বা নিবন্ধন, যাঁরা খাবার নাড়াচাড়া করেন তাঁদের স্বাস্থ্য পরীক্ষা, পরিচ্ছন্নতার মান আর পরিদর্শনের নিয়ম।
• অগ্নি নিরাপত্তা ও ভবন: ফায়ার সেফটির শর্ত, আর জায়গাটা খাবারের ব্যবসার জন্য ব্যবহারের অনুমতি আছে কি না।
• কর্মী: নিয়োগের চুক্তি, ন্যূনতম মজুরি আর কর্মী সংক্রান্ত অন্য বাধ্যবাধকতা।

ধাপ ৮. কফি শপের যন্ত্রপাতির চেকলিস্ট

মেনু আর বারের নকশা চূড়ান্ত হওয়ার পর যন্ত্রপাতি কিনুন। ব্র্যান্ড আর সাপ্লায়ারভেদে দাম বদলায়, তাই দামের বদলে এখানে দেওয়া হলো বিক্রেতাকে কী জিজ্ঞেস করবেন। মডেলটির জন্য আপনার শহরে সার্ভিস সেন্টার আর খুচরা যন্ত্রাংশ পাওয়া যায় কি না, সেটাও দেখে নিন।

কফি শপের যন্ত্রপাতি

ধাপ ৯. সাপ্লায়ার, মেনু আর খরচ

মেনু ছোট রাখুন: এসপ্রেসো-ভিত্তিক ক্লাসিক পানীয়, ফিল্টার কফি, চা, দু-একটা সিগনেচার ড্রিংক আর ছোট একটা পেস্ট্রির শোকেস। রোস্টার বাছুন নিজের মেশিনে স্যাম্পল চেখে দেখে, আর দুধ, পেস্ট্রি ও কাপের জন্য একজন বিকল্প সাপ্লায়ারও ঠিক রাখুন। প্রতিটি আইটেমের রেসিপি গ্রাম আর মিলিলিটারে লিখুন, আর দাম ঠিক করার আগে আমাদের ক্যালকুলেটরে এক কাপ কফির খরচ বের করে নিন।

ধাপ ১০. টিম নিয়োগ ও প্রশিক্ষণ

মানসিকতা আর যত্ন দেখে লোক নিন, কাজ শিখিয়ে নেওয়া যায়। শান্ত সময়ের চেয়ে সকালের ভিড়ে বেশি লোক রাখুন, রেসিপি, দোকান খোলা-বন্ধ, মাল গ্রহণ আর ইন্টারনেট বা প্রিন্টার বিকল হলে কী করতে হবে তার ছোট নিয়ম লিখে রাখুন, আর ট্রায়াল ডে-তে সবাইকে প্রশিক্ষণ দিন। প্রত্যেককে POS-এ আলাদা লগইন আর ভূমিকা অনুযায়ী অধিকার দিন; Ordo-তে সীমার বেশি ছাড় আর রিফান্ডে মালিকের PIN লাগে।

ধাপ ১১. প্রথম দিন থেকেই যে সফটওয়্যার লাগবে

আপনার লাগবে ক্যাশ কাউন্টার, বার স্ক্রিন, রেসিপি ধরে স্টক, ক্যাশ গোনাসহ শিফট আর রিপোর্ট। শুধু সাবস্ক্রিপশন নয়, পুরো খরচ তুলনা করুন, আর দেখে নিন ইন্টারনেট চলে গেলে কী হয়।

• Windows বা Linux-এর Ordo অ্যাপ ডেটা রাখে ক্যাফের কম্পিউটারে আর অফলাইনেও বিক্রি চালিয়ে যায়; ট্যাবলেট আর ফোন ক্যাফের Wi-Fi দিয়ে ব্রাউজারে যুক্ত হয়।
• পেমেন্ট হওয়ামাত্র অর্ডার বার স্ক্রিনে চলে আসে।
• প্রতিটি বিক্রিতে রেসিপি অনুযায়ী উপকরণ কাটা যায়; স্টক কমলে Ordo সতর্ক করে আর কেনাকাটার তালিকা প্রিন্ট করে।
• শিফট শুরু হয় ক্যাশ ফ্লোট দিয়ে, শেষ হয় নগদ আর কার্ডের হিসাব মিলিয়ে; দিনের মোট হিসাব আর Telegram-এ নোটিফিকেশন।
• ৫৮ ও ৮০ মিমি ESC/POS USB প্রিন্টার, প্রিন্টারের মাধ্যমে ক্যাশ ড্রয়ার আর যেকোনো ব্যাংকের কার্ড টার্মিনাল।
• এই সবকিছু প্রতি ক্যাফে মাসে ১৯৯০ কিরগিজ সোম (KGS), প্রায় ২৩ মার্কিন ডলারে, যত খুশি ডিভাইসে, ১৪ দিনের ফ্রি ট্রায়ালসহ আর কোনো কার্ড ছাড়াই।
• Ordo-র রসিদ সাধারণ গ্রাহক রসিদ, ফিসকাল নয়: যেখানে অনুমোদিত ফিসকাল ডিভাইস বা ই-ইনভয়েস লাগে, Ordo তার বদলি নয়, পাশাপাশি চলে।

উদ্বোধনের চেকলিস্ট আর প্রথম মাস

খোলার আগে: নিবন্ধন, লাইসেন্স আর করের বিষয় চূড়ান্ত, কর্মীদের স্বাস্থ্য পরীক্ষা হালনাগাদ, রসিদের নিয়ম মেনে প্রস্তুতি সম্পন্ন, রেসিপি ঠিকঠাক, মেনু আর শুরুর স্টক POS-এ তোলা, প্রিন্টার, ক্যাশ ড্রয়ার আর কার্ড টার্মিনাল পরীক্ষা করা, ইন্টারনেট বন্ধ রেখে ক্যাশ কাউন্টার চালিয়ে দেখা, আর এমন একটা ট্রায়াল ডে যেখানে নগদ ও কার্ডের মোট শিফট রিপোর্টের সঙ্গে মিলেছে।

প্রথম মাসে প্রতি সন্ধ্যায় নগদ আর কার্ডের হিসাব মেলান, বিলের সংখ্যা আর গড় বিল ব্রেক-ইভেন পয়েন্টের সঙ্গে তুলনা করুন, প্রতিদিন কম স্টক দেখুন, আর প্রতি সপ্তাহে সবচেয়ে বেশি বিক্রি হওয়া আইটেম, ঘণ্টাভিত্তিক বিক্রি আর রেসিপির সঙ্গে আসল খরচের পার্থক্য দেখুন।

প্রশ্নোত্তর

আরও পড়ুন