কফি শপ বিজনেস প্ল্যান: খরচ, ব্রেক-ইভেন আর বিনিয়োগ ফেরত, পুরো হিসাবসহ

কফি শপের বিজনেস প্ল্যানে কোন প্রশ্নের উত্তর থাকতে হবে

একটা বিজনেস প্ল্যান সংখ্যা দিয়ে তিনটি প্রশ্নের উত্তর দেয়: খুলতে আর প্রথম কয়েক মাস টিকে থাকতে কত টাকা লাগবে; ব্রেক-ইভেনে পৌঁছাতে দিনে কতজন গ্রাহক লাগবে; আর বিনিয়োগ ফেরত আসতে কত মাস লাগবে। নিচের অংশগুলো এই ক্রমেই সাজানো, আর স্প্রেডশিটের মতো প্রতিটি ধাপের সংখ্যা পরের ধাপে যায়।

• ফরম্যাট আর লোকেশন;
• গ্রাহক আর প্রতিযোগী;
• মেনু, প্রতি সার্ভিংয়ের খরচ আর গড় বিল;
• শুরুর খরচ;
• মাসিক স্থির খরচ আর পরিবর্তনশীল খরচ;
• তিনটি পরিস্থিতিতে বিক্রি;
• ব্রেক-ইভেন আর বিনিয়োগ ফেরত;
• ঝুঁকি আর প্রথম তিন মাসে কী মাপবেন।

ধাপ ১. ফরম্যাট, লোকেশন আর গ্রাহক

উদাহরণটা ২৫ বর্গমিটারের একটা কফি শপ, বার কাউন্টার আর ছয়টা আসন, মাসে ৩০ দিন খোলা। দুজন বারিস্তা শিফটে কাজ করেন, আর মালিক কেনাকাটা, টাকাপয়সা আর সোশ্যাল মিডিয়া সামলান।

জায়গা দেখতে কত সুন্দর তা দিয়ে নয়, লোক চলাচল দিয়ে লোকেশন বাছুন। কাজের দিনে সকাল ৮টা থেকে ১০টার মধ্যে দোকানের সামনে দাঁড়িয়ে প্রতি ১৫ মিনিটে কত লোক যায় গুনুন, আর কতজনের হাতে আগে থেকেই কফির কাপ আছে লিখে রাখুন। তারপর ১০ থেকে ১৫ মিনিট হাঁটা দূরত্বের পাঁচ থেকে সাতটা কফি শপে যান, আর তাদের ফরম্যাট, ক্যাপুচিনো ও আমেরিকানোর দাম, খাবারের অফার আর ভিড়ের সময়ের লাইন লিখে রাখুন। আপনি খুঁজছেন আশপাশের গ্রাহকের যা নেই সেটা, নকল করার মতো কিছু নয়।

ধাপ ২. মেনু, প্রতি সার্ভিংয়ের খরচ আর গড় বিল

মেনু ছোট রাখুন: ৮ থেকে ১২টা পানীয়, কয়েকটা ডেজার্ট আর হয়তো দুটো টেকঅ্যাওয়ে খাবার। প্রতি সার্ভিংয়ের খরচ বের করুন আমাদের এক কাপ কফির খরচ ক্যালকুলেটরে: তার উদাহরণে ৪.৫০ ডলারের একটা ক্যাপুচিনো বানাতে খরচ প্রায় ০.৮৪ ডলার, দামের প্রায় ১৯%।

গড় বিল হিসাব করুন পুরো ঝুড়ি থেকে, সবচেয়ে বেশি বিক্রি হওয়া পানীয় থেকে নয়। ধরা যাক ৭০% গ্রাহক শুধু একটা পানীয় নেন প্রায় ৪.০০ ডলারে, আর ৩০% নেন পানীয় আর ডেজার্ট প্রায় ৭.০০ ডলারে: ০.৭ × ৪.০০ + ০.৩ × ৭.০০ = ৪.৯০ ডলার। নিচের সব হিসাব এই গড় বিল ধরে।

ধাপ ৩. শুরুর খরচ

প্রথম গ্রাহক আসার আগে যা কিছু খরচ করেন, সবই শুরুর খরচ। প্রথম কয়েক মাসের জন্য আলাদা রিজার্ভ রাখুন: অনেক কফি শপ বন্ধ হয় আইডিয়া খারাপ ছিল বলে নয়, তৃতীয় মাসে টাকা ফুরিয়ে গেছে বলে।

ছোট কফি শপের শুরুর খরচ (উদাহরণ, মার্কিন ডলার)

সব অঙ্ক হিসাবের উদাহরণ, বাজারদর নয়। প্রতিটি লাইনের জায়গায় আসল কোটেশন বসান।

ধাপ ৪. মাসিক খরচ

স্থির খরচ দিতে হয় বিক্রি যা-ই হোক: ভাড়া, বেতন, বিদ্যুৎ-পানি, সফটওয়্যার, হিসাবরক্ষক। পরিবর্তনশীল খরচ বিক্রির সঙ্গে বাড়ে: উপকরণ আর কাপ, অপচয়, আর কার্ড বা মোবাইল পেমেন্টের ফি। ব্রেক-ইভেন বের করতে এ দুটো আলাদা করতে হবে।

উদাহরণে স্থির খরচ মাসে ২,৫০০ ডলার: ভাড়া ১,০০০, দুজন বারিস্তা ৬০০, কর্মী সংক্রান্ত অন্যান্য খরচ ৬০, বিদ্যুৎ-পানি-গ্যাস ২৫০, ইন্টারনেট ৩০, Ordo ২৩, হিসাবরক্ষক ১০০, মেশিন সার্ভিস ৬০, পরিষ্কার ৮০, মার্কেটিং ২০০ আর অন্যান্য ৯৭। মালিকের নিজের বেতন এতে ধরা নেই।

পরিবর্তনশীল খরচ বিক্রির ৩০%: উপকরণ, কাপ আর অপচয় ২৯%, কার্ড ও মোবাইল পেমেন্টের ফি প্রায় ১% (ধরা যাক অর্ধেক গ্রাহক কার্ড বা মোবাইলে দেন আর ফি ২%; আপনার ব্যাংক বা পেমেন্ট সেবার কাছে আসল হার জেনে নিন)। তাহলে বিক্রির প্রতি ডলার থেকে ৭০ সেন্ট থাকে স্থির খরচ আর লাভের জন্য, অর্থাৎ ৪.৯০ ডলারের বিল থেকে ৩.৪৩ ডলার। বিক্রি বা লাভের ওপর কোন কর, ভ্যাট বা জিএসটি বসবে আর তা কীভাবে পরিকল্পনায় ধরবেন, হিসাবরক্ষকের সঙ্গে ঠিক করুন; এখানের সংখ্যা ভ্যাট বা জিএসটি বাদে।

২৯% অনুমানে খুব বেশি ফাঁক নেই। ক্যালকুলেটর অনুযায়ী পানীয়ের খরচ দামের প্রায় ১৭ থেকে ২৩%, ডেজার্টে প্রায়ই ৪০%-এর কাছাকাছি, আর বারের অপচয় তার ওপরে যোগ হয়। উপকরণের খরচ ৩৩% হলে প্রতি বিলে থাকে ৩.২৩ ডলার, আর দিনে ২৫টির বদলে লাগবে ২৬টি বিল (ধাপ ৬ দেখুন); ৩৬% হলে থাকে ৩.০৯ ডলার আর লাগবে ২৭টি। তখন দাম বাড়ান বা খরচ কমান, আর সাপ্লায়ার দাম বদলালেই আবার হিসাব করুন।

ধাপ ৫. তিনটি পরিস্থিতিতে বিক্রি

বিক্রি = দিনে বিলের সংখ্যা × গড় বিল × ৩০ দিন। লাভ = বিক্রি × ০.৭০ − ২,৫০০ ডলার, মালিকের বেতনের আগে।

৪.৯০ ডলার গড় বিলে মাসিক বিক্রি আর লাভ (উদাহরণ)

ধাপ ৬. ব্রেক-ইভেন আর বিনিয়োগ ফেরত, ধাপে ধাপে

ব্রেক-ইভেন বিক্রি = ২,৫০০ ÷ ০.৭০ ≈ মাসে ৩,৫৭১ ডলার। মাসে বিল = ২,৫০০ ÷ ৩.৪৩ ≈ ৭২৯, অর্থাৎ দিনে প্রায় ২৫টি। গড় বিল ৪ ডলার হলে দিনে লাগত ৩০টি, ৬ ডলারে ২০টি, ৭ ডলারে ১৮টি। তাই গড় বিল বাড়ানো প্রায়ই সবচেয়ে সহজ উপায়।

মূল পরিস্থিতিতে সরল হিসাবে বিনিয়োগ ফেরত = ২৫,৯০০ ÷ ৩,৬৭৪ ≈ ৭.১ মাস। প্রথম তিন মাসে দিনে ৩০, ৪০ আর ৫০টি বিলের বাস্তবসম্মত ধীর শুরু ধরলে ওই তিন মাস মিলিয়ে আসে ৪,৮৪৮ ডলার (৫৮৭ + ১,৬১৬ + ২,৬৪৫), আর বাকি ২১,০৫২ ডলার ফেরত আসতে লাগে আরও ৫.৭ মাস: সব মিলিয়ে প্রায় ৯ মাস। সতর্ক পরিস্থিতিতে লাগে প্রায় দুই বছর, ভালো পরিস্থিতিতে প্রায় চার মাস।

ঝুঁকি আর প্রথম তিন মাসে কী মাপবেন

প্রধান ঝুঁকিগুলো হলো পরিকল্পনার চেয়ে কম গ্রাহক, কাঁচামালের দাম বাড়া, বারে অপচয়, একজন বারিস্তার ওপর নির্ভরতা, ভাড়া বদলানো আর মেশিন বিকল হওয়া। প্রতিটির জন্য লিখে রাখুন কোন সংখ্যা আপনাকে সতর্ক করবে আর তখন কী করবেন।

প্রতি সপ্তাহে পাঁচটা সংখ্যা পরিকল্পনার সঙ্গে মেলান: দিনে বিলের সংখ্যা, গড় বিল, বিক্রির শতাংশ হিসেবে উপকরণের খরচ, ঘণ্টা আর বার অনুযায়ী বিক্রি, আর রিজার্ভে কত টাকা বাকি। Ordo-তে প্রতিটি বিক্রিতে রেসিপি অনুযায়ী উপকরণ কাটা যায়, আর ড্যাশবোর্ডে যেকোনো সময়ের বিক্রি, সবচেয়ে বেশি বিক্রি হওয়া আইটেম আর গড় বিল দেখা যায়, সঙ্গে উপকরণের খরচ, গ্রস প্রফিট আর গ্রস মার্জিন। ইন্টারনেট থাকলে শিফট রিপোর্ট আর কম স্টকের সতর্কবার্তা Telegram-এ আসে। Ordo-র দাম প্রতি ক্যাফে মাসে ১৯৯০ কিরগিজ সোম (KGS), প্রায় ২৩ মার্কিন ডলার, যত খুশি ডিভাইসে, আর অফলাইনেও বিক্রি চালিয়ে যায়। এর রসিদ ফিসকাল নয়: যেখানে অনুমোদিত ফিসকাল ডিভাইস বা ই-ইনভয়েস লাগে, Ordo তার বদলি নয়, পাশাপাশি চলে।

প্রশ্নোত্তর

আরও পড়ুন