O plano resumido: 12 passos até a primeira xícara
Abrir uma cafeteria fica mais fácil quando você pensa numa corrente em que cada decisão se apoia na anterior. O formato define o ponto, o ponto define os equipamentos, e equipamentos e cardápio definem o orçamento e a equipe. O erro mais caro de quem está começando é assinar o aluguel ou comprar a máquina de espresso antes de fazer as contas, por isso os números vêm em segundo lugar neste plano.
A ordem de abertura
| Passo | O que fazer | Resultado |
|---|---|---|
| 1. Formato | Para viagem, com mesas ou com cozinha | Você sabe de que espaço e equipe precisa |
| 2. Números | Investimento inicial e ponto de equilíbrio | Quantas xícaras por dia você precisa vender |
| 3. Ponto | Fluxo, energia, água, exaustão, contrato | Um aluguel sem surpresas |
| 4. Empresa | Abrir a empresa com orientação do contador | Empresa registrada |
| 5. Impostos | Escolher o regime tributário | Você sabe o que pagar e quando |
| 6. Documento fiscal | Ver se precisa emitir nota fiscal e como | Vendas registradas como a lei pede |
| 7. Licenças | Alvará, vigilância sanitária, bombeiros, saúde da equipe | Pronto para uma fiscalização |
| 8. Equipamentos | Bar e balcão | O bar extrai, o caixa imprime |
| 9. Cardápio | Fornecedores, receitas, custo, preços | Um cardápio com margem clara |
| 10. Equipe | Contratar e treinar baristas | Pessoas e escala de turnos |
| 11. Sistema | Cardápio, estoque e equipe no PDV | Toda venda fica registrada |
| 12. Inauguração | Dia de teste, soft opening, primeiro mês | Você vende e enxerga os números |
Passo 1. Escolha o formato
Um balcão para viagem pede menos dinheiro, mas vive só do fluxo de pessoas. Uma cafeteria com mesas ganha com o cliente que fica para o segundo café e um doce, mas paga por área, móveis e limpeza. Uma cafeteria com cozinha aumenta o tíquete médio com café da manhã e almoço, e soma cozinheiro, exaustão, câmara fria e exigências sanitárias bem mais rígidas. Na dúvida, comece menor: crescer do balcão para um salão é mais fácil do que encolher um espaço que você já alugou.
Passo 2. Faça as contas antes de assinar o aluguel
Divida o orçamento em gastos únicos (obra, equipamentos, móveis, primeiro estoque, fachada, caução do aluguel) e custos mensais (aluguel, salários, contas, insumos, impostos, sistema). Guarde capital de giro para vários meses de custos fixos: uma cafeteria nova demora a ser descoberta, e o faturamento dos primeiros meses quase sempre fica abaixo do plano.
Depois calcule o ponto de equilíbrio: custos fixos mensais divididos pelo que sobra de cada tíquete depois do custo dos insumos. Por exemplo, suponha custos fixos de US$ 8.000 por mês, tíquete médio de US$ 6 e custo dos insumos de 30%. Cada tíquete deixa US$ 4,20, então você precisa de cerca de 1.905 tíquetes por mês, ou uns 64 por dia. São números ilustrativos em dólares; troque pelos seus e lembre que impostos sobre as vendas e desperdício empurram esse número para cima.
Passo 3. Encontre e avalie o ponto
Conte o fluxo na porta de manhã, no almoço e no fim da tarde, num dia útil e no fim de semana. Depois avalie o imóvel como um engenheiro: a carga elétrica disponível, água e esgoto onde vai ficar o bar, exaustão se você for cozinhar, espaço para estoque e acesso para fornecedores, se a prefeitura permite a fachada e o letreiro que você quer, e as cláusulas do contrato sobre reajuste, reformas e uso do endereço para a empresa.
Passos 4 a 7. Empresa, impostos, nota fiscal e licenças
Essas regras dependem do país e, no Brasil, também do estado e do município, e mudam com frequência. Por isso não damos aqui valores, alíquotas nem prazos: leve esta lista a um contador e à prefeitura antes de assinar qualquer coisa e antes de começar a obra.
- Empresa: qual tipo de empresa e quais atividades registrar para uma cafeteria, quem serão os sócios e se o endereço do imóvel pode ser usado para o registro.
- Impostos: qual regime tributário faz sentido para o faturamento previsto (no Brasil, o contador vai comparar opções como MEI, Simples Nacional e outras), quanto pagar e quando.
- Documento fiscal: se e como você precisa emitir nota fiscal ao consumidor, como a NFC-e, ou usar algum equipamento fiscal, e qual sistema certificado fará isso.
- Alvarás e licenças: alvará de funcionamento, licença ou cadastro na vigilância sanitária, vistoria do Corpo de Bombeiros e regras para letreiro e mesas na calçada, conforme o município.
- Equipe e alimentos: exames de saúde e treinamento em boas práticas de manipulação exigidos para quem lida com alimentos, além das obrigações trabalhistas de cada contratação.
- O Ordo imprime recibos comuns para o cliente, não documentos fiscais. Ele não substitui um emissor de nota fiscal eletrônica nem um equipamento fiscal certificado; funciona ao lado deles.
Passo 8. Lista de equipamentos para cafeteria
Compre os equipamentos depois de fechar o cardápio e o layout do bar. Em vez de preços, que variam por marca e fornecedor, veja o que perguntar ao vendedor. Confira também se o modelo tem assistência técnica e peças na sua cidade.
Equipamentos de uma cafeteria
| Item | Para quê | No que prestar atenção |
|---|---|---|
| Máquina de espresso | Espresso e bebidas com leite | Grupos suficientes para o pico, consumo de energia, assistência e peças na cidade |
| Moedor de espresso | Moagem e sabor constantes | Velocidade e precisão da dose; um segundo moedor para descafeinado |
| Filtro de água | Sabor e proteção contra calcário | Teste a água, planeje a troca de refil |
| Geladeira de balcão | Leite e doces | Capacidade para um dia de vendas |
| Pia ou lava-louças | Xícaras limpas no pico | Água e esgoto no lugar certo |
| Balança, tamper, leiteiras | Receitas precisas | Balança de 1 grama com cronômetro |
| Computador ou tablet | Lançar pedidos | Continua funcionando se a internet cair |
| Impressora térmica | Recibos e comandas do bar | 58 ou 80 mm, ESC/POS, USB |
| Gaveta de dinheiro | Dinheiro em espécie | Conecta na impressora de recibos |
| Maquininha de cartão | Pagamentos com cartão | Taxas do banco ou credenciadora; o PDV marca o pagamento como cartão |
| Emissor fiscal, se exigido | Nota fiscal ao consumidor | Sistema ou equipamento certificado indicado pelo contador |
| Roteador Wi-Fi | Tablets e tela do bar | Rede separada para clientes, internet reserva |
Passo 9. Fornecedores, cardápio e custos
Mantenha o cardápio enxuto: clássicos de espresso, café coado, chá, duas ou três bebidas da casa e uma vitrine pequena de doces e salgados. Escolha a torrefação provando amostras no seu próprio equipamento e tenha um fornecedor reserva de leite, doces e copos. Monte a ficha técnica de cada item em gramas e mililitros e calcule o custo do café por xícara com a nossa calculadora antes de definir os preços.
Passo 10. Contrate e treine a equipe
Contrate pela atitude e pelo cuidado, e ensine a técnica depois. Reforce a equipe no pico da manhã mais do que nos horários vazios, escreva padrões curtos de receitas, abertura e fechamento, recebimento de mercadoria e o que fazer quando a internet ou a impressora falham, e treine todo mundo em dias de teste. Dê a cada pessoa o próprio login no PDV, com permissões por função; no Ordo, descontos acima do limite e estornos pedem o PIN do dono.
Passo 11. O sistema que você precisa desde o primeiro dia
Você precisa de caixa, tela do bar, estoque por ficha técnica, turnos com conferência do caixa e relatórios. Compare o custo total, não só a mensalidade, e confira o que acontece quando a internet cai.
- O aplicativo do Ordo para Windows ou Linux guarda os dados no computador da cafeteria e continua vendendo sem internet; tablets e celulares entram pelo Wi-Fi da loja, no navegador.
- Os pedidos aparecem na tela do bar assim que são pagos.
- Cada venda dá baixa nos insumos pela ficha técnica; o Ordo avisa quando o estoque está baixo e imprime a lista de compras.
- O turno começa com o fundo de troco e termina com a conferência de dinheiro e cartão; totais do dia e alertas no Telegram.
- Impressoras ESC/POS USB de 58 e 80 mm, gaveta de dinheiro pela impressora e a maquininha de qualquer banco.
- Tudo isso por 1.990 KGS por mês por cafeteria (cerca de 23 dólares), com quantos aparelhos você quiser e 14 dias de teste grátis, sem cartão.
Checklist de inauguração e o primeiro mês
Antes de abrir: empresa e regime tributário resolvidos, licenças e exames da equipe em dia, emissão de nota fiscal combinada com o contador, receitas ajustadas, cardápio e estoque inicial no PDV, impressora, gaveta e maquininha testadas, o caixa testado com a internet desligada e um dia de teste feito com os totais de dinheiro e cartão batendo com o relatório do turno.
No primeiro mês, confira dinheiro e cartão toda noite, acompanhe o número de tíquetes e o tíquete médio em relação ao ponto de equilíbrio, olhe o estoque baixo todo dia e revise toda semana os mais vendidos, as vendas por hora e a diferença entre o consumo real e as receitas.
Dúvidas
Por onde começar para abrir uma cafeteria do zero?
Pelo formato e pelos números. Decida entre balcão para viagem, salão com mesas ou cozinha, e calcule quantos tíquetes por dia você precisa para empatar. Só depois procure o ponto e compre os equipamentos.
Que tipo de empresa abrir para uma cafeteria?
Depende de quantos sócios você terá, do faturamento previsto e das regras do seu país. No Brasil, o contador compara as opções e o regime tributário mais adequado para o seu caso antes do registro.
Quais impostos uma cafeteria paga?
Depende do país, do regime tributário e do faturamento. Não use alíquotas de outros negócios ou de artigos genéricos: peça ao seu contador a conta para a sua cafeteria antes de definir os preços.
Cafeteria precisa emitir nota fiscal?
Na maioria dos casos o estabelecimento precisa emitir documento fiscal ao consumidor, como a NFC-e no Brasil, mas as regras variam conforme o estado e o enquadramento da empresa. Confirme com o seu contador antes de abrir.
Preciso de licença da vigilância sanitária?
Estabelecimentos que servem alimentos seguem normas sanitárias e, conforme o município e a atividade, precisam de licença ou cadastro na vigilância sanitária. Consulte a prefeitura antes da obra, junto com o alvará e os bombeiros.
O Ordo substitui o emissor de nota fiscal?
Não. O Ordo imprime recibos comuns para o cliente e funciona ao lado do seu emissor fiscal certificado, cuidando de pedidos, tela do bar, estoque, turnos e relatórios.