Ficha técnica: o que vai em cada bebida
Comece cadastrando os insumos: café em grão, leite, xaropes, copos, tampas. Dê a cada um uma unidade, seja grama, quilo, mililitro, litro ou unidade, junto com o preço. Depois monte a ficha técnica: quanto de cada insumo vai numa porção.
Uma ficha técnica pode render várias porções de uma vez, o que serve para uma leva de xarope ou de massa. Quando a bebida tem tamanhos, cada tamanho ganha um multiplicador da receita base, por exemplo 1,5 para o copo grande, então você não precisa de uma ficha separada para cada tamanho.
- A baixa no estoque acontece automaticamente a cada venda.
- Estornos e itens cancelados que a cozinha ainda não começou devolvem os insumos ao estoque.
- Produtos de revenda, como água em garrafa ou salgados comprados prontos, são controlados por unidade.
Custo e lucro sem planilha
Com os insumos precificados, o Ordo calcula o custo da porção pela ficha técnica. Quando chega uma nova entrega, o preço do insumo passa a ser a média entre o que havia em estoque e o que acabou de chegar, então os seus custos acompanham o que você realmente paga.
O painel principal mostra quanto foi gasto em insumos no período, o lucro resultante e a margem em porcentagem. A exportação de vendas para Excel ou CSV detalha os mesmos números por produto. O custo fica registrado no momento da venda, então os relatórios antigos não mudam quando você altera preços.
Se alguns itens ainda não têm preço de insumo, o Ordo marca os números como incompletos em vez de mostrar uma margem bonita, mas errada.
Entradas, inventário e perdas
Tudo o que acontece com o estoque vai para um histórico de movimentações: vendas, entradas, inventários, ajustes e perdas. Dá para ver quem mudou um saldo, quando e por quê.
- Entradas: informe a quantidade de embalagens e o preço, e o saldo e o custo médio se atualizam.
- Inventário: depois da contagem, informe o que realmente está na prateleira.
- Perdas: leite estragado ou bebida derramada são baixados com motivo obrigatório.
Lista de compras agrupada por fornecedor
Para cada item você pode definir um estoque mínimo, até quanto repor, o tamanho da embalagem e o fornecedor. O Ordo monta uma lista de reposição mostrando o que acabou, o que está acabando, quantas embalagens comprar e quanto vão custar, agrupada por fornecedor.
Você pode imprimir a lista e, se o Telegram estiver conectado, o Ordo manda os avisos de estoque baixo e a lista de reposição no fechamento do turno direto para o grupo da equipe.
Por onde começar: a primeira semana com estoque
Você não precisa cadastrar o cardápio inteiro num dia. Comece pelo que mais vende e mais pesa no custo, e acrescente o resto aos poucos.
- Cadastre de 10 a 15 insumos principais: café, leite, bebida vegetal, xaropes, copos e tampas.
- Faça um inventário para que os saldos iniciais batam com a prateleira.
- Monte as fichas técnicas das bebidas mais vendidas e confira quanto custa fazer cada uma.
- Uma semana depois, conte de novo e use o histórico de movimentações para ver onde a prateleira e o saldo esperado não batem.
Faz parte do caixa e funciona offline
O estoque não é um programa à parte; ele faz parte do caixa do Ordo. O aplicativo para Windows e Linux guarda os dados no próprio computador da cafeteria, então a baixa pela ficha técnica continua rodando sem internet. O Ordo custa 1.990 KGS por mês por cafeteria (cerca de 23 USD), com estoque, fichas técnicas, monitor de cozinha e relatórios incluídos. As 2 primeiras semanas são grátis, sem cartão.
Já tem as fichas técnicas em outro sistema? Mande uma exportação e ajudamos a trazer cardápio, fichas técnicas e histórico de vendas.
Dúvidas
Como o Ordo calcula o custo de uma bebida?
Pela ficha técnica: a quantidade de cada insumo é multiplicada pelo preço dele. O preço do insumo é atualizado a cada entrada como a média entre o estoque antigo e o novo lote.
Preciso de uma ficha técnica para cada tamanho de copo?
Não. Cada tamanho ganha um multiplicador da porção base, como 1,5, e a baixa é calculada a partir de uma única ficha técnica.
Como faço o inventário?
Abra a seção de inventário e informe o que você realmente tem. A diferença vai para o histórico de movimentações, para você ver onde as contas não fecham.
Dá para controlar produtos de revenda, como água ou salgados?
Sim. Ative o controle de estoque no produto, dê entrada por embalagem, e ele aparece na lista de reposição junto com os insumos.
O estoque funciona offline?
Sim, no aplicativo para Windows e Linux. Baixas, entradas e inventários ficam salvos no computador da cafeteria. Os avisos do Telegram saem quando a conexão volta.
Consigo trazer as fichas técnicas de outro sistema?
Sim. Mande uma exportação do sistema atual e ajudamos a trazer cardápio, fichas técnicas e histórico de vendas, para você não ter que digitar tudo de novo.