카페 창업 절차: 준비부터 오픈까지 12단계

한눈에 보는 계획: 첫 잔까지 12단계

카페 창업은 앞의 결정이 다음 결정을 받치는 사슬로 생각하면 쉽습니다. 콘셉트가 상가를 정하고, 상가가 장비를 정하고, 장비와 메뉴가 예산과 인력을 정합니다. 초보 창업자가 가장 비싸게 치르는 실수는 숫자를 따져 보기 전에 임대차 계약서에 도장을 찍거나 에스프레소 머신부터 사는 것입니다. 그래서 이 계획에서는 숫자 계산이 두 번째 단계입니다.

카페 오픈 순서

1단계. 콘셉트 정하기

테이크아웃 전문점은 돈이 가장 적게 들지만 오롯이 유동인구에 기댑니다. 좌석이 있는 카페는 두 번째 음료와 디저트를 시키며 머무는 손님으로 돈을 벌지만, 면적과 가구, 청소 비용을 감당해야 합니다. 주방이 있는 카페는 브런치와 식사로 객단가를 올리는 대신 조리 인력, 환기, 냉장 설비, 훨씬 까다로운 위생 기준이 따라옵니다. 확신이 없다면 작게 시작하세요. 테이크아웃에서 좌석형으로 키우는 편이 이미 빌린 넓은 매장을 줄이는 것보다 쉽습니다.

2단계. 임대차 계약 전에 숫자부터

예산을 일회성 비용(인테리어, 장비, 가구, 초도 물품, 간판, 임대 보증금)과 월 고정비·변동비(임대료, 인건비, 공과금, 재료비, 세금, 프로그램 이용료)로 나누세요. 고정비 몇 달 치는 예비 자금으로 따로 두어야 합니다. 새 카페가 알려지기까지는 시간이 걸리고, 초반 매출은 거의 언제나 계획보다 낮습니다.

다음은 손익분기점입니다. 월 고정비를 영수증 한 건에서 재료비를 빼고 남는 금액으로 나눕니다. 예시 가정으로 월 고정비 9,000달러, 객단가 6달러, 재료비 30%라고 해 봅시다. 한 건당 4.20달러가 남으므로 한 달에 약 2,143건, 하루 약 72건이 필요합니다. 어디까지나 예시 숫자이니 직접 조사한 숫자로 바꾸시고, 카드 수수료와 세금, 폐기 손실이 붙으면 이 숫자는 더 올라간다는 점을 기억하세요.

3단계. 상가 찾고 점검하기

평일과 주말 각각 아침, 점심, 저녁에 매장 앞 유동인구를 세어 보세요. 그다음엔 엔지니어처럼 점검합니다. 매장에 배정된 전기 용량, 바 자리의 급수와 배수, 조리를 한다면 환기, 창고와 납품 동선, 간판 설치 가능 여부(옥외광고물 규정은 관할 구청에 확인), 그리고 임대료 인상, 수리 책임, 업종 사용 가능 여부에 관한 임대차 조건까지 확인하세요.

4~7단계. 사업자등록, 세금, 영수증, 위생: 확인할 것들

외식업 규정은 지역과 업종, 매장 조건에 따라 달라지고 자주 바뀝니다. 그래서 여기서는 수수료, 기한, 세율을 적지 않습니다. 계약서에 서명하거나 장비를 사기 전에 아래 항목을 관할 구청 위생 담당 부서, 세무서, 소방 당국, 그리고 세무사와 함께 점검하세요.

• 사업 형태와 등록: 개인사업자로 할지 법인으로 할지, 사업자등록은 어떻게 하는지. 혼자 운영하는 카페 한 곳이라면 개인사업자가 대개 간단하고, 동업자나 투자자가 있거나 여러 매장을 계획한다면 법인이 맞을 수 있습니다.
• 영업신고와 업종 구분: 메뉴와 운영 방식에 따라 어떤 업종(예: 휴게음식점 또는 일반음식점)으로 신고해야 하는지, 주류 판매나 야외 좌석, 간판에 별도 절차가 필요한지.
• 세금: 과세 유형, 부가가치세와 소득세 신고 일정, 장부 작성 의무. 세무사에게 내 경우에 맞게 설명을 들으세요.
• 영수증과 결제: 현금영수증 등 어떤 영수증 발급 의무가 있고, 카드 단말기와 결제 대행(VAN) 계약으로 무엇이 처리되는지. Ordo는 일반 고객용 영수증을 출력하며, 세무 관련 발급 시스템을 대신하지 않고 그 옆에서 함께 작동합니다.
• 위생: 영업 전 필요한 위생교육, 식품을 다루는 직원의 건강진단, 바와 주방의 위생 관리 기준.
• 소방, 안전, 보험: 소방 시설과 피난 동선, 영업배상책임보험, 직원을 고용할 때의 4대 보험 등 고용주 의무.

8단계. 카페 장비 체크리스트

장비는 메뉴와 바 동선이 확정된 뒤에 사세요. 브랜드와 거래처마다 크게 다른 가격 대신, 판매자에게 물어볼 것을 정리했습니다. 해당 모델의 A/S 센터와 부품을 가까운 곳에서 구할 수 있는지도 확인하세요.

카페 장비

9단계. 거래처, 메뉴, 원가

메뉴는 짧게 가세요. 에스프레소 기본 메뉴, 필터 커피, 차, 시그니처 음료 두어 개, 작은 디저트 쇼케이스면 충분합니다. 원두 로스터리는 내 장비로 샘플을 추출해 맛을 보고 고르고, 우유와 디저트, 컵은 예비 거래처까지 정해 두세요. 메뉴마다 그램과 밀리리터로 레시피를 적고, 가격을 정하기 전에 커피 원가 계산기로 한 잔 원가를 계산해 보세요.

10단계. 직원 채용과 교육

태도와 성실함을 보고 뽑고, 기술은 가르치세요. 한산한 시간보다 아침 피크에 인력을 더 배치하고, 레시피, 오픈과 마감, 물품 입고, 인터넷이나 프린터가 멈췄을 때 대처법을 짧은 매뉴얼로 정리한 뒤 리허설 날 모두에게 교육하세요. 직원마다 권한이 정해진 포스 계정을 따로 주세요. Ordo에서는 한도를 넘는 할인과 환불에 사장님 PIN이 필요합니다.

11단계. 첫날부터 필요한 프로그램

포스, 바 주문 화면, 레시피 기반 재고, 시재 점검이 포함된 근무 교대, 리포트가 필요합니다. 월 이용료만 보지 말고 전체 비용을 비교하고, 인터넷이 끊기면 어떻게 되는지 꼭 확인하세요.

• Windows 또는 Linux용 Ordo 앱은 데이터를 카페 컴퓨터에 보관하고 인터넷 없이도 계속 판매합니다. 태블릿과 휴대폰은 매장 와이파이로 브라우저에서 연결됩니다.
• 결제가 끝나는 즉시 바 화면에 주문이 뜹니다.
• 판매할 때마다 레시피대로 재료가 차감되고, 재고가 부족하면 알려 주며 발주 목록을 출력합니다.
• 근무는 시재로 시작해 현금과 카드 정산으로 끝납니다. 일별 합계와 텔레그램 알림도 제공합니다.
• 58mm·80mm ESC/POS USB 프린터, 프린터에 연결한 금전함, 어떤 카드 단말기든 쓸 수 있습니다.
• 이 모든 것이 카페 한 곳당 월 1,990솜(약 23달러), 기기 수 제한 없이 제공되며, 카드 등록 없이 14일 무료로 써 볼 수 있습니다.

오픈 체크리스트와 첫 달

오픈 전: 사업자등록과 세무 사항 정리, 직원 건강진단과 위생교육 완료, 영수증 발급 방식 확인, 레시피 확정, 포스에 메뉴와 초기 재고 등록, 프린터와 금전함과 카드 단말기 테스트, 인터넷을 끈 상태로 포스 테스트, 그리고 리허설 날 현금·카드 합계가 근무 정산 리포트와 맞는지까지 확인하세요.

첫 달에는 매일 저녁 현금과 카드 합계를 맞추고, 영수증 건수와 객단가를 손익분기점과 비교하고, 부족한 재고를 매일 확인하세요. 잘 팔리는 메뉴, 시간대별 매출, 레시피 대비 실사용량 차이는 매주 점검합니다.

자주 묻는 질문

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