Açılıştan kapanışa bir vardiya
Vardiya açılış bakiyesiyle başlar: kasiyer çekmecede ne kadar nakit olduğunu girer. O andan sonra her nakit hareketi ayrı kaydedilir; akşam süt için kasadan kimin para aldığını kimse hatırlamaya çalışmak zorunda kalmaz.
- Vardiyayı bir açılış bakiyesiyle açın.
- Kasaya para girişlerini ve çıkışlarını açıklamayla, fazla nakdin çelik kasaya aktarımını da ayrıca kaydedin.
- Kapanışta kasiyer saydığı nakdi girer, Ordo beklenen tutarı ve kasa farkını gösterir.
- Vardiya hasılatı, iadeler düşülmüş olarak ödeme türüne göre ayrılır; böylece kart toplamını banka POS cihazının raporuyla karşılaştırmak kolaydır.
- Kapanan her vardiya, işletme sahibinin panelinde her biri için bir PDF ile listede saklanır.
X raporu ve Z raporu
X raporu, hiçbir şeyi kapatmadan günün herhangi bir anındaki fotoğrafıdır: tahsil edilen para, iadeler, adisyon sayısı ve ödemelerin dağılımı. Öğlen ya da devir teslimden önce işe yarar.
Z raporu iş gününü kapatır. Numaralıdır ve açılış bakiyesini, nakit hareketlerini, ödeme türüne göre satışları, iadeleri, vergiyi, personel satışlarını, beklenen ve sayılan nakdi, kasa farkını ve günü kimin kapattığını gösterir. Biri hâlâ açık vardiyadaysa Ordo günü kapatmaz. İki rapor da CSV ve Excel'e aktarılır.
Dikkat: Ordo'nun X ve Z raporları mali değil, işletme içi yönetim raporlarıdır. Faaliyet gösterdiğiniz yerde mali fiş ve mali Z raporu zorunluysa (Türkiye'de yazar kasa, yani ÖKC Z raporu gibi) bunları yazar kasanız üretmeye devam eder; Ordo onun yerine geçmez, yanında çalışır.
Personel ve yetkiler
Ordo'da beş rol var: işletme sahibi, müdür, kasiyer, garson ve aşçı. Herkes kendi hesabıyla giriş yapar; her rolün ya da her kişinin neler yapabileceğine işletme sahibi karar verir. Yetkilerdeki her değişiklik bir geçmişte saklanır.
- İadeler müdür ya da işletme sahibinin PIN kodunu ister; aynı kontrolü indirimler için de açabilirsiniz.
- Her işlem onu yapan kişinin adına kaydedilir; anlaşmazlıklar hafızadan değil kayıttan çözülür.
- Siparişler personel arasında gizlenmez: sipariş erişimi olan herkes, mola veren bir arkadaşının siparişini tamamlayabilir.
Günlük ve aylık hasılat
İşletme sahibinin paneli bir gün, bir ay ya da seçtiğiniz herhangi bir tarih aralığı için ciroyu, ortalama adisyonu ve en çok satanları gösterir. İş günü kafenin kendi saat dilimine göre işler, geç saatte gelen siparişler yanlış güne kaymaz. Günlük satışlar bir tabloya aktarılır, kafe giderlerini de Ordo'da hasılatın hemen yanına kaydedebilirsiniz.
Ordo'nun yapmadığı şey: puantaj ve bordro. Ordo'daki vardiyalar kasa vardiyalarıdır; çalışılan saatleri değil, parayı izler.
Önemli olan her şey telefonunuzda
Telegram'ı bağlayın; vardiya kapandığında grubunuza tamamlanması gereken ürünlerin listesi gelir, stok her azaldığında da bir uyarı düşer. Kasa kapanış özeti herhangi bir WhatsApp numarasına gönderilebilir. İşletme sahibi, kafeye gelmediği günlerde bile her şeyi telefonundan takip eder.
Bunların hepsi standart fiyata dahil: bir kafe için ayda 1.990 KGS (yaklaşık 23 USD), tüm özellikler ve sınırsız cihaz. İki hafta ücretsiz, kart gerekmez.
SSS
X raporu ile Z raporu arasındaki fark nedir?
X raporu günün o ana kadarki toplamlarını gösterir ve hiçbir şeyi kapatmaz. Z raporu iş gününü kapatır, bir numara alır, son toplamları ve kasa farkını kaydeder.
Ordo'nun Z raporu yazar kasanın Z raporunun yerini tutar mı?
Hayır. Ordo normal müşteri fişleri basar ve işletme içi raporlar üretir. Mali belgelerin zorunlu olduğu yerde bunları yazar kasanız üretmeye devam eder.
İşletme sahibi kimin ne sattığını görebilir mi?
Evet. Z raporunda personel satışları yer alır ve sistemdeki her işlem onu yapan kişinin adına kaydedilir.
Ordo çalışma saatlerini takip ediyor ya da maaş hesaplıyor mu?
Hayır. Ordo puantaj ya da bordro değil, kasa vardiyalarını ve hasılatı izler.
Vardiyalar ve raporlar internetsiz çalışır mı?
Evet. Vardiyalar, X ve Z raporları ve gün kapanışı kafenin bilgisayarındaki uygulamada çalışır ve internete bağlı değildir. Telegram mesajları bekler ve bağlantı gelince gider.
Kasiyerler tüm vardiyaların raporlarını görebilir mi?
Hayır. Varsayılan olarak kapanan vardiyaların PDF'li listesi işletme sahibi ve müdür ile sahibinin rapor erişimi verdiği kişiler içindir. Kasiyerler göremez; yalnızca kendi vardiyalarını kapatırlar.