Kısa plan: ilk fincana 12 adım
Kafe açmayı, her kararın bir öncekine dayandığı bir zincir gibi düşünmek en kolayıdır. Konsept mekânı, mekân ekipmanı, ekipman ve menü de bütçeyi ve ekibi belirler. Yeni başlayanların en pahalı hatası, hesap yapılmadan kira sözleşmesi imzalamak ya da espresso makinesi almaktır; bu yüzden bu planda hesap ikinci sırada.
Açılış sırası
| Adım | Ne yapılır | Sonuç |
|---|---|---|
| 1. Konsept | Al götür, oturma alanı ya da mutfaklı kafe | Hangi mekâna ve ekibe ihtiyacınız olduğunu bilirsiniz |
| 2. Hesap | Açılış bütçesi ve başa baş noktası | Günde kaç fincan satmanız gerektiği |
| 3. Mekân | Yaya trafiği, elektrik, su, havalandırma, kira sözleşmesi | Sürprizsiz bir kira sözleşmesi |
| 4. Kayıt | Şirket türünü mali müşavirle seçin ve kaydı yapın | Vergi kaydı ve resmi belgeler |
| 5. Vergi | Vergi rejimini mali müşavirle belirleyin | Neyi ne zaman ödeyeceğinizi bilirsiniz |
| 6. Yazar kasa | Mevzuatın istediği ÖKC veya e-belge sistemini kurun | Yasal fiş ve fatura düzenleyebilirsiniz |
| 7. İzin ve hijyen | İşletme ruhsatı, gıda güvenliği, personel sağlık kontrolleri, yangın | Denetime hazırsınız |
| 8. Ekipman | Bar ve kasa | Bar kahve yapar, kasa fiş basar |
| 9. Menü | Tedarikçiler, reçeteler, maliyet, fiyatlar | Kâr marjı net bir menü |
| 10. Ekip | Barista alımı ve eğitimi | Kadro ve vardiya planı |
| 11. Yazılım | Menü, stok ve personel adisyon programında | Her satış kayıt altında |
| 12. Açılış | Deneme günü, sessiz açılış, ilk ay | Satış yapar ve rakamları görürsünüz |
Adım 1. Konsepti seçin
Al götür tezgâhı en az parayı ister ama tamamen yaya trafiğiyle yaşar. Oturma alanı olan kafe, ikinci kahve ve tatlı için kalan misafirlerden kazanır; karşılığında metrekare, mobilya ve temizlik masrafı öder. Mutfaklı kafe kahvaltı ve öğle yemeğiyle ortalama adisyonu yükseltir, ama bir aşçı, havalandırma, soğuk depolama ve çok daha sıkı hijyen kuralları getirir. Emin değilseniz küçük başlayın: al götürden oturma alanına büyümek, kiraladığınız bir mekânı küçültmekten kolaydır.
Adım 2. Kira sözleşmesinden önce hesabı yapın
Bütçeyi tek seferlik giderler (tadilat, ekipman, mobilya, ilk stok, tabela, kira depozitosu) ve aylık giderler (kira, maaşlar, elektrik-su, malzeme, vergiler, yazılım) olarak ikiye ayırın. Birkaç aylık sabit gideri karşılayacak bir yedek ayırın: yeni bir kafenin keşfedilmesi zaman alır ve ilk aylardaki ciro neredeyse her zaman planın altında kalır.
Sonra başa baş noktanızı hesaplayın: aylık sabit giderler bölü bir adisyonun hammadde maliyetinden sonra bıraktığı tutar. Örnek varsayım olarak sabit giderler ayda 6.000 USD, ortalama adisyon 6 USD, hammadde maliyeti %30 olsun. Her adisyon 4,20 USD bırakır; ayda yaklaşık 1.429, günde yaklaşık 48 adisyona ihtiyacınız olur. Bunlar örnek rakamlar; kendi rakamlarınızı koyun ve ciro üzerinden ödenen vergilerin, kart komisyonlarının ve firenin bu sayıyı yukarı ittiğini unutmayın.
Adım 3. Mekânı bulun ve kontrol edin
Kapının önündeki yaya trafiğini sabah, öğle ve akşam, hem hafta içi hem hafta sonu sayın. Sonra mekânı bir mühendis gibi kontrol edin: mekâna tahsis edilen elektrik gücü, barın kurulacağı yerde su ve gider hattı, yemek yapacaksanız havalandırma, depo alanı ve tedarikçinin mal getirebileceği giriş, tabela asmaya izin olup olmadığı (açık hava reklam kurallarını belediyeye sorun) ve sözleşmede kira artışı, tadilat ve adresin şirket adresi olarak kullanılması gibi maddeler.
Adım 4–7. Kayıt, vergi, yazar kasa ve hijyen: neleri netleştirmelisiniz
Bu adımların ayrıntıları ülkeye ve belediyeye göre değişir, bu yüzden burada belirli kurallar ya da ücretler vermiyoruz. Tadilata ve ekipman alımına başlamadan önce aşağıdaki başlıkları mali müşavirinizle ve yerel kurumlarla tek tek netleştirin:
- Şirket türü ve kayıt: tek sahipli bir kafe için şahıs şirketi mi, ortaklar veya ileride şube için limited şirket mi daha uygun; vergi dairesine kayıt ve gerekiyorsa meslek odası kaydı.
- Vergi: hangi vergi rejimine tabi olacağınız, KDV ve diğer vergilerin nasıl hesaplanıp ne zaman ödeneceği, personel için sosyal güvenlik kaydı ve primleri.
- Mali fiş: Türkiye'de olduğu gibi birçok ülkede satışlar için onaylı bir yazar kasa (ÖKC), POS'lu yazar kasa ya da e-Arşiv ve e-Fatura gibi e-belge sistemleri zorunludur. Hangisinin size uyduğunu ve kurulumunu mali müşavirinize ve yetkili satıcıya sorun.
- İzinler: belediyeden alınan işyeri açma ve çalışma ruhsatı gibi izinler, tabela izni ve mekânın kullanım amacına uygunluğu.
- Gıda güvenliği ve sağlık: gıda işletmesi kaydı veya onayı, hijyen kuralları, gıdayla çalışan personelin sağlık kontrolleri ve eğitimleri.
- Yangın güvenliği: söndürücüler, acil çıkış ve elektrik tesisatı için gereken kontroller.
Adım 8. Kafe ekipman listesi
Ekipmanı menü ve bar yerleşimi netleştikten sonra alın. Markaya ve tedarikçiye göre çok değişen fiyatlar yerine, satıcıya ne sormanız gerektiğini yazdık. Modelin şehrinizde servisi ve yedek parçası olup olmadığını da kontrol edin.
Kafe ekipmanları
| Ekipman | Ne için | Nelere bakmalı |
|---|---|---|
| Espresso makinesi | Espresso ve sütlü içecekler | Yoğun saatlere yetecek grup sayısı, güç tüketimi, yerel servis ve yedek parça |
| Espresso değirmeni | Tutarlı öğütme ve lezzet | Hız ve doz hassasiyeti; kafeinsiz için ikinci değirmen |
| Su filtresi | Lezzet ve kirece karşı koruma | Suyunuzu test ettirin, kartuş değişimini planlayın |
| Tezgâh altı buzdolabı | Süt ve tatlılar | Bir günlük satışa yetecek hacim |
| Evye veya bulaşık makinesi | Yoğun saatte temiz fincan | Su ve gider hattı hazır olmalı |
| Terazi, tamper, pitcher | Doğru reçeteler | 1 gram hassasiyetli, zamanlayıcılı terazi |
| Bilgisayar veya tablet | Sipariş almak | İnternet kesilince de çalışmalı |
| Termal fiş yazıcısı | Fişler ve bar fişleri | 58 veya 80 mm, ESC/POS, USB |
| Para çekmecesi | Nakit | Fiş yazıcısına bağlanır |
| Banka POS cihazı | Kartla ödeme | Banka koşulları; adisyon programı ödemeyi kart olarak işaretler |
| Yazar kasa (ÖKC) veya e-belge sistemi | Yasal fiş ve fatura | Mevzuata uygunluk ve kurulum; mali müşavirinizle netleştirin |
| Wi-Fi modem | Tabletler ve bar ekranı | Ayrı misafir ağı, yedek internet |
Adım 9. Tedarikçiler, menü ve maliyet
Menüyü kısa tutun: espresso bazlı klasikler, filtre kahve, çay, birkaç imza içecek ve küçük bir tatlı vitrini. Kavurucuyu, numuneleri kendi ekipmanınızda deneyerek seçin; süt, tatlı ve bardak için yedek bir tedarikçi ayarlayın. Her ürün için gram ve mililitreyle bir reçete yazın ve fiyat koymadan önce kahve maliyeti hesaplayıcımızla fincan başı maliyeti çıkarın.
Adım 10. Ekibi alın ve eğitin
Tavrı ve özeni olan insanları seçin, zanaatı sonra öğretin. Sabah yoğunluğuna sakin saatlerden daha fazla kişi koyun; reçeteler, açılış ve kapanış, mal kabulü ve internet ya da yazıcı arızasında ne yapılacağı için kısa standartlar yazın ve herkesi deneme günlerinde eğitin. Herkese rolüne göre yetkileri olan kendi kullanıcı girişini verin; Ordo'da limiti aşan indirimler ve iadeler işletme sahibinin PIN'ini ister.
Adım 11. İlk günden gereken yazılım
Bir kasaya, bar ekranına, reçeteli stok takibine, kasa sayımlı vardiyalara ve raporlara ihtiyacınız var. Yalnızca aboneliği değil toplam maliyeti karşılaştırın ve internet kesilince ne olduğunu kontrol edin.
- Windows veya Linux için Ordo uygulaması verileri kafedeki bilgisayarda tutar ve internetsiz satışa devam eder; tabletler ve telefonlar kafenin Wi-Fi ağı üzerinden tarayıcıda bağlanır.
- Siparişler ödendiği anda bar ekranına düşer.
- Her satış malzemeleri reçeteye göre düşer; Ordo azalan stok için uyarır ve alışveriş listesi basar.
- Vardiya kasa avansıyla açılır, nakit ve kart sayımıyla kapanır; günlük toplamlar ve Telegram bildirimleri.
- 58 ve 80 mm ESC/POS USB yazıcılar, yazıcı üzerinden para çekmecesi ve herhangi bir bankanın POS cihazı.
- Bunların hepsi kafe başına ayda 1990 KGS (yaklaşık 23 USD), istediğiniz sayıda cihazla; 14 gün ücretsiz deneme, kart gerekmez.
- Ordo normal müşteri fişi basar; yazar kasanın (ÖKC) veya e-belge sisteminin yerine geçmez, onunla birlikte çalışır.
Açılış kontrol listesi ve ilk ay
Açılıştan önce: kayıt ve vergi işlemleri tamam, gerekli izinler alınmış, personelin sağlık kontrolleri geçerli, yazar kasa veya e-belge sistemi kurulmuş, reçeteler oturmuş, menü ve açılış stoku adisyon programında, yazıcı, para çekmecesi ve banka POS cihazı denenmiş, kasa internet kapalıyken test edilmiş ve nakit ile kart toplamlarının vardiya raporuyla tuttuğu bir deneme günü yapılmış olsun.
İlk ay her akşam nakit ve kart toplamlarını karşılaştırın, adisyon sayısını ve ortalama adisyonu başa baş noktanızla kıyaslayın, azalan stoku her gün kontrol edin; çok satanları, saatlik satışları ve reçeteden sapmayı her hafta gözden geçirin.
SSS
Sıfırdan kafe açarken nereden başlamalıyım?
Konsept ve hesapla. Al götür, oturma alanı ya da mutfak arasında karar verin ve başa baş için günde kaç adisyon gerektiğini hesaplayın. Mekân aramaya ve ekipman almaya ancak bundan sonra geçin.
Kafe için şahıs şirketi mi, limited şirket mi?
Tek sahipli tek bir kafe için şahıs şirketi genellikle daha basittir; ortaklar ya da ileride şube planı varsa limited şirket daha uygun olabilir. Vergi tarafını ve kendi ülkenizdeki kuralları mali müşavirinizle konuşun.
Bir kafe hangi vergileri öder?
Ülkeye, şirket türüne ve vergi rejimine bağlıdır. Hangi vergileri ne zaman ödeyeceğinizi ve fiyatlarınızın vergi dahil mi hariç mi olacağını açılıştan önce mali müşavirinizle netleştirin.
Kafe için yazar kasa (ÖKC) gerekir mi?
Türkiye dahil birçok ülkede satışların onaylı bir yazar kasa ya da e-belge sistemiyle belgelenmesi gerekir. Hangi cihazın veya sistemin size uyduğunu mali müşavirinize ve yetkili satıcıya sorun.
Açılış için hangi izinler gerekir?
Genellikle belediyeden işletme ruhsatı, gıda güvenliği kaydı veya onayı, personel sağlık kontrolleri ve yangın güvenliği şartları söz konusudur. Kesin liste yere göre değişir; belediyenize ve ilgili kurumlara danışın.
Ordo yazar kasanın yerine geçer mi?
Hayır. Ordo normal müşteri fişi basar ve siparişler, bar ekranı, stok, vardiyalar ve raporlar için yazar kasanızla ya da e-belge sisteminizle birlikte çalışır.