แผนย่อ: 12 ขั้นตอนสู่แก้วแรก
การเปิดร้านกาแฟให้มองเป็นโซ่ที่แต่ละข้อขึ้นกับข้อก่อนหน้า รูปแบบร้านกำหนดพื้นที่ พื้นที่กำหนดอุปกรณ์ อุปกรณ์กับเมนูกำหนดงบและทีมงาน ความผิดพลาดที่แพงที่สุดของมือใหม่คือเซ็นสัญญาเช่าหรือซื้อเครื่องชงกาแฟก่อนคิดตัวเลขให้จบ ในแผนนี้ตัวเลขจึงมาเป็นขั้นที่สอง
ลำดับการเปิดร้าน
| ขั้นตอน | ต้องทำอะไร | ผลลัพธ์ |
|---|---|---|
| 1. รูปแบบร้าน | ซื้อกลับบ้าน มีที่นั่ง หรือมีที่นั่งพร้อมครัว | รู้ว่าต้องการพื้นที่และทีมแบบไหน |
| 2. ตัวเลข | งบเปิดร้านและจุดคุ้มทุน | รู้ว่าต้องขายวันละกี่แก้ว |
| 3. ทำเล | เช็กคนเดินผ่าน ไฟฟ้า น้ำ การระบายอากาศ สัญญาเช่า | สัญญาเช่าที่ไม่มีเรื่องเซอร์ไพรส์ |
| 4. จดทะเบียน | เลือกรูปแบบธุรกิจและจดทะเบียน | ธุรกิจถูกต้องตามกฎหมาย |
| 5. ภาษี | คุยเรื่องภาระภาษีกับนักบัญชี | รู้ว่าต้องจ่ายอะไร เมื่อไร |
| 6. ใบเสร็จและเอกสารภาษี | เช็กกฎเรื่องใบเสร็จ ใบกำกับภาษี และเครื่องที่ต้องลงทะเบียน | ออกเอกสารได้ถูกต้องตามกฎ |
| 7. สุขาภิบาล | ความปลอดภัยอาหาร สุขภาพพนักงาน ความปลอดภัยด้านอัคคีภัย | พร้อมรับการตรวจ |
| 8. อุปกรณ์ | บาร์และเคาน์เตอร์ | บาร์ชงได้ เครื่องคิดเงินพิมพ์ใบเสร็จได้ |
| 9. เมนู | ซัพพลายเออร์ สูตร ต้นทุน ราคาขาย | เมนูที่เห็นกำไรชัดเจน |
| 10. ทีมงาน | รับและเทรนบาริสต้า | มีคนและตารางกะ |
| 11. ระบบ | ใส่เมนู สต็อก และพนักงานในระบบ POS | ทุกการขายถูกบันทึก |
| 12. เปิดร้าน | วันทดลอง ซอฟต์โอเพนนิ่ง เดือนแรก | ขายจริงและเห็นตัวเลข |
ขั้นที่ 1 เลือกรูปแบบร้าน
ร้านแบบซื้อกลับบ้าน (take away) ใช้เงินน้อยที่สุด แต่อยู่ได้ด้วยคนเดินผ่านล้วนๆ คาเฟ่ที่มีที่นั่งได้รายได้จากลูกค้าที่นั่งต่อแก้วที่สองและสั่งขนม แต่ต้องจ่ายค่าพื้นที่ เฟอร์นิเจอร์ และการทำความสะอาด คาเฟ่ที่มีครัวเพิ่มยอดต่อบิลได้ด้วยมื้อเช้าและมื้อกลางวัน แต่ต้องมีพ่อครัว ระบบระบายอากาศ ที่เก็บของเย็น และข้อกำหนดด้านสุขาภิบาลเข้มกว่ามาก ถ้ายังไม่แน่ใจ ให้เริ่มเล็กไว้ก่อน ขยายจากร้านซื้อกลับบ้านเป็นร้านมีที่นั่งง่ายกว่าย่อพื้นที่ที่เช่าไปแล้ว
ขั้นที่ 2 คิดตัวเลขก่อนเซ็นสัญญาเช่า
แบ่งงบเป็นค่าใช้จ่ายครั้งเดียว (ตกแต่งร้าน อุปกรณ์ เฟอร์นิเจอร์ ของล็อตแรก ป้าย เงินมัดจำค่าเช่า) กับค่าใช้จ่ายรายเดือน (ค่าเช่า ค่าแรง ค่าน้ำค่าไฟ วัตถุดิบ ภาษี โปรแกรม) แล้วกันเงินสำรองไว้จ่ายค่าใช้จ่ายคงที่หลายเดือน ร้านใหม่ต้องใช้เวลากว่าจะมีคนรู้จัก และรายได้ช่วงแรกแทบทุกร้านต่ำกว่าแผน
จากนั้นหาจุดคุ้มทุน คือค่าใช้จ่ายคงที่ต่อเดือนหารด้วยเงินที่เหลือจากหนึ่งบิลหลังหักต้นทุนสินค้า ตัวอย่าง (ตัวเลขสมมติเป็นดอลลาร์สหรัฐ): ค่าใช้จ่ายคงที่ 3,000 USD ต่อเดือน ยอดเฉลี่ยต่อบิล 5 USD ต้นทุนสินค้า 30% แต่ละบิลเหลือ 3.50 USD จึงต้องขายประมาณ 858 บิลต่อเดือน หรือราว 29 บิลต่อวัน ให้แทนด้วยตัวเลขของคุณเอง และจำไว้ว่าภาษีที่คิดจากยอดขายและของเสียจะทำให้ตัวเลขนี้สูงขึ้น
ขั้นที่ 3 หาทำเลและตรวจพื้นที่
นับคนเดินผ่านหน้าร้านช่วงเช้า กลางวัน และเย็น ทั้งวันธรรมดาและวันหยุด จากนั้นตรวจพื้นที่แบบช่าง: กำลังไฟที่ได้รับจัดสรร น้ำประปาและท่อน้ำทิ้งตรงจุดที่จะตั้งบาร์ การระบายอากาศถ้าจะทำอาหาร ที่เก็บของและทางขนของของซัพพลายเออร์ ติดป้ายได้หรือไม่ (เช็กกฎเรื่องป้ายกับหน่วยงานท้องถิ่นหรือนิติบุคคลอาคาร) และเงื่อนไขในสัญญาเช่าเรื่องการขึ้นค่าเช่า การซ่อมแซม และการใช้เป็นที่อยู่จดทะเบียน
ขั้นที่ 4 ถึง 7 จดทะเบียน ภาษี ใบเสร็จ และสุขาภิบาล: สิ่งที่ต้องเช็ก
กฎในส่วนนี้ต่างกันไปตามประเทศ จังหวัด และแม้แต่เขตที่ตั้งร้าน และเปลี่ยนแปลงได้ เราจึงไม่ระบุขั้นตอน ค่าธรรมเนียม หรืออัตราภาษีที่ชัดเจน แต่บอกว่าควรถามเรื่องอะไรบ้าง ก่อนเซ็นสัญญาเช่าและซื้ออุปกรณ์ ให้คุยกับนักบัญชีและหน่วยงานท้องถิ่นให้ครบทุกข้อด้านล่าง
- รูปแบบธุรกิจ: จะเปิดในนามบุคคลธรรมดาหรือจดเป็นนิติบุคคล อะไรเหมาะกับร้านเดียวเจ้าของคนเดียว และอะไรเหมาะถ้ามีหุ้นส่วนหรือวางแผนเปิดหลายสาขา
- ใบอนุญาตและการจดทะเบียน: ร้านขายอาหารและเครื่องดื่มต้องมีใบอนุญาตหรือหนังสือรับรองอะไรบ้างจากหน่วยงานท้องถิ่น และต้องยื่นที่ไหน
- ภาษี: ต้องจดทะเบียนภาษีประเภทไหน เมื่อไร รายได้ระดับไหนที่ทำให้ภาระเปลี่ยน และต้องยื่นแบบบ่อยแค่ไหน
- ใบเสร็จและเอกสารภาษี: ต้องออกใบเสร็จหรือใบกำกับภาษีแบบไหน และเครื่องหรือระบบคิดเงินต้องลงทะเบียนหรือได้รับอนุมัติจากหน่วยงานภาษีหรือไม่
- สุขาภิบาลอาหาร: มาตรฐานสถานที่ การตรวจสุขภาพและการอบรมพนักงานที่สัมผัสอาหาร และใครเป็นผู้ตรวจ
- ความปลอดภัยด้านอัคคีภัยและอาคาร: ถังดับเพลิง ทางหนีไฟ และระบบไฟฟ้า ควรเช็กก่อนเริ่มตกแต่งร้าน
- ค่าจ้างและประกันสังคมของพนักงาน: ต้องขึ้นทะเบียนนายจ้างหรือไม่ และต้องหักนำส่งอะไรบ้าง
ใบเสร็จทั่วไปกับเอกสารทางภาษี
ระบบคิดเงินของคาเฟ่กับเครื่องหรือระบบออกเอกสารทางภาษีทำหน้าที่ต่างกัน Ordo พิมพ์ใบเสร็จรับเงินทั่วไปให้ลูกค้า ไม่ใช่ใบกำกับภาษี และไม่ใช่เครื่องบันทึกการเก็บเงินที่ได้รับอนุมัติจากหน่วยงานภาษี ถ้าร้านของคุณต้องออกเอกสารทางภาษีตามกฎหมาย Ordo ใช้แทนเครื่องหรือระบบนั้นไม่ได้ แต่ทำงานควบคู่กันไปได้
ขั้นที่ 8 เช็กลิสต์อุปกรณ์ร้านกาแฟ
ซื้ออุปกรณ์หลังจากเมนูและผังบาร์ลงตัวแล้ว แทนที่จะบอกราคา ซึ่งต่างกันไปตามยี่ห้อและผู้ขาย นี่คือสิ่งที่ควรถามคนขาย และควรเช็กด้วยว่ารุ่นที่เลือกมีศูนย์บริการและอะไหล่ในเมืองของคุณ
อุปกรณ์ร้านกาแฟ
| รายการ | ใช้ทำอะไร | ควรดูอะไร |
|---|---|---|
| เครื่องชงเอสเปรสโซ | เอสเปรสโซและเมนูนม | จำนวนหัวชงพอสำหรับช่วงพีก กำลังไฟ ศูนย์บริการและอะไหล่ในพื้นที่ |
| เครื่องบดเอสเปรสโซ | ความละเอียดและรสชาติที่สม่ำเสมอ | ความเร็วและความแม่นยำของโดส เครื่องที่สองสำหรับดีแคฟ |
| เครื่องกรองน้ำ | รสชาติและป้องกันตะกรัน | ตรวจคุณภาพน้ำ วางรอบเปลี่ยนไส้กรอง |
| ตู้เย็นใต้เคาน์เตอร์ | นมและขนม | ความจุพอสำหรับขายหนึ่งวัน |
| ซิงก์หรือเครื่องล้างจาน | แก้วสะอาดช่วงพีก | มีน้ำเข้าและท่อน้ำทิ้งพร้อม |
| ตาชั่ง แทมเปอร์ พิชเชอร์ | สูตรที่แม่นยำ | ตาชั่งละเอียด 1 กรัม มีตัวจับเวลา |
| คอมพิวเตอร์หรือแท็บเล็ต | รับออเดอร์ | ยังทำงานได้เมื่อเน็ตล่ม |
| เครื่องพิมพ์ใบเสร็จแบบความร้อน | ใบเสร็จและใบออเดอร์ที่บาร์ | 58 หรือ 80 มม. ESC/POS ต่อ USB |
| ลิ้นชักเก็บเงิน | เงินสด | ต่อเข้ากับเครื่องพิมพ์ใบเสร็จ |
| เครื่องรูดบัตร (EDC) | รับชำระด้วยบัตร | เงื่อนไขของธนาคาร ระบบ POS บันทึกว่าบิลนี้จ่ายด้วยบัตร |
| เครื่องหรือระบบออกเอกสารภาษี (ถ้ากฎหมายกำหนด) | เอกสารทางภาษีตามกฎ | ถามนักบัญชีหรือหน่วยงานภาษี |
| เราเตอร์ Wi-Fi | แท็บเล็ตและจอบาร์ | แยกเครือข่ายสำหรับลูกค้า มีเน็ตสำรอง |
ขั้นที่ 9 ซัพพลายเออร์ เมนู และต้นทุน
ทำเมนูให้สั้น: เมนูเอสเปรสโซพื้นฐาน กาแฟดริปหรือฟิลเตอร์ ชา เมนูซิกเนเจอร์สักสองตัว และตู้ขนมเล็กๆ เลือกโรงคั่วโดยลองชงตัวอย่างกับเครื่องของร้านเอง และหาซัพพลายเออร์สำรองสำหรับนม ขนม และแก้ว เขียนสูตรทุกเมนูเป็นกรัมและมิลลิลิตร แล้วคำนวณต้นทุนต่อแก้วด้วยเครื่องคำนวณของเราก่อนตั้งราคา
ขั้นที่ 10 รับพนักงานและเทรนทีม
เลือกคนจากทัศนคติและความใส่ใจ แล้วค่อยสอนฝีมือ จัดคนช่วงเช้าที่ลูกค้าเยอะให้มากกว่าช่วงเงียบ เขียนมาตรฐานสั้นๆ เรื่องสูตร การเปิดและปิดร้าน การรับของ และสิ่งที่ต้องทำเมื่อเน็ตหรือเครื่องพิมพ์มีปัญหา แล้วเทรนทุกคนในวันทดลอง ให้แต่ละคนมีบัญชีเข้าระบบ POS ของตัวเองพร้อมสิทธิ์ตามตำแหน่ง ใน Ordo ส่วนลดที่เกินเพดานและการคืนเงินต้องใช้ PIN ของเจ้าของร้าน
ขั้นที่ 11 ระบบที่ต้องมีตั้งแต่วันแรก
สิ่งที่ต้องมีคือเครื่องคิดเงิน จอบาร์ สต็อกตัดตามสูตร กะพร้อมการนับเงิน และรายงาน เปรียบเทียบค่าใช้จ่ายทั้งหมด ไม่ใช่แค่ค่าสมาชิก และเช็กว่าเกิดอะไรขึ้นเมื่อเน็ตล่ม
- แอป Ordo บน Windows หรือ Linux เก็บข้อมูลไว้ที่คอมพิวเตอร์ของร้านและขายต่อได้แม้ออฟไลน์ แท็บเล็ตและมือถือเชื่อมต่อผ่าน Wi-Fi ของร้านทางเบราว์เซอร์
- ออเดอร์ขึ้นจอบาร์ทันทีที่ชำระเงิน
- ทุกการขายตัดวัตถุดิบตามสูตร Ordo เตือนเมื่อของใกล้หมดและพิมพ์รายการของที่ต้องซื้อให้
- กะเริ่มด้วยเงินทอนตั้งต้น และปิดด้วยการนับเงินสดและยอดบัตร มียอดสรุปรายวันและแจ้งเตือนผ่าน Telegram
- รองรับเครื่องพิมพ์ ESC/POS USB ขนาด 58 และ 80 มม. ลิ้นชักเก็บเงินที่ต่อผ่านเครื่องพิมพ์ และเครื่องรูดบัตรของธนาคารไหนก็ได้
- ทั้งหมดนี้ราคา 1,990 KGS ต่อเดือนต่อร้าน (ประมาณ 23 USD) ใช้อุปกรณ์กี่เครื่องก็ได้ ทดลองใช้ฟรี 14 วัน ไม่ต้องใช้บัตร
เช็กลิสต์ก่อนเปิดร้านและเดือนแรก
ก่อนเปิดร้าน: จดทะเบียนและเรื่องภาษีเรียบร้อย ใบอนุญาตที่ต้องมีครบ พนักงานผ่านการตรวจสุขภาพหรืออบรมตามที่กำหนด เรื่องใบเสร็จและเอกสารภาษีชัดเจน สูตรลงตัว เมนูและสต็อกตั้งต้นอยู่ในระบบ POS ทดสอบเครื่องพิมพ์ ลิ้นชักเก็บเงิน และเครื่องรูดบัตรแล้ว ทดสอบเครื่องคิดเงินตอนปิดเน็ตแล้ว และจัดวันทดลองที่ยอดเงินสดและยอดบัตรตรงกับรายงานกะ
ในเดือนแรก ให้กระทบยอดเงินสดและบัตรทุกเย็น ดูจำนวนบิลและยอดเฉลี่ยต่อบิลเทียบกับจุดคุ้มทุน เช็กของใกล้หมดทุกวัน และทุกสัปดาห์ดูเมนูขายดี ยอดขายรายชั่วโมง และส่วนต่างระหว่างการใช้วัตถุดิบจริงกับสูตร
คำถามที่พบบ่อย
เปิดร้านกาแฟจากศูนย์ ควรเริ่มจากอะไร
เริ่มจากรูปแบบร้านและตัวเลข เลือกว่าจะเป็นร้านซื้อกลับบ้าน มีที่นั่ง หรือมีครัว แล้วคำนวณว่าต้องขายวันละกี่บิลถึงจะคุ้มทุน จากนั้นค่อยหาทำเลและซื้ออุปกรณ์
ควรจดทะเบียนในนามบุคคลหรือเป็นนิติบุคคล
ขึ้นอยู่กับจำนวนเจ้าของ แผนขยายสาขา และภาระภาษี ร้านเดียวเจ้าของคนเดียวมักเริ่มแบบง่ายกว่า ส่วนการมีหุ้นส่วนหรือวางแผนหลายสาขามักเหมาะกับนิติบุคคล ควรตัดสินใจร่วมกับนักบัญชี
ร้านกาแฟต้องเสียภาษีอะไรบ้าง
ขึ้นอยู่กับประเทศ รูปแบบธุรกิจ และรายได้ของร้าน เราไม่ระบุอัตราไว้ในคู่มือนี้ ให้ถามนักบัญชีหรือหน่วยงานภาษีว่าต้องจดทะเบียนอะไร จ่ายเท่าไร และยื่นเมื่อไร
ต้องใช้เครื่องที่ลงทะเบียนกับหน่วยงานภาษีไหม
ขึ้นอยู่กับกฎในประเทศและสถานะทางภาษีของร้าน บางกรณีต้องออกใบกำกับภาษีหรือใช้เครื่องที่ได้รับอนุมัติ ควรเช็กกับนักบัญชีหรือหน่วยงานภาษีก่อนเปิดร้าน
ต้องมีใบอนุญาตด้านสุขาภิบาลก่อนเปิดร้านไหม
ร้านขายอาหารและเครื่องดื่มมักมีข้อกำหนดด้านสุขาภิบาล สุขภาพพนักงาน และความปลอดภัยของสถานที่ แต่รายละเอียดต่างกันไปตามพื้นที่ ให้ถามหน่วยงานท้องถิ่นก่อนเริ่มตกแต่งร้าน
Ordo ใช้แทนเครื่องออกใบกำกับภาษีได้ไหม
ไม่ได้ Ordo พิมพ์ใบเสร็จรับเงินทั่วไป และทำงานควบคู่กับเครื่องหรือระบบออกเอกสารทางภาษีของร้าน ในเรื่องออเดอร์ จอบาร์ สต็อก กะ และรายงาน