Un service, de l’ouverture à la clôture
Un service commence par le fond de caisse : le caissier saisit le montant des espèces dans le tiroir. Ensuite, chaque mouvement d’espèces est enregistré à part, et personne n’a besoin de se rappeler le soir qui a pris de l’argent pour acheter du lait.
- Ouvrez le service avec un fond de caisse.
- Enregistrez les entrées et sorties d’espèces avec un motif, ainsi que les dépôts au coffre.
- À la clôture, le caissier saisit les espèces comptées, et Ordo affiche le montant attendu et l’écart de caisse.
- La recette du service est ventilée par moyen de paiement, remboursements déduits : le total carte se vérifie facilement face au relevé du terminal de paiement.
- Chaque service clôturé est conservé dans une liste sur le tableau de bord du propriétaire, avec un PDF pour chacun.
Ticket X et ticket Z
Le ticket X est une photo de la journée à tout moment, sans rien clôturer : montant encaissé, remboursements, nombre d’additions et répartition des paiements. Pratique à midi ou avant une relève.
Le ticket Z clôture la journée. Il est numéroté et indique le fond de caisse, les mouvements d’espèces, les ventes par moyen de paiement, les remboursements, la taxe, les ventes par employé, les espèces attendues et comptées, l’écart et qui a clôturé la journée. Ordo refuse de clôturer la journée tant qu’un service est encore ouvert. Les deux rapports s’exportent en CSV et en Excel.
Attention : les tickets X et Z d’Ordo sont des rapports de gestion internes, pas des documents fiscaux, et Ordo n’est pas un logiciel de caisse certifié. Il n’a ni certification NF525 ni attestation, et ne remplace pas une caisse enregistreuse certifiée. En France, une entreprise assujettie à la TVA qui enregistre les paiements de ses clients dans un logiciel doit utiliser un logiciel certifié, et en Belgique, beaucoup d’établissements horeca doivent utiliser un système de caisse enregistreuse certifié : Ordo n’y est donc pas prévu aujourd’hui comme caisse, ni comme second système d’enregistrement des ventes à côté d’une caisse certifiée. Vérifiez toute utilisation avec votre expert-comptable avant de commencer.
Personnel et droits d’accès
Ordo compte cinq rôles : propriétaire, manager, caissier, serveur et cuisinier. Chacun se connecte avec son propre compte, et le propriétaire décide de ce que chaque rôle, ou chaque personne, peut faire. Toute modification des droits est conservée dans un historique.
- Les remboursements exigent le code PIN d’un manager ou du propriétaire, et vous pouvez activer la même vérification pour les remises.
- Chaque action est enregistrée au nom de la personne qui l’a faite : les litiges se règlent sur pièces, pas de mémoire.
- Les commandes ne sont pas cloisonnées entre employés : toute personne ayant accès aux commandes peut terminer celle d’un collègue parti en pause.
La recette par jour et par mois
Le tableau de bord du propriétaire affiche le chiffre d’affaires, le panier moyen et les meilleures ventes sur une journée, un mois ou la période de votre choix. La journée commerciale suit le fuseau horaire du café, pour que les commandes tardives ne basculent pas sur le mauvais jour. Les ventes quotidiennes s’exportent vers un tableur, et vous pouvez saisir les dépenses du café dans Ordo, juste à côté de la recette.
Ce qu’Ordo ne fait pas : les plannings d’heures et la paie. Dans Ordo, un service est un service de caisse, c’est-à-dire de l’argent, pas des heures travaillées.
L’essentiel sur votre téléphone
Connectez Telegram et, à chaque clôture de service, votre groupe reçoit la liste des produits à réapprovisionner, ainsi qu’une alerte dès qu’un stock passe en dessous du seuil. Le récapitulatif de clôture de caisse peut être envoyé à n’importe quel numéro WhatsApp. Le propriétaire suit tout depuis son téléphone, même les jours où il ne passe pas.
Tout cela est compris dans le prix standard : 1990 KGS par mois pour un café (environ 23 USD), toutes les fonctions et un nombre illimité d’appareils. Deux semaines gratuites, sans carte bancaire.
FAQ
Quelle est la différence entre un ticket X et un ticket Z ?
Le ticket X affiche les totaux de la journée en cours et ne clôture rien. Le ticket Z clôture la journée commerciale, reçoit un numéro et enregistre les totaux définitifs et l’écart de caisse.
Le ticket Z d’Ordo remplace-t-il un ticket Z fiscal ?
Non. Ordo produit des rapports internes et n’est pas un logiciel de caisse certifié. En France et en Belgique, où une caisse certifiée est souvent obligatoire, il n’est pas prévu aujourd’hui pour enregistrer les ventes ; voyez avec votre expert-comptable.
Le propriétaire peut-il voir qui a vendu quoi ?
Oui. Le ticket Z inclut les ventes par employé, et chaque action dans le système est enregistrée au nom de la personne qui l’a effectuée.
Ordo gère-t-il les heures ou calcule-t-il les salaires ?
Non. Ordo suit les services de caisse et la recette, pas les plannings d’heures ni la paie.
Les services et les rapports fonctionnent-ils sans internet ?
Oui. Les services, les tickets X et Z et la clôture de journée tournent dans l’application sur l’ordinateur du café et ne dépendent pas d’internet. Les messages Telegram attendent et partent au retour de la connexion.
Les caissiers voient-ils les rapports de tous les services ?
Non. Par défaut, la liste des services clôturés et leurs PDF sont réservés au propriétaire et au manager, ainsi qu’à toute personne à qui le propriétaire donne accès aux rapports. Les caissiers ne la voient pas ; ils ne clôturent que leur propre service.