Un logiciel de caisse pour café qui continue d’encaisser quand internet tombe

Ce qu’un café attend vraiment de sa caisse

Un petit café n’a pas besoin d’un logiciel conçu pour une chaîne de restaurants. Il lui faut une prise de commande rapide, une cuisine qui voit la commande tout de suite, des ingrédients qui se déstockent tout seuls et, à la fermeture, une réponse claire : combien est entré et où est passé l’argent. Dans Ordo, tout cela est compris dans un seul prix, sans module payant en option.

• Une caisse aux grands boutons, avec photos des produits, tailles de boisson et suppléments comme le lait ou les sirops.
• Paiement en espèces et par carte, paiement fractionné et partage de l’addition par article.
• Un écran cuisine et bar, et des bons de commande imprimés pour la cuisine.
• Un stock géré par fiches techniques, une liste d’achats et des fournisseurs.
• Services, clôture de journée, ticket Z et alertes sur Telegram.

Salles, tables et serveurs

Si vous avez des places assises, créez vos salles et vos tables dans Ordo et disposez-les comme elles sont réellement. Ouvrez une commande sur une table, mettez-la en attente pour y revenir plus tard, ou passez une commande sur place en vente à emporter quand le client décide de partir.

Les serveurs prennent les commandes sur leur propre téléphone : ils ouvrent un écran serveur dans le navigateur, via le Wi-Fi du café, sans rien installer. Quand une table veut payer séparément, le caissier répartit les articles sur plusieurs additions directement à la caisse.

La cuisine et le bar voient la commande aussitôt

Une fois envoyée, la commande s’affiche sur l’écran cuisine, qui peut être n’importe quelle tablette ou un second moniteur. Le cuisinier ou le barista la fait passer de « en attente » à « prête » d’un simple geste. Vous pouvez créer plusieurs postes, par exemple le bar et la cuisine, et attribuer à chacun ses catégories de la carte : le cuisinier ne voit jamais les cafés, et le barista ne voit jamais la soupe.

Si votre cuisine préfère le papier, Ordo imprime les bons sur une imprimante dédiée, et la langue des bons peut être réglée indépendamment de celle de la caisse.

Stock et coût matière sans carnet

Chaque plat et chaque boisson a sa fiche technique : combien de grammes, de millilitres ou de pièces entrent dans une portion, ou dans une fournée au rendement défini. À chaque vente, Ordo déstocke les ingrédients, calcule le coût de revient d’après la fiche et signale ce qui va manquer. La liste d’achats se construit toute seule et s’imprime en un geste, et les livraisons sont entrées en stock dans Ordo dès leur arrivée.

Les tailles de boisson sont bien prises en compte : un grand cappuccino consomme plus de lait qu’un petit. Vous pouvez aussi saisir les dépenses du café, du loyer aux petits achats, et les voir à côté de vos ventes.

Services, espèces et droits du personnel

Chaque membre de l’équipe a son propre accès : propriétaire, manager, caissier, serveur ou cuisinier, et c’est le propriétaire qui décide de qui peut faire quoi. Les remises ne peuvent pas dépasser la limite fixée dans les réglages, et un remboursement exige le code PIN d’un manager ou du propriétaire.

À la clôture d’un service, vous voyez immédiatement combien d’espèces doivent se trouver dans le tiroir-caisse et combien est passé par carte. Chaque service a son rapport PDF, et les totaux comme les alertes de stock bas vous arrivent sur Telegram, même quand vous n’êtes pas au café.

Matériel et fonctionnement hors ligne

Ordo s’installe sur un ordinateur Windows ou Linux et garde vos données sur cet ordinateur : la caisse continue donc de vendre quand internet est coupé. Les tablettes et les téléphones s’y connectent par le Wi-Fi du café et fonctionnent dans un navigateur ordinaire.

• Imprimantes thermiques ESC/POS 58 mm et 80 mm en USB, et un tiroir-caisse.
• N’importe quel terminal de paiement (TPE) : le client paie sur le terminal et la commande est notée « carte » dans Ordo.
• Autant de tablettes et de téléphones que vous voulez, sans supplément.

Ce que coûte l’installation et quoi acheter

Équiper un café d’une caisse revient à deux dépenses : l’abonnement au logiciel et le matériel, acheté une fois. Ordo coûte 1990 KGS par mois et par café (environ 23 USD), soit 23 880 KGS par an, et cela couvre déjà la caisse, l’écran cuisine, le stock, les rapports et un nombre illimité d’appareils. Pas de facture séparée pour des modules, des postes ou des tablettes.

Vous choisissez le matériel et l’achetez chez le fournisseur de votre choix. Les prix d’un même équipement varient beaucoup d’un vendeur à l’autre, nous ne les donnons donc pas ici : demandez deux ou trois devis et inscrivez les montants dans votre propre budget. Vous possédez sans doute déjà une partie de ce matériel, et plusieurs lignes du tableau sont facultatives.

Ce qu’il faut à un café pour démarrer avec Ordo

Ordo : 1990 KGS (environ 23 USD) par mois et par café, 2 premières semaines gratuites. Le prix du matériel dépend du fournisseur.

Démarrer, étape par étape

Pas besoin de technicien : tout se règle dans l’application, et une petite carte se saisit en une soirée. Cet ordre fonctionne bien :

• Installez Ordo sur l’ordinateur et lancez l’assistant de configuration : langue, pays, nom du café et compte du propriétaire. Le pays détermine la devise.
• Commencez avec des données de démonstration si vous voulez vous entraîner, ou avec une base vide si vous êtes prêt à saisir votre propre carte.
• Ajoutez les catégories, les produits, les tailles et les suppléments. Si votre carte est déjà dans un tableur, vous pouvez importer les produits depuis un fichier CSV.
• Créez les fiches techniques, au moins pour vos meilleures ventes, afin que le stock déduise les ingrédients et calcule le coût matière.
• Branchez l’imprimante, imprimez un ticket et un bon de cuisine de test, puis ouvrez l’écran cuisine sur une tablette grâce au QR code des réglages.
• Ajoutez votre équipe avec ses rôles et faites un service d’essai avant l’ouverture, pour que chacun apprenne sans file d’attente.

FAQ

À lire aussi