Fiches techniques : ce qui entre dans chaque boisson
Commencez par ajouter vos matières : café en grains, lait, sirops, gobelets, couvercles. Donnez à chacune une unité, grammes, kilos, millilitres, litres ou pièces, ainsi que son prix. Construisez ensuite la fiche technique : la quantité de chaque matière dans une portion.
Une fiche peut produire plusieurs portions à la fois, ce qui convient à une préparation de sirop ou à une pâte. Quand une boisson existe en plusieurs tailles, chaque taille reçoit un coefficient de la fiche de base, par exemple 1,5 pour un grand gobelet : inutile de créer une fiche par taille.
- Le stock est déduit automatiquement à chaque vente.
- Les remboursements, et les articles annulés que la cuisine n’a pas encore commencés, remettent les ingrédients en stock.
- Les produits finis comme l’eau en bouteille ou les viennoiseries achetées se suivent à la pièce.
Coût de revient et marge sans tableur
Dès que vos ingrédients ont un prix, Ordo calcule le coût d’une portion à partir de la fiche technique. À chaque nouvelle livraison, le prix de l’ingrédient devient la moyenne entre ce qui était en stock et ce qui vient d’arriver : vos coûts suivent ce que vous payez réellement.
Le tableau de bord principal affiche le coût matière sur une période, la marge brute qui en résulte et cette marge en pourcentage du chiffre d’affaires. L’export des ventes vers Excel ou CSV détaille ces mêmes chiffres par produit. Le coût est figé au moment de la vente : vos anciens rapports ne bougent pas quand vous changez vos prix.
Si certains articles n’ont pas encore de prix d’ingrédient, Ordo signale les chiffres comme incomplets plutôt que d’afficher une marge propre mais fausse.
Livraisons, inventaires et pertes
Tout ce qui arrive à votre stock passe dans un journal des mouvements : ventes, livraisons, inventaires, ajustements et pertes. Vous voyez qui a modifié un niveau de stock, quand et pourquoi.
- Livraisons : saisissez le nombre de colis et le prix, et le stock comme le coût moyen se mettent à jour.
- Inventaires : saisissez ce qui se trouve réellement en réserve après le comptage.
- Pertes : un lait tourné ou une boisson renversée sont sortis du stock avec un motif obligatoire.
Une liste de réassort par fournisseur
Pour chaque article, vous pouvez définir un seuil d’alerte, un niveau de réassort cible, le conditionnement et le fournisseur. Ordo établit une liste de réassort qui montre ce qui est épuisé, ce qui va manquer, combien de colis acheter et combien ils coûteront, le tout regroupé par fournisseur.
Vous pouvez imprimer la liste et, si Telegram est connecté, Ordo envoie les alertes de stock bas et la liste de réassort à la clôture du service directement dans le groupe de votre équipe.
Par où commencer : votre première semaine
Inutile de décrire toute la carte en un jour. Commencez par ce qui se vend le plus et coûte le plus cher, et ajoutez le reste au fil de l’eau.
- Ajoutez vos 10 à 15 matières principales : café, lait, lait végétal, sirops, gobelets et couvercles.
- Faites un inventaire pour que vos stocks de départ correspondent à ce que vous avez réellement en réserve.
- Créez les fiches techniques de vos boissons les plus vendues et vérifiez le coût de revient de chacune.
- Une semaine plus tard, refaites un inventaire et utilisez le journal des mouvements pour voir où le stock réel et le stock théorique divergent.
Intégré à la caisse, et ça marche hors ligne
La gestion des stocks n’est pas un logiciel à part : elle fait partie de la caisse Ordo. L’application Windows et Linux garde les données sur l’ordinateur du café, donc les déstockages par fiche technique continuent sans internet. Ordo coûte 1990 KGS par mois pour un café (environ 23 USD), avec le stock, les fiches techniques, l’écran cuisine et les rapports compris. Les 2 premières semaines sont gratuites, sans carte bancaire.
Vos fiches techniques sont déjà dans un autre logiciel ? Envoyez-nous un export et nous vous aiderons à transférer votre carte, vos fiches et votre historique de ventes.
FAQ
Comment Ordo calcule-t-il le coût d’une boisson ?
À partir de la fiche technique : la quantité de chaque ingrédient est multipliée par son prix. Le prix de l’ingrédient est mis à jour à chaque livraison, comme moyenne entre l’ancien stock et le nouveau lot.
Faut-il une fiche technique par taille de gobelet ?
Non. Chaque taille reçoit un coefficient de la portion de base, par exemple 1,5, et les déstockages sont calculés à partir d’une seule fiche.
Comment faire un inventaire ?
Ouvrez la section inventaire et saisissez ce que vous avez réellement. L’écart est inscrit au journal des mouvements, pour voir où les chiffres ne collent pas.
Puis-je suivre les produits achetés tout faits, comme l’eau ou les viennoiseries ?
Oui. Activez le suivi de stock pour le produit, réceptionnez-le par colis, et il apparaît dans la liste de réassort avec vos ingrédients.
La gestion des stocks fonctionne-t-elle hors ligne ?
Oui, dans l’application Windows et Linux. Déstockages, livraisons et inventaires sont enregistrés sur l’ordinateur du café. Les alertes Telegram partent au retour de la connexion.
Puis-je reprendre mes fiches techniques d’un autre logiciel ?
Oui. Envoyez-nous un export de votre système actuel et nous vous aiderons à transférer votre carte, vos fiches techniques et votre historique de ventes, pour ne pas tout ressaisir.