Pourquoi un café a besoin d’une caisse qui marche hors ligne
Le rush du matin n’attend pas que votre fournisseur d’accès répare la ligne. Avec une caisse 100 % cloud, une coupure se transforme en file d’attente : commandes sur des bouts de papier, monnaie calculée de tête et soirée passée à essayer de reconstituer la journée.
Dans Ordo, la vente ne dépend pas d’internet. Tout ce dont un service a besoin, de la prise de commande au paiement, du ticket à l’écran cuisine et à la clôture de journée, tourne sur l’ordinateur de votre café. Internet ne sert qu’aux extras, comme les notifications Telegram et les sauvegardes sur Google Drive.
Comment fonctionne l’installation hors ligne
Un ordinateur du café sert à la fois de caisse et d’endroit où vivent vos données. Vous y installez l’application Ordo pour Windows ou Linux, vous branchez l’imprimante de tickets en USB et vous reliez le tiroir-caisse à l’imprimante.
Les tablettes et les téléphones se connectent à cet ordinateur par le Wi-Fi du café et ouvrent Ordo dans un navigateur ordinaire. Le routeur n’a pas besoin d’être connecté à internet pour cela : les appareils doivent simplement être sur le même réseau local.
- Commandes, paiements, services et rapports sont enregistrés sur votre ordinateur, pas sur le serveur de quelqu’un d’autre.
- Les tablettes du comptoir et l’écran cuisine passent par votre propre Wi-Fi.
- Tickets et bons de cuisine s’impriment sur une imprimante USB 58 mm ou 80 mm.
- Ordo sauvegarde automatiquement sa base de données sur ce même ordinateur, chaque jour.
Ce qui marche hors ligne et ce qui attend internet
Tout ce qui touche à la vente fonctionne hors ligne : la prise de commande, les paiements en espèces et par carte notés en caisse, l’impression des tickets, l’écran cuisine, le déstockage par fiches techniques, la clôture du service et le rapport du jour.
Votre terminal de paiement est un appareil à part. Qu’il ait besoin d’une liaison avec la banque dépend du terminal et de votre banque, pas d’Ordo. Dans la caisse, vous indiquez simplement que le client a payé par carte.
Ce qui fonctionne sans internet
| Fonction | Hors ligne | Dépend de |
|---|---|---|
| Prise de commande et paiement en espèces | Fonctionne | L’ordinateur Ordo allumé |
| Noter un paiement par carte | Fonctionne dans Ordo | Le terminal lui-même peut avoir besoin de sa liaison bancaire |
| Impression des tickets et des bons de cuisine | Fonctionne | Une imprimante USB sur l’ordinateur |
| Écran cuisine, tablettes, téléphones des serveurs | Fonctionnent | Le Wi-Fi à l’intérieur du café |
| Stock, fiches techniques, clôture, rapports | Fonctionnent | L’ordinateur Ordo allumé |
| Notifications Telegram | En attente | Gardées sur l’ordinateur et envoyées au retour de la connexion |
| Sauvegarde Google Drive | En attente | Internet |
| Mises à jour de l’application | En attente | Internet |
| Première activation | Ne fonctionne pas | Internet, une seule fois |
| Version en ligne dans le navigateur | Ne fonctionne pas | Internet, en permanence |
Votre abonnement et le travail hors ligne
Ordo coûte 1990 KGS par mois pour un café (environ 23 USD), avec toutes les fonctions et un nombre illimité d’appareils. Les 2 premières semaines sont gratuites, sans carte bancaire.
La caisse s’active une fois avec un code lors de la première installation, et cette étape demande internet. Ensuite, l’abonnement est vérifié chaque fois que l’ordinateur est en ligne. Si vous restez hors ligne quelques jours, la caisse continue de fonctionner jusqu’à la fin de la période payée ou d’essai qu’elle a reçue lors de sa dernière vérification.
Ordo n’est pas une caisse certifiée
Ordo imprime des tickets clients ordinaires, pas des tickets fiscaux, et n’est pas un logiciel de caisse certifié : il n’a ni certification NF525 ni attestation, et ne remplace pas une caisse enregistreuse certifiée. En France, une entreprise assujettie à la TVA qui enregistre les paiements de ses clients dans un logiciel doit utiliser un logiciel certifié ; en Belgique, beaucoup d’établissements horeca doivent utiliser un système de caisse enregistreuse certifié. Dans ces pays, Ordo n’est donc pas prévu aujourd’hui comme caisse, ni comme second système d’enregistrement des ventes à côté d’une caisse certifiée.
Une caisse hors ligne et un dispositif fiscal hors ligne sont deux questions distinctes. Combien de temps un système certifié peut fonctionner sans connexion, et comment il transmet ensuite les données enregistrées, dépend des règles fiscales de votre pays et de ce système, pas d’Ordo.
Vérifiez les règles qui s’appliquent à votre activité auprès de l’administration fiscale ou de votre expert-comptable avant toute utilisation d’Ordo.
Préparer votre café aux coupures
Une caisse hors ligne élimine le plus gros risque, et quelques habitudes rendent les coupures encore plus sereines :
- Laissez l’ordinateur Ordo allumé pendant tout le service : les tablettes et l’écran cuisine passent par lui.
- Branchez l’ordinateur et le routeur sur un onduleur, pour qu’une micro-coupure de courant ne mette pas fin au service et que le Wi-Fi du café reste actif.
- Si vous voulez qu’Ordo ne se connecte jamais à internet, activez le mode hors ligne dans les réglages. Il coupe la synchronisation cloud, les sauvegardes Google Drive, WhatsApp, la recherche de mises à jour et les statistiques d’utilisation, tandis que commandes, paiements, impression et appareils du réseau local continuent de fonctionner.
- Copiez de temps en temps une sauvegarde sur une clé USB, ou activez la sauvegarde Google Drive.
- Demandez à votre banque comment votre terminal se comporte hors ligne, et soyez prêt à accepter les espèces.
Passer d’une autre caisse à Ordo
Plus de 12 000 commandes réelles ont déjà été importées dans Ordo depuis un café en activité. Nous vous aidons à reprendre votre carte, vos fiches techniques et votre historique de ventes depuis votre système actuel : envoyez-nous un export et nous nous en occupons ensemble. Pour vos questions : WhatsApp, Telegram ou e-mail.
FAQ
Ordo fonctionne-t-il vraiment sans internet ?
Oui, l’application Windows et Linux. Les données sont stockées sur l’ordinateur du café : ventes, tickets et écran cuisine fonctionnent sans connexion. La version en ligne, dans le navigateur, a besoin d’internet.
Les tablettes fonctionnent-elles aussi hors ligne ?
Oui, tant qu’elles sont sur le Wi-Fi du café avec l’ordinateur Ordo. Une tablette a besoin du réseau local, pas d’internet.
Que deviennent mes données si l’ordinateur tombe en panne ?
Ordo fait automatiquement une sauvegarde quotidienne de sa base de données sur cet ordinateur. Vous pouvez aussi activer la sauvegarde Google Drive, qui s’envoie quand internet est disponible. Mieux vaut garder en plus une copie sur un disque séparé.
Ordo remplace-t-il une caisse certifiée ou un dispositif fiscal ?
Non. Ordo imprime des tickets clients ordinaires et n’est pas un logiciel de caisse certifié. En France et en Belgique, il n’est pas prévu aujourd’hui comme caisse ni comme second système d’enregistrement des ventes à côté d’une caisse certifiée ; vérifiez avec votre expert-comptable.
De quel matériel ai-je besoin ?
Un ordinateur Windows ou Linux, une imprimante thermique ESC/POS 58 mm ou 80 mm en USB et, si vous le souhaitez, un tiroir-caisse et des tablettes. Vous pouvez garder votre propre terminal de paiement.
Dois-je faire quelque chose au retour d’internet ?
Non. Chaque commande est déjà enregistrée sur l’ordinateur du café, et les notifications Telegram en attente partent d’elles-mêmes dès que la connexion revient.
Et si le courant coupe en même temps qu’internet ?
Aucune caisse ne fonctionne sans électricité. Mais tout ce qui a été encaissé avant la coupure est déjà enregistré sur l’ordinateur. Au retour du courant, rallumez l’ordinateur et ouvrez Ordo : vos commandes, le service en cours et vos niveaux de stock seront là.