Maikling plano: 12 hakbang hanggang sa unang tasa
Mas madaling isipin ang pagbubukas ng coffee shop bilang kadena kung saan nakasandal ang bawat desisyon sa nauna. Ang format ang nagdidikta ng puwesto, ang puwesto ng kagamitan, at ang kagamitan at menu ng budget at ng team. Ang pinakamahal na pagkakamali ng baguhan ay pumirma ng upa o bumili ng espresso machine bago matapos ang kuwenta, kaya pangalawa ang kuwenta sa planong ito.
Pagkakasunod ng pagbubukas
| Hakbang | Gagawin | Resulta |
|---|---|---|
| 1. Format | Takeaway, may upuan, o may upuan at kusina | Alam mo ang puwesto at team na kailangan |
| 2. Kuwenta | Puhunan at break-even point | Ilang tasa kada araw ang kailangang maibenta |
| 3. Puwesto | Suriin ang dumadaan, kuryente, tubig, bentilasyon, kontrata | Upa na walang sorpresa |
| 4. Rehistro | Uri ng negosyo at rehistro nito | Rehistradong negosyo |
| 5. Buwis | Piliin ang tamang tax setup kasama ang accountant | Alam mo kung ano ang babayaran at kailan |
| 6. Resibo at invoice | Alamin kung anong sistema ang hinihingi ng batas | Makakapagbigay ka ng opisyal na resibo kung kailangan |
| 7. Kalinisan at sunog | Health permit, medical ng staff, fire safety | Handa sa inspeksyon |
| 8. Kagamitan | Bar at counter | Nakakatimpla ang bar, nakakapag-print ang POS |
| 9. Menu | Supplier, recipe, costing, presyo | Menu na malinaw ang kita |
| 10. Team | Mag-hire at mag-train ng barista | Tao at iskedyul ng shift |
| 11. Software | Menu, stock at staff sa POS | Naitatala ang bawat benta |
| 12. Pagbubukas | Trial day, soft opening, unang buwan | May benta at nakikita mo ang numero |
Hakbang 1. Piliin ang format
Pinakamaliit ang kailangang pera ng takeaway counter, pero buhay nito ang dumadaang tao. Kumikita ang café na may upuan sa mga customer na nananatili para sa pangalawang inumin at pastry, pero nagbabayad ito ng mas malaking espasyo, muwebles at paglilinis. Tumataas ang average na bill ng café na may kusina dahil sa almusal at tanghalian, pero may dagdag na cook, bentilasyon, cold storage at mas mahigpit na patakaran sa kalinisan. Kung hindi sigurado, magsimula nang mas maliit: mas madaling lumaki mula takeaway patungong may upuan kaysa paliitin ang lugar na nauupahan mo na.
Hakbang 2. Magkuwenta bago pumirma ng upa
Hatiin ang budget sa minsanang gastos (renovation, kagamitan, muwebles, unang stock, signage, deposito sa upa) at buwanang gastos (upa, sahod, kuryente at tubig, supplies, buwis, software). Magtabi ng reserba para sa ilang buwan ng fixed costs: matagal bago makilala ang bagong café, at halos laging mas mababa sa plano ang kita sa simula.
Pagkatapos, kuwentahin ang break-even point: buwanang fixed costs na hinati sa natitira sa isang bill matapos ang gastos sa sangkap. Halimbawa lang ito, sa US dollars: fixed costs na 3,500 USD kada buwan, average na bill na 5.50 USD at gastos sa sangkap na 30%. Nag-iiwan ng 3.85 USD ang bawat bill, kaya kailangan mo ng mga 910 bill kada buwan, o mga 31 kada araw. Palitan ang mga ito ng sarili mong numero, at tandaan na pinapataas pa ito ng buwis sa benta, card fee at sayang.
Hakbang 3. Hanapin at suriin ang puwesto
Bilangin ang dumadaan sa harap tuwing umaga, tanghali at gabi, sa karaniwang araw at sa weekend. Pagkatapos, suriin ang puwesto na parang engineer: gaano kalaki ang kuryenteng kaya nito, may tubig at drainage ba kung saan ilalagay ang bar, bentilasyon kung magluluto ka, imbakan at daanan ng supplier, kung pinapayagan ang signage (itanong sa munisipyo o city hall at sa building admin o mall), at ang nakasulat sa kontrata tungkol sa pagtaas ng upa, pagkukumpuni at paggamit ng address para sa rehistro.
Hakbang 4. Irehistro ang negosyo
Karaniwang nirerehistro ang café ng iisang may-ari bilang sole proprietorship, habang mas bagay ang partnership o korporasyon kung may kasosyo, investor o planong chain. Iba-iba ang pangalan ng mga ahensya at ang pagkakasunod sa bawat bansa at lungsod. Itanong sa lokal na awtoridad o sa accountant mo kung saan irerehistro ang pangalan ng negosyo, anong lokal na permit ang kailangan para makapag-operate, at kung kailan dapat magparehistro sa tanggapan ng buwis. Huwag pumirma ng mahabang kontrata ng upa bago malinaw na papayagan ang café sa puwestong iyon.
Hakbang 5. Buwis
Bago magbukas, alamin kasama ang accountant kung anong mga buwis ang babayaran ng café mo: buwis sa kita, buwis na batay sa benta o VAT, at mga kontribusyon para sa empleyado. Itanong din kung may mapagpipiliang tax setup para sa maliit na negosyo, kung kailan ang deadline ng pag-file at kung anong libro o record ang kailangang itago. Isama ang sagot sa kuwenta mo sa Hakbang 2, dahil maaaring malaki ang epekto nito sa break-even.
Hakbang 6. Resibo, invoice at POS na hinihingi ng batas
Sa maraming bansa, may patakaran kung anong resibo o invoice ang dapat matanggap ng customer at kung anong POS, cash register, fiscal device o e-invoicing system ang puwedeng gamitin. Sa Pilipinas, may sariling patakaran ang BIR para dito. Itanong sa accountant mo kung ano ang kailangan sa negosyo mo bago bumili ng anumang sistema.
Magkaibang trabaho ang sistemang pang-resibo na hinihingi ng batas at ang software ng café. Karaniwang resibo para sa customer ang ini-print ng Ordo, hindi opisyal na resibo o invoice. Hindi nito pinapalitan ang BIR-registered na POS o cash register, o anumang certified na fiscal device o e-invoicing system; katuwang ito ng mga iyon.
Hakbang 7. Kalinisan, medical ng staff at fire safety
Sa halos lahat ng lugar, may patakaran sa kalinisan ng pagkain at maaaring may inspeksyon. Itanong sa lokal na health office kung kailangan ng sanitary o health permit bago magbukas, anong medical o health certificate ang kailangan ng staff na humahawak ng pagkain at gaano kadalas ito nire-renew. Itanong din sa lokal na fire department ang mga kailangan para sa fire safety, at gawin ito bago mag-renovate, para hindi na magbago ang layout pagkatapos.
Hakbang 8. Checklist ng kagamitan sa coffee shop
Bumili ng kagamitan kapag tapos na ang menu at ang ayos ng bar. Sa halip na presyo, na nag-iiba ayon sa brand at supplier, narito ang dapat itanong sa nagbebenta. Tiyakin ding may service center at piyesa ang modelo sa lungsod mo.
Kagamitan sa coffee shop
| Gamit | Para saan | Ano ang titingnan |
|---|---|---|
| Espresso machine | Espresso at inuming may gatas | Bilang ng group head para sa peak, konsumo ng kuryente, lokal na service at piyesa |
| Espresso grinder | Pare-parehong giling at lasa | Bilis at tumpak na dose; pangalawang grinder para sa decaf |
| Water filter | Lasa at proteksyon laban sa scale | Ipasuri ang tubig, planuhin ang palit ng cartridge |
| Under-counter na ref | Gatas at dessert | Kasya ang isang araw ng benta |
| Lababo o dishwasher | Malinis na tasa sa peak | May tubig at drainage na |
| Timbangan, tamper, pitsel | Tumpak na recipe | Timbangang hanggang 1 gramo na may timer |
| Computer o tablet | Pagkuha ng order | Tuloy ang gamit kahit mawala ang internet |
| Thermal receipt printer | Resibo at ticket sa bar | 58 o 80 mm, ESC/POS, USB |
| Cash drawer | Cash | Nakakabit sa receipt printer |
| Card terminal | Bayad sa card | Kondisyon ng bangko; minamarkahan ng POS ang bayad na card |
| Sistemang pang-resibo na hinihingi ng batas | Opisyal na resibo o invoice, kung kailangan | Itanong sa accountant kung ano ang kailangan |
| Wi-Fi router | Tablet at bar screen | Hiwalay na network para sa customer, backup na internet |
Hakbang 9. Supplier, menu at costing
Panatilihing maikli ang menu: mga klasikong espresso drink, filter coffee, tsaa, ilang signature drink at kaunting pastry. Pumili ng roaster sa pamamagitan ng pagtikim ng sample sa sarili mong makina, at maghanda ng backup na supplier ng gatas, pastry at cup. Isulat ang recipe ng bawat item sa gramo at mililitro, at kuwentahin ang costing kada tasa gamit ang aming calculator bago magtakda ng presyo.
Hakbang 10. Mag-hire at mag-train ng team
Mag-hire batay sa ugali at malasakit, saka ituro ang craft. Mas maraming tao sa umagang peak kaysa sa matumal na oras. Magsulat ng maikling pamantayan para sa recipe, pagbubukas at pagsasara, pagtanggap ng delivery at kung ano ang gagawin kapag nawala ang internet o nasira ang printer, at i-train ang lahat sa trial day. Bigyan ang bawat isa ng sariling login sa POS na may karapatan ayon sa role; sa Ordo, kailangan ng PIN ng may-ari ang discount na lampas sa limit at ang refund.
Hakbang 11. Software na kailangan mula unang araw
Kailangan mo ng POS, bar screen, stock ayon sa recipe, shift na may bilang ng cash, at report. Ikumpara ang buong gastos, hindi lang ang subscription, at alamin kung ano ang nangyayari kapag nawala ang internet.
- Ang Ordo app para sa Windows o Linux ay nag-iimbak ng data sa computer ng café at tuloy ang benta kahit offline; kumokonekta ang mga tablet at cellphone sa Wi-Fi ng café sa browser.
- Lumalabas ang order sa bar screen pagkabayad na pagkabayad.
- Ibinabawas ng bawat benta ang sangkap ayon sa recipe; nagbababala ang Ordo kapag paubos na ang stock at nagpi-print ng listahan ng bibilhin.
- Nagsisimula ang shift sa panukli at nagtatapos sa bilang ng cash at card; may kabuuan kada araw at alerto sa Telegram.
- 58 at 80 mm na ESC/POS USB printer, cash drawer sa pamamagitan ng printer at card terminal ng kahit anong bangko.
- Lahat ng ito sa 1990 KGS kada buwan bawat café (mga 23 USD), kahit ilang device, may 14 na araw na libreng trial at walang card.
Checklist bago magbukas at ang unang buwan
Bago magbukas: tapos ang rehistro, permit at tax setup, valid ang medical ng staff, handa ang sistemang pang-resibo na hinihingi ng batas, ayos na ang recipe, nasa POS na ang menu at unang stock, nasubukan na ang printer, cash drawer at card terminal, nasubukan ang POS nang walang internet, at nakapag-trial day na kung saan tugma ang cash at card sa shift report.
Sa unang buwan, itugma ang cash at card gabi-gabi, bantayan ang bilang ng bill at ang average na bill laban sa break-even mo, tingnan araw-araw ang paubos na stock, at suriin linggo-linggo ang best seller, benta kada oras at ang agwat ng aktwal na konsumo sa recipe.
FAQ
Saan magsisimula kung magbubukas ng coffee shop mula sa wala?
Sa format at sa kuwenta. Pumili sa takeaway, may upuan o may kusina, at kuwentahin kung ilang bill kada araw ang kailangan para mag-break even. Saka pa lang maghanap ng puwesto at bumili ng kagamitan.
Magkano ang puhunan sa pagbubukas ng coffee shop?
Depende sa format, puwesto at kagamitan. Hatiin ito sa minsanang gastos at buwanang gastos, at magtabi ng reserba para sa ilang buwan ng fixed costs. Sa aming gabay sa coffee shop business plan, may halimbawang kuwenta na puwede mong palitan ng sarili mong numero.
Anong permit at rehistro ang kailangan ng coffee shop?
Iba-iba ito sa bawat bansa at lungsod. Karaniwang kasama ang rehistro ng negosyo, lokal na permit para mag-operate, rehistro sa buwis, health permit at fire safety. Itanong ang eksaktong listahan sa lokal na awtoridad o sa accountant mo.
Anong buwis ang babayaran ng coffee shop?
Depende sa bansa, sa uri ng negosyo at sa laki ng benta. Alamin ito kasama ang accountant bago magbukas at isama sa break-even mo.
Pinapalitan ba ng Ordo ang BIR-registered na POS o cash register?
Hindi. Karaniwang resibo para sa customer ang ini-print ng Ordo. Katuwang ito ng rehistrado mong POS, cash register o e-invoicing system para sa order, bar screen, stock, shift at report.