Plani i shkurtër: 12 hapa deri te kafeja e parë
Hapja e një bar-kafeje është një zinxhir vendimesh ku secili mbështetet te i mëparshmi. Formati përcakton lokalin, lokali përcakton pajisjet, ndërsa pajisjet dhe menuja përcaktojnë buxhetin dhe ekipin. Gabimi më i shtrenjtë i fillestarit është të nënshkruajë qiranë ose të blejë makinën e espresos para se të bëjë llogaritë, prandaj në këtë plan numrat vijnë të dytët.
Radha e hapjes
| Hapi | Çfarë bëni | Rezultati |
|---|---|---|
| 1. Formati | Vetëm për ta marrë me vete, me vende ulëse, ose me kuzhinë | E dini çfarë lokali dhe ekipi ju duhet |
| 2. Llogaritë | Buxheti fillestar dhe pika e barazimit | Sa kafe në ditë duhet të shisni |
| 3. Lokali | Kalimtarët, energjia, uji, ventilimi, kontrata e qirasë | Qira pa surpriza |
| 4. Forma ligjore | Person fizik ose shoqëri | Biznes i regjistruar |
| 5. Tatimet | Regjimi tatimor, i zgjedhur me kontabilistin | E dini çfarë paguani dhe kur |
| 6. Fiskalizimi | Si duhet lëshuar fatura fiskale në vendin tuaj | Shitje në rregull me ligjin |
| 7. Higjiena dhe siguria | Rregullat sanitare, kontrollet e stafit, zjarrfikësja | Gati për inspektim |
| 8. Pajisjet | Banaku i barit dhe arka | Bari bën kafe, arka printon |
| 9. Menuja | Furnitorët, recetat, kostoja, çmimet | Menu me marzh të qartë |
| 10. Ekipi | Punësimi dhe trajnimi i baristëve | Njerëz dhe orar turnesh |
| 11. Programi | Menuja, magazina dhe stafi në arkë | Çdo shitje regjistrohet |
| 12. Hapja | Dita prove, hapja e butë, muaji i parë | Shisni dhe i shihni numrat |
Hapi 1. Zgjidhni formatin
Një banak vetëm për kafe me vete kërkon më pak para, por jeton krejt nga kalimtarët. Një kafene me vende ulëse fiton nga klientët që rrinë për një kafe të dytë dhe një ëmbëlsirë, por paguan metrat katrorë, mobiliet dhe pastrimin. Një lokal me kuzhinë e rrit faturën mesatare me mëngjese dhe dreka, por shton kuzhinierin, aspiratorin, ruajtjen në të ftohtë dhe kërkesa sanitare shumë më të rrepta. Nëse nuk jeni të sigurt, nisni më të vogël: kalimi nga kafeja me vete te tavolinat është më i lehtë sesa të zvogëlosh një sallë që e ke marrë tashmë me qira.
Hapi 2. Bëni llogaritë para se të nënshkruani qiranë
Ndajeni buxhetin në shpenzime një herë (rikonstruksioni, pajisjet, mobiliet, malli i parë, tabela, depozita e qirasë) dhe shpenzime mujore (qiraja, pagat, energjia dhe uji, materialet, tatimet, programi). Mbani një rezervë për disa muaj shpenzime fikse: një lokal i ri ka nevojë për kohë që ta zbulojnë njerëzit, dhe xhiroja e parë del pothuajse gjithmonë nën plan.
Pastaj gjeni pikën e barazimit: shpenzimet fikse mujore pjesëtuar me atë që mbetet nga një faturë pas kostos së mallit. Një shembull me supozime në lekë për një bar-kafe të vogël në Tiranë: shpenzime fikse 300.000 lekë në muaj, fatura mesatare 295 lekë, kostoja e mallit bashkë me humbjet 46%. Çdo faturë lë rreth 159 lekë, ndaj ju duhen rreth 1.883 fatura në muaj, pra rreth 63 në ditë, me 30 ditë pune. Këto janë shifra ilustruese, jo mesatare tregu: vendosni tuajat dhe mbani mend se tatimet mbi xhiron dhe komisionet e kartave e ngrenë pragun (në planin tonë të biznesit me to dalin rreth 70 fatura në ditë). Në Kosovë përdoret euroja, por llogaritja bëhet njësoj.
Hapi 3. Gjeni dhe kontrolloni lokalin
Numëroni kalimtarët para derës në mëngjes, në drekë dhe në mbrëmje, në një ditë jave dhe në fundjavë. Pastaj kontrollojeni lokalin si inxhinier: fuqinë elektrike që i takon, ujin dhe shkarkimin aty ku do të jetë banaku, ventilimin nëse do të gatuani, vendin për magazinë dhe hyrjen për furnitorët, nëse lejohet tabela (pyesni bashkinë) dhe, në kontratë, kushtet për rritjen e qirasë, riparimet, destinacionin e përdorimit dhe përdorimin si adresë e biznesit.
Hapi 4. Forma ligjore dhe regjistrimi
Një bar-kafe me një pronar shpesh nis si person fizik; një shoqëri (sh.p.k.) u përshtatet më mirë ortakëve, investitorëve ose planit për disa pika. Regjistrimi bëhet te institucioni i regjistrimit të bizneseve në vendin tuaj, për shembull Qendra Kombëtare e Biznesit në Shqipëri ose ARBK në Kosovë. Para se të zgjidhni, kërkojini një kontabilisti ose vetë institucionit t’ju shpjegojë: përgjegjësinë me pasurinë personale, kontributet e pronarit, afatet dhe hapat e regjistrimit, dokumentet që duhen, licencat ose lejet për shërbimin e ushqimit dhe pijeve, dhe çfarë duhet të lejojë lokali (destinacioni, adresa e biznesit).
Hapi 5. Regjimi tatimor dhe TVSH-ja
Regjimi tatimor përcakton çfarë do të paguani: tatim mbi fitimin ose mbi xhiron, TVSH-në nëse jeni ose do të bëheni subjekt i saj, kontributet për punonjësit dhe taksat vendore të bashkisë. Ndërtojini parashikimet me kontabilistin para hapjes, që të dini çfarë paguani, kur, dhe nëse çmimet në menu përfshijnë TVSH-në. Mos llogaritni me norma apo lehtësi tatimore pa një konfirmim me shkrim nga administrata tatimore.
Hapi 6. Arka dhe fiskalizimi
Në shumë vende një bar-kafe duhet t’i regjistrojë shitjet me një pajisje fiskale ose t’i lëshojë faturat në një format të caktuar nga ligji. Në Shqipëri shitjet fiskalizohen përmes programeve ose pajisjeve të certifikuara, në Kosovë përdoren arka fiskale. Pyesni kontabilistin çfarë vlen për biznesin tuaj dhe cilat zgjidhje janë të certifikuara, para se të blini pajisjet.
Sistemi fiskal dhe programi i bar-kafesë bëjnë punë të ndryshme. Ordo printon fatura të zakonshme për klientin, jo fatura fiskale, nuk është program i certifikuar fiskalizimi dhe punon përkrah sistemit tuaj fiskal pa e zëvendësuar.
Hapi 7. Higjiena, siguria ushqimore dhe mbrojtja nga zjarri
Para rikonstruksionit, pyesni bashkinë dhe autoritetin e ushqimit në vendin tuaj (për shembull AKU në Shqipëri ose AUV në Kosovë): a duhet njoftuar ose miratuar hapja, cilat rregulla higjienike vlejnë për banakun dhe kuzhinën, a duhet që dikush nga ekipi të ndjekë trajnim për higjienën e ushqimit, a kanë nevojë punonjësit që prekin ushqimin për kontrolle mjekësore dhe si regjistrohen temperaturat dhe afatet. Kontrolloni edhe rregullat e mbrojtjes nga zjarri dhe të aksesueshmërisë për një lokal të hapur për publikun, sigurinë në punë për punonjësit dhe lejet që duhen nëse do të shërbeni alkool.
Hapi 8. Lista e pajisjeve për bar-kafe
Blini pajisjet pasi të keni fiksuar menunë dhe planimetrinë e banakut. Në vend të çmimeve, që ndryshojnë sipas markës dhe furnitorit, ja çfarë t’i pyesni shitësit. Kontrolloni edhe nëse modeli ka servis dhe pjesë këmbimi afër jush.
Pajisjet e një bar-kafeje
| Pajisja | Për çfarë | Çfarë të kontrolloni |
|---|---|---|
| Makina e espresos | Espreso dhe pije me qumësht | Grupet për orët e pikut, konsumi i energjisë, servisi dhe pjesët afër |
| Mulliri i kafesë | Bluarje dhe shije të qëndrueshme | Shpejtësia dhe saktësia e dozës; mulli i dytë për kafe pa kafeinë |
| Filtri i ujit | Shija dhe mbrojtja nga gëlqerja | Analizoni ujin, planifikoni ndërrimin e filtrave |
| Frigorifer nën banak | Qumësht dhe ëmbëlsira | Kapacitet për një ditë pune |
| Lavaman ose pjatalarëse | Filxhanë të pastër në pik | Uji dhe shkarkimi në vend |
| Peshore, tamper, kana qumështi | Receta të sakta | Peshore me saktësi 1 gram dhe kohëmatës |
| Kompjuter ose tablet | Marrja e porosive | Vazhdon të punojë kur ikën interneti |
| Printer termik faturash | Fatura për klientët dhe fletë porosie për barin | 58 ose 80 mm, ESC/POS, USB |
| Sirtari i parave | Paratë në dorë | Lidhet me printerin e faturave |
| Terminali i kartave (POS-i i bankës) | Pagesat me kartë | Kushtet e bankës; arka e shënon pagesën si me kartë |
| Sistemi fiskal | Faturat fiskale | Pajisje ose program i certifikuar sipas ligjit të vendit |
| Ruteri Wi-Fi | Tabletët dhe ekrani i barit | Rrjet i veçantë për klientët, internet rezervë |
Hapi 9. Furnitorët, menuja dhe kostoja
Mbajeni menunë të shkurtër: klasikët e espresos, kafe filtër, çaj, një-dy pije të shtëpisë dhe një vitrinë të vogël me ëmbëlsira. Zgjidhni furnitorin e kafesë duke provuar mostrat në makinën tuaj dhe gjeni një furnitor rezervë për qumështin, ëmbëlsirat dhe gotat. Shkruani një recetë për çdo artikull në gramë dhe mililitra, dhe llogaritni koston e çdo filxhani me llogaritësin tonë para se të vendosni çmimet.
Hapi 10. Punësoni dhe trajnoni ekipin
Punësoni për qëndrimin dhe kujdesin, mjeshtërinë e mësoni më pas. Vendosni më shumë njerëz në pikun e mëngjesit se në orët e qeta, shkruani standarde të shkurtra për recetat, hapjen dhe mbylljen, pritjen e mallit dhe çfarë bëhet kur bie interneti ose printeri, dhe trajnoni të gjithë në ditët prove. Jepini secilit hyrjen e vet në arkë me të drejta sipas rolit; në Ordo, zbritjet mbi kufirin dhe kthimet e parave kërkojnë PIN-in e pronarit.
Hapi 11. Programi që ju duhet që në ditën e parë
Ju duhen një arkë, një ekran bari, magazina sipas recetave, turnet me numërimin e arkës dhe raportet. Krahasoni koston e plotë, jo vetëm abonimin, dhe kontrolloni çfarë ndodh kur ikën interneti.
- Aplikacioni Ordo për Windows ose Linux i mban të dhënat në kompjuterin e lokalit dhe vazhdon të shesë pa internet; tabletët dhe telefonat lidhen në shfletues përmes Wi-Fi-së së lokalit.
- Porositë shfaqen në ekranin e barit sapo paguhen.
- Çdo shitje zbret përbërësit sipas recetës; Ordo ju paralajmëron kur malli po mbaron dhe printon listën e blerjeve.
- Turni hapet me fondin fillestar të arkës dhe mbyllet me numërimin e parave në dorë dhe të kartave; totalet e ditës dhe njoftimet në Telegram.
- Printerë ESC/POS USB 58 dhe 80 mm, sirtar parash përmes printerit dhe terminali i kartave i çdo banke.
- Të gjitha këto për 1990 KGS në muaj për lokal (rreth 23 dollarë amerikanë, pra rreth 2.000 lekë), me sa pajisje të doni, me 14 ditë provë falas dhe pa kartë.
Lista e kontrollit para hapjes dhe muaji i parë
Para hapjes: regjistrimi dhe regjimi tatimor të rregulluar, detyrimet sanitare dhe fiskale të verifikuara dhe të plotësuara, recetat të provuara, menuja dhe malli fillestar në arkë, printeri, sirtari dhe terminali i kartave të testuar, arka e provuar me internetin të fikur, dhe një ditë prove e plotë ku totalet e parave në dorë dhe të kartave përputhen me raportin e turnit.
Në muajin e parë, krahasoni çdo mbrëmje paratë në dorë dhe kartat, ndiqni numrin e faturave dhe faturën mesatare kundrejt pikës së barazimit, kontrolloni çdo ditë mallin që po mbaron dhe çdo javë artikujt më të shitur, shitjet sipas orëve dhe diferencën mes recetave dhe konsumit real.
Pyetje
Nga nis kur hap një bar-kafe nga zero?
Nga formati dhe llogaritë. Zgjidhni mes kafesë me vete, vendeve ulëse ose kuzhinës, dhe llogaritni sa fatura në ditë ju duhen për të arritur pikën e barazimit. Vetëm pastaj kërkoni lokalin dhe blini pajisjet.
Person fizik apo shoqëri për një bar-kafe?
Për një lokal me një pronar, personi fizik shpesh është më i thjeshtë; shoqëria u përshtatet ortakëve ose planit për disa pika. Rregullat dhe kostot varen nga vendi: vendoseni me një kontabilist.
Çfarë tatimesh paguan një bar-kafe?
Varet nga vendi, forma ligjore dhe regjimi: tatim mbi fitimin ose xhiron, TVSH, kontribute dhe taksa vendore. Kërkojini një kontabilisti t’ju përgatisë parashikimin tatimor para hapjes.
A i duhet një bar-kafeje fiskalizimi?
Zakonisht po. Në Shqipëri shitjet fiskalizohen përmes zgjidhjeve të certifikuara, në Kosovë përdoren arka fiskale. Verifikoni me kontabilistin çfarë vlen për ju.
A duhen leje sanitare për hapjen?
Rregullat ndryshojnë: sipas vendit mund të duhet një njoftim, një miratim, trajnim për higjienën ose kontrolle mjekësore për stafin. Pyesni bashkinë dhe autoritetin e ushqimit para rikonstruksionit.
A e zëvendëson Ordo sistemin fiskal?
Jo. Ordo printon fatura të zakonshme për klientin dhe punon përkrah sistemit tuaj fiskal për porositë, ekranin e barit, magazinën, turnet dhe raportet.