Смена от открытия до закрытия
Смена начинается с размена: кассир указывает, сколько наличных лежит в ящике. Дальше каждое движение денег записывается отдельно, поэтому вечером не нужно вспоминать, кто брал из кассы на молоко.
- Открытие смены с суммой размена.
- Внесения и изъятия наличных с комментарием, а также сдача денег в сейф.
- При закрытии кассир вводит фактическую сумму, а Ordo показывает ожидаемую и расхождение.
- Выручка смены разбита по способам оплаты за вычетом возвратов — сумму по картам легко сверить с отчётом банковского терминала.
- Каждая закрытая смена сохраняется в списке на панели владельца, по любой можно получить PDF.
X-отчёт и Z-отчёт
X-отчёт — это срез дня в любой момент без закрытия: сколько собрано, сколько возвращено, сколько чеков и как распределились оплаты. Удобно посмотреть в обед или перед пересменкой.
Z-отчёт закрывает рабочий день. Он получает номер и показывает размен, движения наличных, продажи по способам оплаты, возвраты, налоги, продажи по сотрудникам, ожидаемую и пересчитанную сумму, расхождение и того, кто закрыл день. Закрыть день, пока открыта чья-то смена, Ordo не даст. Оба отчёта выгружаются в CSV и Excel.
Важно: X- и Z-отчёты Ordo — внутренние управленческие отчёты, а не фискальные. Если в вашей стране, например в Кыргызстане, Казахстане или России, нужны фискальные чеки и фискальный Z-отчёт, их по-прежнему делает ваша ККМ или онлайн-касса. Ordo работает рядом с ней и не заменяет её.
Сотрудники и права доступа
В Ordo пять ролей: владелец, управляющий, кассир, официант и повар. У каждого свой вход, а владелец сам решает, что доступно роли или конкретному человеку, — история изменений прав сохраняется.
- Возвраты подтверждаются PIN-кодом управляющего или владельца, а для скидок такую проверку можно включить в настройках.
- Каждое действие записывается за тем, кто его сделал, поэтому спорные ситуации разбираются по истории, а не по памяти.
- Заказы не прячутся друг от друга: любой сотрудник с доступом к заказам может довести чужой заказ до конца, если коллега ушёл на перерыв.
Учёт выручки за день и месяц
На панели владельца видны выручка, средний чек и хиты продаж за день, месяц или любой выбранный период. Рабочий день считается по часовому поясу кофейни, так что поздние заказы не уезжают в чужие сутки. Продажи по дням можно выгрузить в таблицу, а расходы кафе — вести прямо в Ordo, рядом с выручкой.
Чего в Ordo нет: табеля рабочих часов и расчёта зарплаты. Смены в Ordo — это кассовые смены, то есть деньги, а не учёт времени.
Главное — на телефон
Подключите Telegram, и после закрытия смены в группу придёт список продуктов, которые пора докупить, а когда что-то заканчивается на складе — предупреждение. Итоги закрытия кассы можно отправить в WhatsApp на нужный номер. Так владелец узнаёт главное с телефона, даже если сегодня не заходил в кофейню.
Всё это входит в обычную цену: 1990 сомов в месяц за одну кофейню (около 23 долларов), все функции и любое число устройств. Две недели бесплатно, без карты.
Вопросы
Чем X-отчёт отличается от Z-отчёта?
X-отчёт показывает итоги дня на текущий момент и ничего не закрывает. Z-отчёт закрывает рабочий день, получает номер и фиксирует итоговые суммы и расхождение по наличным.
Заменяет ли Z-отчёт Ordo фискальный Z-отчёт ККМ?
Нет. Ordo печатает обычные чеки и делает внутренние отчёты. Фискальные документы, если они требуются в вашей стране, продолжает формировать ваша ККМ или онлайн-касса.
Видит ли владелец, кто сколько продал?
Да. В Z-отчёте есть продажи по сотрудникам, а каждое действие в системе записывается за тем, кто его выполнил.
Считает ли Ordo зарплату и часы работы?
Нет. Ordo ведёт кассовые смены и выручку, но не табель и не зарплату.
Работают ли смены и отчёты без интернета?
Да. Смены, X- и Z-отчёты и закрытие дня ведутся в приложении на компьютере кофейни и от интернета не зависят. Сообщения в Telegram подождут и уйдут, когда связь вернётся.
Видит ли кассир отчёты по всем сменам?
Нет. Список закрытых смен с PDF по умолчанию видят владелец и управляющий, а также те, кому владелец откроет доступ к отчётам. У кассира такого доступа нет: он закрывает только свою смену.