کافی شاپ کیسے کھولیں: مرحلہ وار مکمل گائیڈ

مختصر منصوبہ: پہلے کپ تک 12 قدم

کافی شاپ کھولنے کو ایک زنجیر کی طرح سوچیں جس میں ہر فیصلہ پچھلے فیصلے پر کھڑا ہے۔ فارمیٹ جگہ طے کرتا ہے، جگہ آلات طے کرتی ہے، اور آلات اور مینو مل کر بجٹ اور ٹیم طے کرتے ہیں۔ نئے لوگوں کی سب سے مہنگی غلطی حساب کتاب سے پہلے کرایہ نامہ سائن کرنا یا ایسپریسو مشین خرید لینا ہے، اسی لیے اس منصوبے میں حساب دوسرے نمبر پر ہے۔

کافی شاپ کھولنے کی ترتیب

قدم	کیا کرنا ہے	نتیجہ
1. فارمیٹ	ٹیک اوے، بیٹھنے کی جگہ کے ساتھ، یا کچن کے ساتھ	معلوم ہو جاتا ہے کہ کتنی جگہ اور کتنا عملہ چاہیے
2. حساب	شروع کا بجٹ اور بریک ایون پوائنٹ	روزانہ کتنے کپ بیچنے ہیں
3. جگہ	گاہکوں کی آمد، بجلی، پانی، ہوا کا نکاس، کرایہ نامہ	بغیر سرپرائز کے کرایہ نامہ
4. رجسٹریشن	کاروبار کی قانونی شکل اور لائسنس	کاروبار قانونی طور پر رجسٹرڈ
5. ٹیکس	اکاؤنٹنٹ کے ساتھ ٹیکس کا طریقہ طے کریں	معلوم ہو کہ کیا اور کب ادا کرنا ہے
6. رسید کے قوانین	جانچیں کہ ٹیکس رسید، فسکل ڈیوائس یا ای انوائسنگ لازم ہے یا نہیں	رسیدیں قانون کے مطابق
7. فوڈ سیفٹی	فوڈ لائسنس، عملے کا طبی معائنہ، صفائی اور آگ سے حفاظت	معائنے کے لیے تیار
8. آلات	بار اور کاؤنٹر	بار کافی بناتا ہے، کاؤنٹر رسید نکالتا ہے
9. مینو	سپلائرز، ریسیپیز، لاگت، قیمتیں	واضح منافع والا مینو
10. ٹیم	باریسٹا رکھیں اور تربیت دیں	لوگ اور شفٹوں کا شیڈول
11. سافٹ ویئر	مینو، اسٹاک اور عملہ POS میں	ہر فروخت کا ریکارڈ
12. افتتاح	ٹرائل ڈے، سافٹ اوپننگ، پہلا مہینہ	کاروبار چلتا ہے اور اعداد نظر آتے ہیں

قدم 1۔ فارمیٹ چنیں

ٹیک اوے کاؤنٹر میں سب سے کم پیسہ لگتا ہے مگر وہ مکمل طور پر سامنے سے گزرنے والوں پر چلتا ہے۔ بیٹھنے کی جگہ والا کیفے ان گاہکوں سے کماتا ہے جو دوسری کافی اور کوئی پیسٹری بھی لیتے ہیں، مگر اسے جگہ، فرنیچر اور صفائی کا خرچ اٹھانا پڑتا ہے۔ کچن والا کیفے ناشتے اور دوپہر کے کھانے سے اوسط بل بڑھاتا ہے، لیکن ساتھ میں باورچی، ہوا کا نکاس، ٹھنڈا اسٹوریج اور صفائی کے کہیں سخت تقاضے بھی آتے ہیں۔ اگر یقین نہ ہو تو چھوٹے سے شروع کریں: ٹیک اوے سے بیٹھنے والے کیفے کی طرف بڑھنا آسان ہے، کرائے پر لی ہوئی بڑی جگہ کو چھوٹا کرنا مشکل۔

قدم 2۔ کرایہ نامہ سائن کرنے سے پہلے حساب لگائیں

بجٹ کو دو حصوں میں بانٹیں: ایک بار کے اخراجات (تزئین، آلات، فرنیچر، پہلا اسٹاک، سائن بورڈ، کرائے کا ڈپازٹ) اور ماہانہ اخراجات (کرایہ، تنخواہیں، بجلی پانی گیس، سامان، ٹیکس، سافٹ ویئر)۔ کئی مہینوں کے مستقل اخراجات کے برابر رقم الگ بچا کر رکھیں: نئے کیفے کو لوگوں تک پہنچنے میں وقت لگتا ہے، اور شروع کی آمدنی تقریباً ہمیشہ منصوبے سے کم ہوتی ہے۔

پھر اپنا بریک ایون پوائنٹ نکالیں: ماہانہ مستقل اخراجات کو اس رقم سے تقسیم کریں جو ایک بل میں سے اجزا کی لاگت نکالنے کے بعد بچتی ہے۔ مثال کے طور پر فرض کریں مستقل اخراجات 3,000 USD ماہانہ ہیں، اوسط بل 5 USD ہے اور اجزا کی لاگت 30% ہے۔ ہر بل سے 3.50 USD بچتے ہیں، یعنی آپ کو مہینے میں تقریباً 857 بل چاہییں، یا روزانہ تقریباً 29۔ یہ صرف مثال کے فرضی اعداد ہیں؛ اپنے اعداد ڈالیں، اور یاد رکھیں کہ ٹیکس، کارڈ فیس اور ضائع ہونے والا مال یہ تعداد اوپر لے جاتے ہیں۔

قدم 3۔ جگہ ڈھونڈیں اور جانچیں

دکان کے سامنے سے گزرنے والوں کو صبح، دوپہر اور شام، ہفتے کے عام دن اور چھٹی کے دن گنیں۔ پھر جگہ کو انجینئر کی نظر سے دیکھیں: اس جگہ کے لیے منظور شدہ بجلی کا لوڈ اور بیک اپ کا انتظام، بار کی جگہ پر پانی اور نکاسی، اگر کھانا پکے گا تو ہوا کا نکاس، اسٹوریج اور سپلائر کی گاڑی کی رسائی، سائن بورڈ لگانے کی اجازت (مقامی انتظامیہ سے اشتہار کے قوانین معلوم کریں)، اور کرایہ نامے میں کرایہ بڑھنے، مرمت اور اس پتے کو کاروباری پتے کے طور پر استعمال کرنے کی شرائط۔

قدم 4 تا 7۔ رجسٹریشن، ٹیکس، رسیدیں اور فوڈ سیفٹی: کیا جانچنا ہے

یہ قوانین ملک، صوبے اور شہر کے حساب سے بدلتے ہیں، اس لیے ہم کوئی فیس، شرح یا مدت نہیں لکھ رہے۔ تزئین اور آلات پر پیسہ لگانے سے پہلے نیچے کی فہرست اپنے مقامی حکام، چیمبر آف کامرس یا اکاؤنٹنٹ کے ساتھ ایک ایک کر کے طے کریں، اور جو جواب ملے وہ تحریری صورت میں رکھیں۔

کاروبار کی قانونی شکل: اکیلے مالک کا کاروبار، شراکت یا کمپنی، اور ہر ایک میں رجسٹریشن کہاں اور کیسے ہوتی ہے۔
لائسنس اور اجازت نامے: کاروبار کا لائسنس، کھانے پینے کی جگہ یا فوڈ لائسنس، سائن بورڈ کی اجازت اور اگر ضرورت ہو تو تعمیر یا تزئین کی منظوری۔
ٹیکس: کون سا ٹیکس نظام آپ پر لاگو ہے، سیلز ٹیکس یا آمدنی پر ٹیکس میں رجسٹریشن کب لازم ہوتی ہے، اور ریٹرن کب جمع ہوتا ہے۔
رسیدیں: کیا آپ کے علاقے میں ٹیکس اتھارٹی سے منسلک POS، فسکل ڈیوائس یا ای انوائسنگ لازمی ہے۔ اگر ہے تو منظور شدہ سسٹم لیں؛ Ordo عام کسٹمر رسید پرنٹ کرتا ہے اور ایسے سسٹم کی جگہ نہیں لیتا، اس کے ساتھ ساتھ چلتا ہے۔
فوڈ سیفٹی: کھانے کو ہاتھ لگانے والے عملے کا طبی معائنہ یا ہیلتھ سرٹیفکیٹ، صفائی کے معیار، اور معائنے کس طرح ہوتے ہیں۔
آگ سے حفاظت اور عملہ: آگ بجھانے کے آلات اور ہنگامی راستے، ملازمین کے معاہدے، کم از کم اجرت اور سوشل سیکیورٹی کی شرائط۔

قدم 8۔ کافی شاپ کے آلات کی چیک لسٹ

آلات مینو اور بار کا نقشہ طے ہونے کے بعد خریدیں۔ قیمتیں برانڈ اور سپلائر کے ساتھ بدلتی ہیں، اس لیے یہاں قیمتوں کی جگہ وہ سوال ہیں جو آپ کو بیچنے والے سے پوچھنے ہیں۔ یہ بھی دیکھ لیں کہ آپ کے شہر میں اس ماڈل کا سروس سینٹر اور اسپیئر پارٹس دستیاب ہوں۔

کافی شاپ کے آلات

چیز	کس لیے	کیا دیکھیں
ایسپریسو مشین	ایسپریسو اور دودھ والے مشروبات	رش کے وقت کے لیے گروپ ہیڈز، بجلی کی کھپت، مقامی سروس اور پارٹس
ایسپریسو گرائنڈر	ایک جیسی پسائی اور ذائقہ	رفتار اور ڈوز کی درستی؛ ڈی کیف کے لیے دوسرا گرائنڈر
واٹر فلٹر	ذائقہ اور مشین کو چونے سے بچانا	پانی ٹیسٹ کروائیں، کارٹریج بدلنے کا شیڈول رکھیں
کاؤنٹر کے نیچے فریج	دودھ اور ڈیزرٹ	ایک دن کے کاروبار جتنی گنجائش
سنک یا ڈش واشر	رش میں صاف کپ	پانی اور نکاسی کا انتظام
ترازو، ٹیمپر، جگ	درست ریسیپی	1 گرام تک درست ترازو، ٹائمر کے ساتھ
کمپیوٹر یا ٹیبلٹ	آرڈر لینا	انٹرنیٹ جانے پر بھی کام کرتا رہے
تھرمل رسید پرنٹر	رسیدیں اور بار کی پرچیاں	58 یا 80 ملی میٹر، ESC/POS، USB
کیش دراز	نقدی	رسید پرنٹر سے جڑتی ہو
کارڈ ٹرمینل	کارڈ ادائیگی	بینک کی شرائط؛ POS میں ادائیگی کارڈ کے طور پر درج ہوتی ہے
ٹیکس رسید کا سسٹم (اگر لازم ہو)	فسکل یا ٹیکس رسیدیں	مقامی قانون کے مطابق منظور شدہ ڈیوائس یا ای انوائسنگ
Wi-Fi راؤٹر	ٹیبلٹ اور بار اسکرین	گاہکوں کے لیے الگ نیٹ ورک، بیک اپ انٹرنیٹ

قدم 9۔ سپلائرز، مینو اور لاگت

مینو مختصر رکھیں: ایسپریسو کی بنیادی ڈرنکس، فلٹر کافی، چائے، دو تین خاص مشروبات اور پیسٹری کا چھوٹا سا شوکیس۔ روسٹر کا انتخاب اپنی مشین پر نمونے چکھ کر کریں، اور دودھ، پیسٹری اور کپ کے لیے ایک بیک اپ سپلائر بھی تیار رکھیں۔ ہر آئٹم کی ریسیپی گرام اور ملی لیٹر میں لکھیں، اور قیمت طے کرنے سے پہلے ہمارے کیلکولیٹر سے فی کپ لاگت نکالیں۔

قدم 10۔ ٹیم رکھیں اور تربیت دیں

رویے اور خیال رکھنے کی عادت دیکھ کر بھرتی کریں، ہنر بعد میں سکھائیں۔ صبح کے رش میں خاموش گھنٹوں سے زیادہ عملہ رکھیں، ریسیپی، دکان کھولنے اور بند کرنے، سامان وصول کرنے، اور انٹرنیٹ یا پرنٹر بند ہونے پر کیا کرنا ہے، ان سب کے مختصر اصول لکھیں، اور ٹرائل ڈے پر سب کو تربیت دیں۔ ہر شخص کو POS میں اپنا الگ لاگ اِن دیں جس کے اختیارات اس کے کردار کے مطابق ہوں؛ Ordo میں حد سے زیادہ ڈسکاؤنٹ اور ریفنڈ کے لیے مالک کا PIN درکار ہوتا ہے۔

قدم 11۔ پہلے دن سے کون سا سافٹ ویئر چاہیے

آپ کو کاؤنٹر، بار اسکرین، ریسیپی کے حساب سے اسٹاک، نقدی گننے کے ساتھ شفٹیں اور رپورٹس چاہییں۔ صرف سبسکرپشن نہیں، پوری لاگت کا موازنہ کریں، اور یہ ضرور دیکھیں کہ انٹرنیٹ جانے پر کیا ہوتا ہے۔

Windows یا Linux کے لیے Ordo ایپ ڈیٹا کیفے کے کمپیوٹر پر رکھتی ہے اور آف لائن بھی فروخت جاری رکھتی ہے؛ ٹیبلٹ اور فون کیفے کے Wi-Fi پر براؤزر سے جڑتے ہیں۔
ادائیگی ہوتے ہی آرڈر بار اسکرین پر آ جاتا ہے۔
ہر فروخت پر ریسیپی کے مطابق اجزا اسٹاک سے کم ہوتے ہیں؛ Ordo کم اسٹاک پر خبردار کرتا ہے اور خریداری کی فہرست پرنٹ کرتا ہے۔
شفٹ ابتدائی نقدی سے شروع ہوتی ہے اور نقد اور کارڈ کی گنتی پر ختم؛ روزانہ کا خلاصہ اور Telegram الرٹس۔
58 اور 80 ملی میٹر ESC/POS USB پرنٹر، پرنٹر کے ذریعے کیش دراز، اور کسی بھی بینک کا کارڈ ٹرمینل۔
یہ سب فی کیفے 1990 KGS ماہانہ (تقریباً 23 امریکی ڈالر) میں، جتنی چاہیں ڈیوائسز کے ساتھ، 14 دن کی مفت آزمائش، کارڈ کے بغیر۔

افتتاح کی چیک لسٹ اور پہلا مہینہ

کھولنے سے پہلے: رجسٹریشن، لائسنس اور ٹیکس کا معاملہ طے ہو، عملے کے طبی سرٹیفکیٹ درست ہوں، اگر ٹیکس رسید کا سسٹم لازم ہے تو وہ رجسٹرڈ اور چالو ہو، ریسیپیز سیٹ ہوں، مینو اور ابتدائی اسٹاک POS میں درج ہو، پرنٹر، کیش دراز اور کارڈ ٹرمینل ٹیسٹ ہو چکے ہوں، کاؤنٹر کو انٹرنیٹ بند کر کے آزمایا جا چکا ہو، اور ایک ٹرائل ڈے ہو چکا ہو جس میں نقد اور کارڈ کا کل شفٹ رپورٹ سے ملتا ہو۔

پہلے مہینے میں ہر شام نقد اور کارڈ کا حساب ملائیں، بلوں کی تعداد اور اوسط بل کو اپنے بریک ایون پوائنٹ سے ملا کر دیکھیں، روز کم اسٹاک چیک کریں، اور ہر ہفتے سب سے زیادہ بکنے والی چیزیں، گھنٹوں کے حساب سے فروخت اور ریسیپی سے فرق دیکھیں۔

سوالات

کافی شاپ صفر سے کھولنی ہو تو شروع کہاں سے کریں؟

فارمیٹ اور حساب سے۔ طے کریں کہ ٹیک اوے، بیٹھنے کی جگہ یا کچن، اور نکالیں کہ بریک ایون کے لیے روزانہ کتنے بل چاہییں۔ اس کے بعد ہی جگہ ڈھونڈیں اور آلات خریدیں۔

کافی شاپ کے لیے کون سی رجسٹریشن اور لائسنس چاہییں؟

یہ آپ کے ملک اور شہر پر منحصر ہے۔ عام طور پر کاروبار کی رجسٹریشن، ٹیکس رجسٹریشن، فوڈ یا کھانے پینے کا لائسنس اور سائن بورڈ کی اجازت دیکھنی پڑتی ہے۔ تفصیل مقامی حکام یا اکاؤنٹنٹ سے تحریری طور پر طے کریں۔

کافی شاپ کون سا ٹیکس دیتی ہے؟

یہ ملک، صوبے اور آپ کے کاروبار کی شکل پر منحصر ہے۔ آمدنی پر ٹیکس، سیلز ٹیکس اور ان کی شرحیں اپنے اکاؤنٹنٹ یا ٹیکس حکام سے طے کریں؛ ہم یہاں کوئی شرح نہیں بتاتے کیونکہ یہ ہر جگہ مختلف ہیں۔

کیا کافی شاپ کو فسکل ڈیوائس یا ٹیکس سے منسلک POS چاہیے؟

کچھ ممالک اور صوبوں میں ٹیکس اتھارٹی سے منسلک رسید یا ای انوائسنگ لازمی ہے، کچھ میں نہیں۔ کھولنے سے پہلے اپنے ٹیکس حکام سے معلوم کریں کہ آپ پر یہ لاگو ہوتا ہے یا نہیں۔

کھانے پینے کی جگہ کے لیے فوڈ سیفٹی کے کون سے قوانین دیکھنے ہیں؟

عام طور پر فوڈ لائسنس، کھانے کو ہاتھ لگانے والے عملے کا طبی معائنہ، صفائی کے معیار اور آگ سے حفاظت۔ مخصوص تقاضے اپنی مقامی فوڈ اتھارٹی سے تزئین شروع کرنے سے پہلے معلوم کریں۔

کیا Ordo فسکل ڈیوائس کی جگہ لیتا ہے؟

نہیں۔ Ordo عام کسٹمر رسید پرنٹ کرتا ہے اور آرڈرز، بار اسکرین، اسٹاک، شفٹوں اور رپورٹس کے لیے آپ کے منظور شدہ ٹیکس رسید سسٹم کے ساتھ ساتھ چلتا ہے۔

کافی شاپ کیسے کھولیں: پہلے کپ تک مرحلہ وار منصوبہ